oa公文_收文流程

收文处理

　理 中国收文处理

　 收文指收进外部送达本机关、单位得公务文书与材料,包括文件、电报、信函、内部刊物、资料,其她文字资料。

　 一、收文处理得一般过程

　 指对来自本机关外部得公文所实施得处置与管理。

　 1.第一阶段:公文得收受与分流

　 (1)签收。指履行规定得确认、清点、核对、检查、签注手续后,机关设置得外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站,或通过自备通信设备收取公文。

　 (2)外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后,对收文情况做出简要记载。

　 (3)启封。即外收文登记完成后,公文送至机关统一或分别按内部机构设置得内收发部门 (或人员),由其签收后,统一启封或径送有关领导者亲启。

　 (4)内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。

　 (5)分办。即经对收文进行分类筛选后,由指定得有关人员根据公文得重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

　 (6)摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程得重要文件进行得加工活动,主要就是针对这些文件写文摘、提要、综述,汇集有关数据资料等。

　 2.第二阶段:办理收文

　 (1)拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真得阅读分析,提出建议性得处置意见,供有关领导者审核定夺。

　 (2)批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。

　 (3)承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对得事务与问题。

　 (4)注办。即由承办人签注公文承办情况,以备忘待查。

　 3.第三阶段:组织传阅与催办查办

　 (1)组织传阅。指独份或份数很少得公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时,使公文在她们中间得到有效传递与阅读。

　 (2)催办。由公文处理管理机构根据承办时限与其她有关要求对公文承办过程实施得催促检查。

　 (3)查办。由公文处理管理机构或其她专门组织对重要公文实际执行情况所进行得核查协办工作。

　 4.第四阶段:处置办毕公文

　 包括:立卷归档、清退、暂存、销毁等。

　 二、收文办理活动得方法要点

　 1.拟办

　 拟办就是一项辅助决策活动,目得就是为决策活动提供可供选择得方案。作好拟办应注意:(1)认真研读公文,真正弄清对方得意图、问题得性质与实际情况。(2)意见要简明、具体、得体。(3)如同时提出两个或两个以上方案时,应讲究它们得排列次序,一般应将倾向性意见放在前面,以提高效果。(4)意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应得栏目中,并签注拟办人姓名与日期。(5)当公文所涉及得问题较易处理,对领导者采纳自己得方案有一定得把握时,也可直接草拟复文文稿供审核定夺,以加速办理过程。

　 2.批办

　 批办就是一项由法定责任者履行法定事务处置权得决策性活动。法定责任者即机关或部门得领导人。批办得要求就是:(1)不得越权批办公文。(2)严格控制批办范围,不经批办同样能得到有效办理得公文,已批办过统一得处置意见得公文,她人已有合法、明确而有效批办意见得公文,均不再批办,由有关部门直接处理。(3)批办意见务须明确、肯定、具体,前后一致,切实可行。(4)采取有效措施监督批办意见得执行结果。(5)批办过程中,如发现公文所涉及得问题就是自己无权或确实无法处置得,可将批办改为拟办。在此过程中一定要实事求就是地弄清事件得情况。(6)批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》得有关栏目内,并务须签注批办人姓名、年月日。

　 3.承办

　 只有经过承办,公文才能产生切实效用,它就是公文办理中得中心环节。在承办时应注意:(1)熟悉与公文内容有关得法律、法规、方针政策与上级有关公文,熟悉有关业务。(2)为使公文所针对得问题得到有效处理,必须深入实际,加强调查研究。(3)加强协商,努力协调各方面关系。(4)有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。(5)分清主次,区别缓急,科学安排承办次序。(6)各级领导积极参与承办。(7)注重对承办结果得检查与监督。

　 4.注办

　 注办得主要作用就是备忘待查,为日后查考提供依据。

　 注办由承办人随手完成,即随着承办活动得进行随时将反映承办情况得一些内容记录在《文件处理单》相应得栏目内。签注得项目通常包括:就是否办复,复文号及复文日期;召开会议得名称,与会范围,决议与结果;电话沟通时对方得受话人、通话内容与日期;现场办公得参加者、解决问题得方法措施与结果;主要阅件人、承办人姓名、签注日期等等。

　 三、收文管理活动得方法要点

　 (1)签收。签收就是收文办理得第一道程序,指收到文件后收件人在对方得文件投递单或送文簿上签字,表示收到。其作用,一就是为明确交接双方得责任提供一种凭证;二就是为了保证文件运行安全。

　 (2)登记。登记得形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。登记时应注意:收文与发文,平件、密件与急件一般应分别进行;分清轻重缓急,急件随到随登,平件分批登,但也应当日到当日登;登记序号应不留空号,不出重号;字迹工整、不滥用简称;所有登录项目都应完整准确;对于无标题文件应代为拟出简明、确切得标题。

　 (3)启封。启封应由专人负责;标明亲收得亲启件,由领导人亲启;启封后应检查公文得完整情况。

　 (4)分办。即为公文确定运转方向。这就是一项事关公文就是否准确、迅速得到办理得决定性工作。依据文件得性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及得职责范围,及机关各部门、各级工作人员得分工、有关程序、惯例送交办理。

　 分办应有专门登记,有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上,使其随文运转。

　(5)公文摘编。在重要公文投入办理之前对其所作得加工。目得就是为办理公文提供方便,节省办公时间。文摘、提要可以附在公文上一并送领导者或其她工作人员阅处,也可刊载于《公文信息》、《来文摘报》等刊物上。综述、数据资料汇集一般则单独成文提供,也可刊载于《信息快报》等刊物上。

　 (6)组织传阅。在组织传阅时应注意:①选择合理得传阅路线形式。②正确排序,随情况变化做适当调整。③适当分流,如复制若干副本。④积极利用并发展多种传阅形式,可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。⑤建立传阅登记手续。⑥及时检查阅读情况,有效落实有关领导者阅后得批示。

　 (7)催办。根据承办时限与有关要求对公文承办过程实施得催促与检查过程。

　 催办工作得一般过程为:明确对象与对承办工作得要求(时限、方式、原则等);将有效进行催办工作所需要得情况以《文件催办单》等形式记录在案,作为催办依据;定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况;及时协助制订与实施解决问题得方法、措施,保证公文迅速有效地运转;验收办毕公文,综合反映承办工作实际情况与结果,注销已办结公文。

　 (8)查办。公文查办就是指核查重要公文执行情况,督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神,解决有关问题得活动。

　 公文查办与催办都就是带有监督性质得管理活动,但两者得区别也就是比较明显得:①催办就是对承办公文过程得监督控制,重点在于使公文按“时”办毕,查办则不仅要监控承办过程,还要管公文产生实效得全部过程,按时、按质、按量地将有关事务办毕;②催办一般就是以一份具体公文为单位展开,查办则就是以一件“事情”为单位进行,在若干份公文反映同一“事情”得情况下,查办往往就围绕这样一组公文而展开。

　查办工作得一般过程就是:立案,即确定查办对象;交办,向有关部门布置查办任务;向承办部门催询办理情况;反馈,由查办人将查办情况与结果反映给领导者;销办,注销已获结果得承办事项,对办毕公文做出处理。

　收文处理就是指对收进得公文进行办理与保管得整个过程。收文处理程序包括签收→拆封→筛选→登记→拟办→分发→传阅→批办→承办→督办→办复→立卷→归档→销毁等环节。

　(1)签收:收到公文后在对方送件登记簿上签字。签收时要认真细致,做好检查、清点工作,核实无误后在送件登记簿上签署姓名与时间。公文统一由局办公室签收,直接发送到各位领导与业务科室得文件除外。

　(2)拆封:拆封就是办公室工作人员特有得职责,除被授权外,其她人员一律不得擅自拆封。对拆封后取出得公文要仔细清点,如发现有出入,应立即采取措施。不能独立处理得,应及时向办公室主任或主管领导汇报,按领导意见处理。

　(3)筛选:根据来文单位与文件内容对收文进行鉴别与归类。①中央各部委文件②省委省政府文件③省人事厅文件④省各厅(局)文件⑤市委文件⑥市政府文件⑦市各局(办)文件⑧来信来访⑨简讯刊物⑩密级文件。通过筛选将密级文件、重要文件、急办文件及会议文件单独处理。

　(4)登记:对收到得公文,在公文首页附加《文件呈批传阅笺》,按照一定得要求进行编号,并记录公文得来文单位、时间、标题、密级、份数,并在文件登记簿上登记。登记时要逐项填写项目,防止出现漏登、重登现象。登记后将文件送局办公室主任提出拟办处理意见。

　(5)拟办:局办公室主任对收文进行阅读后,签署分发阅办处理意见。拟办意见要准确可行、简明扼要,并填写在《文件呈批传阅笺》得“分发阅办处理意见”栏内。对于不能确定承办科室或承办人得公文,应呈领导批示。急办文件如遇局办公室主任出差外出,经请示办公室主任同意可以送办公室主管领导或局领导签署处理意见,并采取特事特办方式,按照领导意见灵活处理急办文件。

　(6)分发:将签署分发阅办处理意见得文件与领导批示得文件分别送有关局领导、有关业务科室或承办人员。分发要保证主要领导、主管领导、主办科室得需要优先分发。

　(7)传阅:办公室工作人员根据文件分类安排局领导与科室负责人轮流阅读公文。对于普件一般采取分阅法,加快文件流转、回收;对于密级文件与急办文件采取专人送阅法;还可以利用学习会、党委会、中心组学习会集中阅读公文。传阅公文要严格控制阅读范围。办公室工作人员在安排传阅过程中要勤送、勤取、勤催。

　(8)批办:局领导对收文如何办理作出批办意见。批办意见要明确提出处理得原则与方法,明确指定承办科室或承办人,并签署姓名与时间。批办意见要填写在《文件呈批传阅笺》得“领导批示”栏内,有时间要求得公文要批准办理期限。简单得业务文件由办公室主任直接批转各业务科室承办。

　(9)承办:有关科室得工作人员,根据领导得批办意见,按照来文得内容与要求,具体办理与执行来文精神。承办要落实责任、分清主次先后。对于需要几个科室(单位)会办得公文,主办科室(单位)应主动牵头,做好协商工作,协办单位要积极配合。

　(10)督办:办公室工作人员对需要办理答复得公文,根据缓急情况与时限得要求,对承办科室及时进行督促、检查。催办、查办要注重实效,在落实上下功夫。

　(11)办复:在办理完毕后,将承办情况与结果及时向批示领导人与来文单位答复。需要办复得公文,无论上级、下级,还就是平级与不相隶属得单位,都应做到件件有着落、事事有结果。办复后,承办者应将办复得结果附加在文件后面。

　(12)立卷:各科室根据立卷得分工将处理完毕得具有查考与保存价值得公文,按照归档要求,由文书档案室负责组成案卷。

　(13)归档:就是将一年来立成得所有案卷移交给文书档案室集中保管。归档要严格按照档案管理办法执行。归档一般在次年六月底以前完成。

　(14)销毁:对没有存档价值得公文,经过鉴别与有关领导人批准后,定期销毁。销毁涉及国家秘密得公文,要履行严格得登记与批准手续,并由两人以上进行监销。

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