用活8个字，教你办文不出错！【完整版】

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用活8个字，教你办文不出错！

工作中，稍有不慎就会在办文办事上出现一些错误和纰漏，轻则受到领导批评，大则影响工作进度、造成严重问题。在全面总结教训的基础上,我梳理总结了防错纠错“八步法”，在这里与大家共享，概括起来就是8个字。

一、学。主要学习3个方面内容：一是学格式。这个格式主要是公文的格式，想必大家已经研究甚多，在这里不再重复。二是学法规。重点是学精业务范围内的法规，学懂其他相关的业务法规常识，保证在领导问起的时候能提供正确的参考建议，材料里涉及的时候能有准确的法规依据。三是学程序。在落实好领导昨天交班会提出的“四个报告”的基础上，还要知道什么事先向谁汇报、后向谁汇报，要清楚哪位领导分管哪一方面工作。这是避免错事的程序必需，类似于法律里讲的程序公正和实体公正，缺了一条腿，办事就容易摔跟头。

二、定。主要定好3项内容：一是定好模板。要全面收集呈批件、呈阅件、、通知等常用文书模板，同时要把模板上日期、主送单位、签发领导姓名、份号等可能改动的内容加红，并用“X”代替，每次有新的规范，要及时更新。领导有新的要求，都在相应位置用黄底注记框标注，比如，领导要求的呈阅件内“业务科意见”的内容要具体可行。我们就可以把领导的指示用注记框标注出来。这样，我们调用模版的时候，对需要改的内容，注意事项就一目了然。可以有效避免错日期、错秘级，忘掉领导指示等现象。二是定好页面格式。这里就是把电脑里页边距、纸张大小等内容设为默认值，这样不管我们什么时候打开文档，都会自动生成规范的公文样式。三是定好电脑界面。就是把空格、校对、显示正文边框等内容设定好，这样空格就可以显示成灰点、常规错误就可以出现红色下划线，两端没对齐就可以看清与边框还有距离，可以让电脑帮助我们发现问题。

三、读。主要是3个层次：一是单句研读。边读边分析，防止出现偷换概念、缺少成分、结构混乱等现象。比如，在报纸上曾经出现过这样一句话：一位素质过硬的参加工作16年的基层的干部。这是典型的名词附加语顺序错误，正确的应该是：基层一位素质过硬参加工作16年的干部。还有的就是缺少主语，这种情况比较多见，在一篇材料里见过这样一段话：由于他工作成绩突出，得到了市领导的高度肯定。这句话里谓语“得到”就没有主语，应改为：由于工作成绩突出，他得到了市领导的高度肯定。类似的问题在多重复句里更容易出现，就需要我们在读的时候，多分析句子成分。这些问题虽然没有错字、漏字那么扎眼，但有些表述，容易引起队歧义，产生更大的错误。二是成块精读。每完成材料的一部分，都要逐字逐句读，即便是标题，成文时间，主送单位，都要按顺序读一遍，写一块，成一块，避免成稿后眉毛胡子一把抓。三是通篇朗读。就是定稿后，集中精力原原本本，一字不漏朗读文章。其实“读”还是一个能力问题，需要长期培养，领导们之所以能一眼看出我们出现的错漏，并不是巧合，而是领导有一目十行的阅读能力。因此，提高阅读能力，也是防止错漏的重要途径。

四、查。主要查3个环节：一是打印后。要逐页翻看，看页码是否正确，看有无白纸，看有无断句少字，材料越多，越要细看，而且要多人校对，因为材料多，大家越容易疲劳，出错的机率就大。今年X月份，省委组织部X副部长来检查的时候，我们准备的材料有380多页，分工多人反复校对无误后，在检查的时候，又发现了一份材料成文时间不正确的问题。二是呈领导前。看有无少页、错页。今年8月份，我在呈报期间，一份报反复看过没有问题，当到市长门前时，一下子就发现报少了2张，原因就是我换过一次夹子，有2张粘在了夹子上没取下来，万分庆幸之余，也给自己敲响了警钟。三是呈报完成后。要重点查看领导的批示是否落实，该汇报的是否汇报，把领导的指示写在“每日工作”本上，挂账销号，克服领导签完字事就打结的思想。

五、帮。即互帮互助。我们部里给人员划分了2人互帮小组，指定了组长，还制定了奖惩措施。要求常识问题由组长负责培训，错漏问题相互承担连带责任，我们凡出手的材料必须小组内2人分别进行详细检查，出现错漏，不仅当事人要受批评，另一名小组成员同样要受到批评。一段时间内收到了很好的效果。当时，我们都有这样一种心理，自己的材料怕连累别人，每次检查的都格外仔细;不是自己的材料怕辜负了别人信任，检查的也格外仔细。虽然当时工作很忙，但小组作用发挥非常明显，错漏少了,工作效率也很高。

六、练。就是进行针对性训练，这也是我们部里以前一个很好的做法，可以拿出一篇文章，把常见的错漏加进去，每周拿出一个晚上组织全体人员练一次，这种训练针对性强、效果也非常明显，既可以提高大家纠错能力，又可以加深印象、增长知识。

七、清。即清理旧稿，清楚定稿。养成一个好习惯，每经手一个材料，都要标注日期。我借鉴了好的做法，就是就建立一个双复文件夹，凡是最终定稿都放在第一层文件夹下面，以前的稿子放在第二层文件夹里，这样打印的时候就不会出错。比如，这次省里过来检查，我建了一个“11月向省委主题教育指导组汇报”的文件夹，文件夹打开就是定稿和一个“旧稿”文件夹，这样我们既可以领会领导前几稿改动的思路，又不至于在打印的时候把稿子打错。

八、省。即定期反省。建议每人及时把自己出现过错漏的内容记下来，我的方法是记在随身记事本的背面，不仅记录自己所犯的错误，也随手把听说的错误记下来，举一反三，提醒自己。每天到办公室，都用2分钟翻一下，时间虽然不长，但可以加深印象，警示一天。同时也要把出错的原文件保存下来，每周或每月翻看一下，对自己也是一个鞭策。

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