2022年机关接打电话技巧，瞬间开窍！（全文）

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机关接打电话技巧，瞬间开窍！

上传下达是机关干部的一项经常性工作，而上传下达的重要工具之一就是电话。虽说接打电话平常常，谁都会，可真正接好、打好电话并不那么简单。

一、打电话

在实际工作中，机关干部由于不会打电话而误事的现象也是时有发生的。因此说，打电话还是有学问的。

首先，要主动向对方说明自己的工作单位，姓名和职务。这可不仅仅是个礼貌问题。如果开始时不把自己单位和身份告诉对方，就容易使对方感到唐突，不知道是哪个单位、哪位同志打来的电话。既显得打电话的人缺乏修养，又容易使对方产生厌烦心理。所以，接通电话之后，首先应把自己的单位和身份告诉对方。在告诉对方工作单位时，不要用“我是×局”“我是×县”之类的话，让对方摸不着边际。要把自己的姓名、职务告诉对方，特别是当自己所在单位有与自已重姓的同志时，更应这样。例如:“我是××局的×××。”

其次，要问清对方的姓名和职务，并记录在案，以备日后核查。问话时，要有礼貌，态度和蔼，对上不急躁，对下不蛮横，给人一种亲切感。如果是拨打电话，要查准电话号码，接通对方后，先问是不是要找的单位，先介绍自己:“你好，我是××。”如果接电话的不是你要找的人，应客气地说:“谢谢,请×××同志接电话。”如果电话声音听不清楚时,不要在办公室里大声喊叫。

再次,接通电话以后,先扼要提示一下有什么性质的事情要跟对方说。例如:“市委办有个会议通知,请记录”“这里有一个关于组织参观学习的通知”,等等。这样,可以使对方尽快进入情况,并做好记录准备。在同一个部门特别是在同一楼层工作的同志,有事一般不要用拨打电话的方式,最好当面说,当面谈。

打电话的目的,是让对方知道你要说的事情。因此,把事情交代清楚是打好电话的关键。从以往的教训来看,机关干部打电话交代不清楚的主要毛病是:传话随意性大,随便增字减句;节奏不一,重点词句没有恰当地重复和解释;乡音浓重,关键字句咬不准。为了把交办的事情表述清楚,打电话时不可任意增减内容,特别是对上级机关或领导口头交代的事项,应先拟一份电话稿,照稿打电话,以免漏传,错传,事后也有据可查。另外,为了让对方听清、记准,应尽量使用普通话,力求口齿清、咬字准,尽量按记录速度讲话,不要讲得太快。遇到关键字句或容易产生歧义的地方,要注意重复和做必要的解释,直至对方明白。当通报重要内容时,应让对方复诵。

最后,应注意核对通话内容。凡内容比较重要的电话,都应核对。通常由受话一方复述,送话一方核对;有事也可由送话一方口述,受话一方校正。通过核对,改正听误,弥补遗漏。如果电话内容特别重要,或者需要马上落实,机关干部应提醒对方注意,或要求对方尽快报告本级领导。最后,别忘了道一声“再见”。

二、接电话

接电话是一件很平常的事情,在机关工作,每天接上十个八个电话是常事。接电话看似平常,但平时因没有接好电话而造成误会、引起不快或耽误事的情况也是有的。

要接好电话,需要掌握一些接电话的常识。

首先,接电话应当热情、谦和、讲究礼貌。拿起话机先说“您好”,然后自报姓名或者姓名与职务(如“我是××局的×××”),再认真倾听对方讲话。如果电话是其他人的,要请对方“稍等”,然后迅速去找受话人。如果对方不留意拨错了电话,一般要向对方说明“对不起,您拨错电话了。这里是×××。”必要时,把自己的电话重复一下。这样,对方听后就会感到你很有修养,对你所在单位也会产生好印象。如果拿起话机一听不对,就很不耐烦,甚至训斥对方:“把号码查清楚再打!真是乱弹琴!”就会给对方带来不快。如果打电话的碰巧是上级单位的领导,你说话这么“冲”,说不定还会招来麻烦。如果对方是找别的同志接电话,而这个同志刚刚出去,或在别的办公室开会,可据实相告:“×××同志出去办事了,要不要我转告他,回来给您回电话?”或者说:“如果您有急事,请打他手机。”如果要通知同事接电话,切忌不要在走廊大声喊叫“×××接电话!”或“×××有人找!”,而是应到同事所在的办公室或会议室,轻声告诉他接听电话。

接电话时如有人来访,要视来访者的身份确定如何处置。如果来的是领导,自己接的是上级某位领导的电话,应示意领导坐下,耐心听对方讲完。如对方电话内容可能很多,一会儿讲不完,也可直接告诉对方,领导找自己有急事，等会儿给他拨过去,请对方原谅。如果是下级来的电话,可向对方说明领导找自己有急事,挂断电话,听候领导指示。如果接电话时本部门的同事来访,可请你的同事稍等,继续接听电话,但要尽快把话讲完。如来访的是外地的同志,要尽早结束通话,不要冷落来访者。

有时你正与别人谈事或聊天,突然电话响了,一看来电显示号码还挺重要,可现在又有外人在场,怎么处理这类问题呢?如果你说“咱们聊咱们的,不管他”,表面看是重视来访者,但也会让他觉得你不尊重打电话的人,电话一个劲地响,你就是不接,也会使来访者感到不好意思,甚至会往别的方面想。有经验的人遇到这类情况,一般是拿起电话,接前对来访者说一声“我接个电话”(让对方听到)。接上电话后,直接向对方说明原因,比如说:“×副局长,不好意思,现在×××正在我这儿谈事呢,你看这样好不好,咱们约个时间,我给你打过去。”第一暗示对方自己旁边有人,不能说深层次问题;第二让他选择一个时间再通话,说明是尊重他的,咱们不失礼。

由此联想到打电话的一方。打电话的一方,接通电话后一般应先问:“接电话方便吗?”如果方便就说,不方便就择机再说。这些接打电话的技巧,体现了一个人的教养正所谓:“教养体现于细节,细节展示素质,细节代表形象,细节成就完美。”不要小看了接打电话。

接公务电话不同于私人聊天说事,应着重把我“听清、记准、核实”六个字。

所谓听清,就是切实把通话内容听清楚,弄明白。先问对方的单位、姓名和职务,并主动通报自己的单位,姓名和职务,同时做好记录的准备。电话中听不清的,要询问清楚,不能凭想当然下笔。尤其是一些关键、要害问题,一定要听清楚,切忌粗枝大叶,模棱两可。

所谓记准,就是对受话内容记准确。这里的记,一是脑记,二是笔记。要想记得规范,记得准确,不容易遗忘,笔记是最有效的方法。特别是对上级交办的事项和较长的通话,以及涉及数字和领导指示的,应采取笔记的方法。对简单的受话内容,可先记在脑子里,然后直接处理。不管采取何种方法,都要认真负责,准确记录.

所谓核实,就是对通话中的重要内容、关键问题进行核对,改正错误,弥补漏洞,使受话内容准确、完备。为做到这一点,即使对方没有要求核实,自己也要主动要求核对。对于一些同音字和容易引起歧义的字句更要注意核对,以免出错。在标准普通话还不够普及的情况下,机关干部应力求听懂一些带地方味的“普通话”,以减少听误。这对接好电话是有好处的。

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