财务机器人在财务共享的应用与实践

高松

【摘要】财务机器人是机器人流程自动化技术在财务领域的具体应用。文章以EY公司为例，介绍了财务机器人在EY公司财务共享中心包括资金结算办理、单据稽核、银行对账等10个业务流程的应用与实践，分析了实践成效，并提出启示和建议，期望对财务机器人在其他企业中的顺利运行有所裨益。

【关键词】财务机器人；
财务共享中心；
业务流程

【中图分类号】F275

信息技术在财务领域的应用加速了财务数字化转型。随着越来越多的企业建立财务共享中心，财务机器人因其开发时间短、投资成本低以及擅长处理规则明确、简单重复流程的特点，拥有了“大展拳脚”的空间。实践证明，财务机器人的应用能有效提升工作效率，同时让从事基础事务的人员得以解放，从而转型去做高附加值的财务工作，实现财务对业务的有力支撑。

一、背景介绍

（一）财务机器人

财务机器人是机器人流程自动化（Robotic Process Automation，简称“RPA”）技术应用在财务工作中的产品，它通过计算机编程或辅助软件模拟人类的操作，按照人类设计的规则自动执行财务工作流程或任务。财务机器人的本质是一种数字化的支持性智能软件。

（二）EY公司基本情况介绍

1. EY公司及其财务共享中心发展现状

EY公司主营勘察设计和设计施工总承包业务，是某世界500强企业的全资子公司，连年入榜“中国工程设计企业60强”。EY公司下设23家分子公司，2021年实现营业额41亿元，资产规模达60亿元。EY公司于2017年起搭建财务共享中心并在2019年实现了所属独立核算单位全覆盖。

2. EY公司应用财务机器人的必要性和可行性分析

（1）必要性分析

近年来，EY公司实现了跨越式发展，但其财务人员数量始终维持在30人左右，与日益增长的财务管理需求不匹配，存在一人身兼多职的情况；
再者，随着财务共享中心的建立，业务和核算转向标准化和流程化集中处理，衍生出部分逻辑简单但重复性高的工作，从事这些工作的员工逐渐出现积极性不高甚至懈怠的情况。在此背景下，亟需借助财务机器人这一智能化工具为财务人员“减负”，让财务人员能将更多的精力放在更高附加值的工作上。

（2）可行性分析

EY公司自2020年起应用财务机器人，此时财务共享中心上线运营已近一年，无论是系统还是管理层面都日趋稳定。EY公司财务共享中心依托的浪潮GS管理软件（以下简称“浪潮系统”）支持定制化开发，能够满足财务机器人应用设计时可能带来的二次开发需求。除此之外，EY公司财务团队对于财务领域新工具、新技术应用的接受程度较高，能够顺利推动财务机器人落地并积极适应其带来的变化与挑战。

二、EY公司财务机器人应用方案设计

通过全面梳理EY公司财务共享中心各项业务流程，结合RPA技术特点，共筛选出10项业务流程交由财务机器人处理。

（一）应用场景

1.资金结算办理

EY公司财务共享中心报账单据办理流程为：制单人提交单据—初审人员扫描单据影像—领导审批—共享中心稽核、复核—共享中心资金结算办理、结算复核—银行结算—会计凭证生成。

应用财务机器人后，由财务机器人代替出纳人员登录浪潮系统资金结算平台办理资金结算业务，主要包括根据单据相关信息判断并选择结算银行账户和发送方式。

2.退单消息通知

报账人提交单据后，在共享中心各处理环节均可能被退单。由于EY公司浪潮系统只有电脑客户端，报账人无法在第一时间接到退单通知，从而导致部分退单单据长时间未处理甚至出现跨年的情况。

为提高报销效率，提高员工报销满意度，在报账人提交的单据被共享中心各处理环节退单后，财务机器人将定期登陆浪潮系统报账单据查询界面，筛选已退回单据，并将退回单据信息及退回原因发送至初审人及制单人，以示提醒尽快处理。

3.单据稽核（限单位调拨单和资产业务单）

单位调拨单用于办理内部单位资金调拨；
资产业务单用于处理新增资产、计提折旧和资产处置等。这两类单据相较其他单据来说逻辑相对简单、明确。

应用财务机器人后，由财务机器人登录浪潮系统对这两类单据进行内容审核，若通过则会进入复核环节，若不通过则自动填写退单原因并退回至初审环节。

4.凭证生成

搭建财务共享中心的目的之一就是根据预先配置好的凭证模板生成会计凭证以实现会计核算的标准化。

应用财务机器人后，财务机器人根据用户设置的日期登录浪潮系统，选择总账模块的凭证生成功能，在凭证生成界面完成所有模块待办任务的凭证生成，运行结束后，将每个模块未成功生成凭证的单据编号发送给相关负责人。

5.银行流水对账

银行流水对账工作过程繁杂枯燥，特别是结算业务较多的基本户或工资代发户，往往1个账户就需要专人耗费一至两天的时间。

应用财务机器人后，相关岗位人员将拟对账账户的网银流水放入制定文件夹，手动启动财务机器人，财务机器人登录浪潮系统，自动下载相关账户当月银行日记账后开始对账工作，输出核对结果，并把核对不一致记录填写至余额调节表中。

6.内部单位资金往来对账

为实行资金集中管理，提高资金使用效率，EY公司设立了内部结算中心（虚拟）用于办理分（子）公司委托支付以及資金上划下拨等业务。期末，总部及分子公司之间需要将内部结算中心科目余额对符后方可编制财务报表。

应用财务机器人后，财务机器人定期登录浪潮系统，下载总部和分（子）公司内部结算中心科目三栏式明细账进行核对，编制余额调节表并发送相关负责人。

7.内部单位债权债务往来对账

报表期，总部及子公司之间除需要进行资金往来对账外，还需要进行债权债务往来对账，包括因内部分包形成的分包款收付和分包收入成本的确认。

应用财务机器人后，财务机器人定期登录浪潮系统下载总部和子公司债权债务往来核对所需的账务数据，根据工程项目编号核对发生额，生成结果文档并发送相关负责人。

8.报表生成（限单个独立核算单位）

根据集团要求，EY公司每月、每季/半年度和年度均需要出具财务报表，其中月度和季度财务报表编制难度相对较小。但考虑到除主表外的明细表格式时常发生变化以及合并层报表涉及合并抵消，仅针对单个独立核算单位的月报和季报应用财务机器人。主要流程为：

财务机器人每月初定时启动，登录浪潮系统总账模块下载现金流量表和科目余额表生成初始表格后，报表编制人员进行检查、修改并填写重分类表格。报表编制人员手动启动财务机器人自动生成月度和季度资产负债表、利润表和现金流量表三张主表。

9.财务运营情况概览

为方便各成员单位及时掌握财务运营情况，提高管理精细化水平，应用财务机器人按月生成财务运营情况概览供各成员单位领导参考，主要流程为：

财务机器人定期登录浪潮系统下载相关数据，进行筛选和提炼后，把关键数据更新到指定excel中间表，通过数据链接的方式自动生成财务运营情况概览PPT并通过邮箱发给各单位财务人员，内容包括主要指标完成情况、应收/应付款项余额前十大列示、共享中心单据处理时长和退单情况等。

10.记账凭证审核

财务共享前，审核会计凭证是保障会计信息质量的关键环节。财务共享后，由于对单据的合规性、真实性审核，会计凭证生成的完整性、正确性审核已经前置，记账凭证审核环节不再重要，更多是形式上的意义。

应用财务机器人后，财务机器人将定期登录浪潮系统，选择总账模块的凭证审核功能，在凭证审核界面循环选择当前会计年度1月份至当前月份待审核凭证，全选后点击审核。完成每个账套记账凭证审核后发送通知给相关负责人。

（二）财务机器人应用优势分析

1.效率提升

财务机器人在不受人为因素的特定环境下，基本能实现全天候工作，可容忍度好，工作强度大，流程处理标准化高，一定程度上做到了待办业务的“日清日结”。

2.成本节约

应用财务机器人之前，资金结算、银行对账、单据稽核等大量简单重复的工作大约需要投入5名财务专员去处理。应用财务机器人后，考虑初次购入和后期维护费用后，大约能节约50%左右的人力成本。

3.高效部署

机器人流程自动化软件发展至今已较成熟，国内开发的团队也较多，在充分调研了解企业的业务流程和客户需求后即可快速开发和部署。EY公司10个流程应用从调研到上线仅用不到3个月的时间。

4.安全可控

财务机器人是根据预先编写的脚本以外挂的形式进行部署，不会破坏企业现存的IT环境，更无法取代现有的ERP系统，同时其所有的工作路径及信息流可以调阅，财务机器人的运行始终处于安全可控的状态。

三、EY公司财务机器人应用实践

（一）运行情况

2020—2021年，EY公司财务机器人已累积自动办理资金结算65 298笔，自动发送退单通知328条，自动稽核资产业务类单据和单位调拨单2 227笔，自动审核记账凭证89 253张，自动生成凭证91 781张，自动完成24个独立核算单位内部资金往来、内部债权债务往来初步对账，自动完成总部6个主要账户银行流水对账，自动生成各成员单位月度财务运营情况概览。

（二）实践成效

1.有效提升财务共享中心运营效率

财务机器人“上岗”后，其“定时启动”和“不限时工作”的特性，在“优势”业务场景中发挥稳定，“业绩”突出。假设前述10个业务流程仍然由真人处理，财务机器人在EY公司的应用替代了原有5人左右的工作量，节约人力的同时有效提升了财务共享中心整体运营效率。

2.助力财务人员向业务财务、战略财务转型

财务机器人的应用，将部分财务人员从结算办理、银行对账等低附加值、重复的事务性工作中解放出来，向财务分析、税务管理、全面预算等更亟需人手的岗位补足，能有更多的时间思考、创新管理方法，从而为企业创造更多价值。

3.进一步提升财务标准化水平

在设计财务机器人应用方案时，为实现预期效果，需要将拟应用业务场景中的“非标”流程标准化，比如EY公司明确了各类报账单据入账期间规则，要求内部单位挂账使用标准名称、涉及结算类的单据统一摘要格式（摘要前必须添加资金结算编号），这些改动都进一步提升了财务标准化水平。

四、启示与建议

（一）财务机器人是提升财务工作效率的有效工具，但仍有局限性

财务机器人作为一款智能化工具在提升财务工作效率方面基本达到了预期效果。但值得注意的是，财务机器人仍存在局限性：一是财务机器人的技术特点决定其仅适用于具有大量明确规则和标准化流程的业务场景，如财务共享中心；
二是财务机器人无法处理异常事件，当业务流程出现变化或机器人需要操作的软件因升级换代导致下载的数据格式出现变化时，财务机器人则无法处理而只能等待人工干预，甚至需要进行重新配置；
三是财务机器人在替代人力的同时也增加了维护成本，财务团队中需要增加专人来负责管理和运维来确保各流程运行的稳定性。

（二）财务人员应积极适应财务机器人对财务行业的冲击和带来的变化

财务机器人是现代信息技术在财务领域应用的一个典型代表，它证明了财务人员是可以被替代的。处于会计行业变革浪潮中的财务人员，要用积极的态度和发展的眼光看待财务机器人，不能闭目为盲，要正视财务机器人给财务工作来的影响，通过优化功能、深挖潜力，享受其给财务工作带来的种种好处。事实证明，先进技术和创新模式在财务中的运用多是利大于弊，财务人员要“乘势借力”，实现从核算财务向业务財务和战略财务转型。

（三）财务共享为RPA应用提供基础，RPA为财务共享发展赋能

企业财务共享服务能力与财务机器人的应用是相互促进，协同发展的。财务机器人利用信息化手段与技术在财务共享服务输出的标准流程和规则下，更好更快地应用规则，来实现“复杂的事情简单化，简单的事情标准化，标准的事情智能化”。

（四）应用财务机器人的企业需要建立跟踪优化机制

流程固定、规则明确是财务机器人应用的基础之一。但众所周知，企业的流程不是一成不变的。为了保障财务机器人在较长一段时间内正常稳定地运行，快速、高质量地响应业务需求变化，企业需要针对财务机器人建立完整、详细的跟踪优化机制。一是在开发初期，财务人员不能当“甩手掌柜”，要充分参与到财务机器人的开发中来；
二是在上线阶段，安排专人，最好是财务信息化岗位人员，接受开发方的知识转移，尽可能减少后期维护成本；
三是在上线后，建立问题响应和应急处理机制，落实责任到人，以便在财务机器人运行出现故障时，第一时间发现并解决问题，避免对企业经济业务办理产生影响。

主要参考文献：

[1]杨寅，刘勤，张丹枫，赵文雄.云南烟草商业基于RPA技术的财务机器人应用[J].财务与会计，2021（07）：74-76.

[2]陈虎，孙彦丛，郭奕，赵旖旎.财务机器人——RPA的财务应用[J].财务与会计，2019（16）：57-62.

[3]钱倩.财务机器人在企业财务活动中的应用[J].财会通讯， 2021（14）：117-120.

[4]刘晓. 基于财务共享服务中心的ZH公司 RPA财务机器人应用设计研究[D]. 哈尔滨商业大学， 2020.

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