浅谈村级立档单位全宗号的设置问题

文·王小朋

2018年1月1日起正式实施的《村级档案管理办法》，对村级档案的管理机制、收集整理、归档范围、保管期限等作出规定，具有普遍性的指导性和可行性。2020年以来，临沂市档案局和市档案馆在全市范围内大力实施村级档案规范化建设“221工程”，让我县村级档案工作水平得到了有效的规范和很大的提升。笔者下面就村级立档单位全宗号的设置谈谈自己的见解。

过去由于村级立档单位形成的档案较少，加上在《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局9号令）中村级档案不在县级综合档案馆接收范围的规定，导致村级立档单位一直没有明确的全宗号。那么行政村究竟能不能作为“全宗构成者”，即立档单位呢？答案是肯定的。

在《档号编制规则》（DA/13-1994）中明确将全宗号定义为“档案馆（室）给定每个全宗的代码”。2012版《全宗指南编制规范》中对全宗的定义是，“一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体”，对于全宗构成者的定义是“具有社会独立性的社会成员（组织与个人）在其社会活动中所形成的全部档案”。显而易见，独立性是档案全宗构成者的最重要因素。目前，档案界公认的判定是否属于全宗构成者的条件有三个：一是可以独立履行职能，主要指可以对外行文；
二是可以作为独立的预算会计单位或经济核算单位，指具备独立的财务权；
三是具有一定的人事任免权。根据《村民委员会组织法》《中国共产党农村基层组织工作条例》等法律、规定，行政村基本能够满足这三个条件，所以可以作为全宗构成者（立档单位）进行管理。

近年来，随着国家对“三农”工作的日益重视，村级层面产生的档案越来越多，既有常规的党群类、村务管理类、经营管理类等文书档案，也有丰富的会计、基建等其他门类档案，还有在农村土地承包经营权确权登记颁证、农村集体产权制度改革、脱贫攻坚、乡村振兴、美丽乡村建设等工作中形成的大量专项档案。但由于村级全宗号设置的缺失，给村级档案管理工作带来诸多不便。

（一）影响了归档质量。2015年新的《归档文件整理规则》出台后，文书档案整理需要编制“档号”，档号由全宗号、类别号、年度、保管期限、件号等组成，村级档案全宗号的不确定，造成了档案编号的不完整，在档案盒脊背和卷皮封面填写及检索工具编制等方面出现缺项、漏项，影响了归档整理的质量。

（二）各地村级档案编号不统一，难以整合利用。由于村级立档单位档案不移交县级档案馆，国家档案局对其全宗号设置又没有明确规定，一般是到了需要升级达标时候才会匆匆确定全宗号，其中有的用乡镇档案全宗号、有的临时用铅笔写一个、有的空着不填，导致村级档案全宗号五花八门，给村级档案整合利用带来难处。

（三）阻碍档案信息化建设的步伐。《村级档案管理办法》提出“村级档案工作应当积极推进档案信息化建设，配备必要的设施设备和档案管理软件，建立档案电子目录和全文数据库”。因此近年来，档案信息化建设逐渐向村级延伸，多数行政村都配备了计算机设备，建立了电子档案目录数据库，有条件的村居甚至已经实现了全文数据库。但在信息化建设中，全宗号的不明确形成了一定的阻碍，亟需对村级档案全宗号进行明确，以规范的村级档案档号编制助推村级档案信息化建设。

为村级立档单位设置全宗号，基层主要有由县级综合档案馆统一设置和由乡镇（街道）档案管理部门统一设置两种选择。

（一）由县档案馆统一设置。为区别于县直部门、乡镇的全宗，可以另起一个全宗代码，比如用“C”来代指村级档案，从C001、C002……依次编制。这种方式的优点是，由县档案馆在全县范围内对村级立档单位统筹编号，避免出现重号现象，为未来村级档案移交进馆打下基础。其缺点是，由于村级档案不属于县级综合档案馆的接收范围，所以由县档案馆来分配不属于自己接收范围的立档单位的全宗号在逻辑关系上不理顺。

（二）由各乡镇（街道）档案管理部门统一设置。也就是将乡镇（街道）一级的综合档案室作为一个全宗管理机构，由乡镇（街道）档案室统筹分配辖区内村居的全宗号，采取纯数字或者“字母C+三位数字”的格式编制，例如0001、0002、0003……；
C001、C002、C003……。这种方式的优点是各乡镇自行分配全宗号，简单易行，方便管理，并为下一步“村档镇管”的档案管理方式打下基础。缺点是由于各乡镇自行编号，在全县范围内容易出现重号现象。

综上所述，无论选择谁来制定村级档案全宗号，都各有利弊。我们应打破“谁接收档案谁分配全宗号”的常规思维，将全宗号只看做是立档单位全部档案的一个代号，作用是为了方便对立档单位档案进行科学统筹管理，问题就简单多了。无论由县档案馆进行统一分配，还是由各乡镇（街道）自行进行统一分配，都是较为容易操作的事情了。

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