深圳市律师协会公文管理系统要求

深圳市律师协会公文管理系统要求

　一、项目背景

　近几年来，协会每年收发文件数量多且逐年递增。目前协会仍然沿用传统的手工登记、审批、传阅和归档方式，涉及部门多，流程繁琐，耗时长，管理模式明显落后于信息时代的步伐。

　当前，深圳大部分企事业单位顺应信息化潮流，使用公文管理系统。为进一步规范收发公文的办理流程，切实提高办理效率，同时增强公文的保密性和安全性，协会拟建立公文管理系统，实现办公自动化。

　二 、功能 需求

　（一）对接平台

　实现系统与协会现有的 OA 平台及手机 APP 平台对接。协会领导及全体工作人员都可通过手机短信、PC 端及手机 APP等方式进行审批、阅示、办理等各项操作。

　（二）收文管理

　该功能模块完成办公室公文的收文过程，对来文进行收文登记、拟办意见填写及审核，完成收文部门、领导、工作人员传阅；完成办件领导阅示、交办、办理、反馈、销案等办文过程。

　具体功能包括：

　1.收文登记录入 对通过扫描引入系统的来文手工登记录入，登记项目包括收文日期、收文号（按照一定规则自动生成）、密级（绝密、机密、秘密等）、紧急程度（特急、急件、平件）、办文类型（办件、传阅件）、内容摘要、发文日期、来文单位、来文字号、来文类别（通知、报告、函）、来文份数、来文题目、附件（通过扫描、录入、电子文本挂接提供浏览）、拟办意见、领导批示（签名）、收件人、收文去向、办理情况、是否归档、办结期限。

　2.自动生成《收文登记薄》。

　自动生成《文件处理表》，系统自动生成、打印。栏目包括：收文号、收文日期、来文单位、文件标题、呈办意见、秘书长意见、会领导批示。

　3.收文处理 （1）显示未开始流转处理或已开始流转处理但还未结束这两种状态的文件列表； （2）实现文件的传阅功能； （3）实现文件的批示功能；

　（4）实现文件的分发功能； （5）实现文件办理结束后，归档，并可根据实际情况自动转到发文起草，走发文流程。

　4.收文查询 实现多种方式的收文查询。

　5.收文处理台帐 实现自动提取从收文签收到办结全过程各节点的处理信息，生成该来文的处理流程台帐。

　6.公文传阅 根据收文或者发文流程审批后形成的正式红头文件，根据权限分发传阅给内部各部门、工作人员进行阅办，接收人员可以对收到的某一个传阅的文件进行写意见或者分阅给其他人。

　7.辅助办公管理 包括委托待办，流程监控，错发回收，文件退回等功能。

　8.系统管理子系统 系统管理是整个系统运行的基础，他通常由管理员进行维护，包含如下功能选项：机构配置管理、人员配置管理、角色配置管理、模块配置管理、权限配置管理、个人信息配置、帐户更改管理等功能。

　（三）发文管理

　该功能模块完成文件的拟文过程，包括拟稿、审稿、会签、核稿、签批、发文登记、文印、校对、电子分发等整个过程。

　发文的具体的功能如下：

　1.发文拟稿 发文拟稿主要实现文件的起草功能；实现文档草稿的保存功能；文件拟稿套用模版功能；文件正文附件的上传功能。

　2.发文处理 （1）显示文件草稿或拟稿完成未开始流转处理或已开始流转处理但还未结束这些状态的文件列表； （2）实现文号套用功能，系统支持文件在领导同意签发后，由工作人员选择文号申请。系统支持收到申请后可根据文件标题内容自动编入文号。人事文件编号为：深律人字〔20XX〕XX 号；对外报送文件（除一般工作函）、会议纪要编号为：深律办字〔20XX〕XX 号；一般工作联系函、复函等编号为：深律函字〔20XX〕XX号；报告、请示等编号为：深律字〔20XX〕XX 号。

　（3）实现文件的自动套红功能；系统支持文件在领导同意签发后由工作人员选择文件套红功能，实现文件的正文定稿功能。

　实现文件的多种会签方式。

　（4）实现文件加盖电子印章功能；系统支持文件正式定稿（已编入文号及套用红头）后，自动加盖电子印章，以供工作人员自助打印。

　3.发文查询 实现多种方式的发文查询。

　4.发文处理台帐 实现自动提取从发文拟稿到办结全过程各节点的处理信息，生成该发文的处理流程台帐。

　（四）统计管理

　实现对综合公文各项指标进行统计分析。

　（五）安全管理

　1.系统具有多级安全控制策略； 2.具有操作日志监控功能，能实时监控用户的每个操作步骤，自动记录用户登录系统的时间、机器 IP、操作等，以便管理员可以对恶意破坏数据过程进行审计； 3.具有存储数据的安全性保障，支持系统的安全恢复，支持数据备份。

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