海南X,企业采购管理流程优化研究

郝佳丽

（信义玻璃（海南）有限公司，海口 570311）

2020 年初爆发的公共卫生事件给我国产业链供应链带来较大冲击，2020 年4 月，中央提出的“六保”之中，其中一个就是“保产业链供应链”。党中央已经充分意识到供应链的重要性，从锻造长板、补齐短板、优化发展环境、加强国际合作等方面提出发展产业链供应链的要求。

作为供应链的核心环节，先进的采购管理流程可以使企业在竞争中保持优势，是企业保持甚至增强核心竞争力的重要环节。随着企业竞争环境的变化，竞争优势的转变以及随之产生的企业管理模式的转变，企业竞争逐渐转移到敏捷性上，竞争优势体现在如何以最快速度响应市场，满足不断变化的多样化需求。在这种环境下，企业必须能够获得实时的需求信息，快速组织生产资源，把产品送到用户手中，提高用户满意度，这就对企业的采购管理流程提出了新的要求。

作为本文研究对象的海南X 企业是一家浮法玻璃制造企业，浮法玻璃制造行业最显著的特征是点火后在一个窑龄期内，即10 至15 年之间均需要24 小时连续不间断生产，一旦放水导致窑炉停产，整条生产线就需要开始冷修，拆除旧窑，砌筑新窑，调试设备，才能再次点火复产，冷修期间通常6个月到1 年，资金投入几千万到上亿不等。对于这样的行业，采购管理流程的要求更高于其他行业，也高于海南省外的其他同行企业。

海南X 企业于2008 年12 月26 日投资成立，是海南省目前唯一一家浮法玻璃原片制造企业，位于海南省澄迈县老城开发区，占地面积641 亩，总投资额30 亿元。海南X 企业在收购原福耀海南浮法玻璃有限公司的基础上，改造升级原有的两条浮法玻璃生产线（1#生产线主要生产电子薄片玻璃，2#生产线主要生产超白超大超厚玻璃、太阳能TCO玻璃、Low-E 低辐射节能玻璃），新建两条高端玻璃生产线（3#生产线采用全氧燃烧工艺生产高端汽车电子玻璃、建筑节能玻璃，4#生产线主要生产高铝硅玻璃）。2021 年6 月海南X 企业被信义集团（玻璃）有限公司收购，目前在产的为1、3、4 号玻璃生产线，主要产品为电子级、汽车级、建筑级玻璃，2 号线处于冷修复产筹备阶段。海南X 企业还新增300 万片/年的汽车玻璃生产线，其中包括3 条夹层玻璃生产线、4 条制镜玻璃生产线，目前2 条线已经正式生产，其余5 条汽车玻璃生产线在筹备投产阶段，预计2023 年上半年陆续投产。

海南X 企业采购管理流程主要包括采购需求申报、评估和选择供应商、采购计划下达和执行、验收入库和付款、总结评价几个阶段。

2.1 采购需求申报

采购需求分为两种：一种是物资采购，维修等需要入库的物资或服务；
另外一种是涉及项目类施工，如监控系统安装、厂房维修、劳务外包等。第一种需求需要通过集团统一的ERP 软件由各使用部门申购，每个物料都有对应的编码，采购需求按照金额对应的权限审批完毕后进入仓库，仓库需要核实本公司及集团其他工业园是否有相同物资的库存并做相应的数量调整，之后ERP 系统提交数据至采购系统。针对第二种需求，则需要提交纸质的工作联络函，签批完毕后提交至采购部门。

2.2 评估和选择供应商

海南X 企业下单通过供应商关系管理软件（SRM）系统完成，上文中提到的两类采购需求均需要选择系统中已有供应商下单，如果需要新增供应商，需要在完成供应商资质审核后上传供应商资质、开户资料、供应商廉洁承诺书、相关方环境及安全协议等资料后完成供应商档案的建立。供应商档案建立后整个采购系统都可以搜索到此供应商，实现集团内供应商资源共享。

2.3 采购计划下达和执行

采购部门负责人将采购需求计划和工作联络函根据工作范围分配给对应采购员，采购员根据集团规定选择采用招标、比价、寻源议价、单一来源采购等方式确定合同，在SRM系统上传比价资料、合同或订单，并根据审批权限进行合同或订单审批。订单下达后，采购员需要对订单进行跟踪，督促发货或服务的进度，必要时可以去供应商生产现场实地考察和督促，使供应商按期交付，这点对于海南X 企业这类连续不间断生产的企业来说尤其重要。

2.4 验收入库和付款阶段

海南X 企业仓库和需求部门人员确认物资的名称、数量、规格型号、重量等信息无误后，凭SRM 系统生成的供方送货单扫码入库，入库完毕后SRM 系统更新入库信息，在供应商开具发票后采购部门提交付款资料至财务共享系统进行付款。

如果验收时发现有质量、数量、重量等问题，仓库或申购部门验收人员反馈给采购部门，采购部门经办人员联系供应商确认，采用退货、换货、扣除部分费用后偏差接收等方式妥善处理。

2.5 总结评价

总结评价主要回顾供应商绩效、供货质量、供货及时性、质量投诉处理及时率等，这些通常是采购部门的业绩考核指标。

3.1 采购需求随机申报，紧急采购比重较高

海南X 企业生产用原料和非生产类物资基本上每月申购一次，冷修项目类则按需申报，如有因缺少某项物料或急需某项服务导致工期延误、生产线停产等情况的，则实施紧急采购流程，需求部门提交紧急采购申请单按权限审批完后提交至采购部门，采购部门在24 小时内下单给供应商。浮法玻璃原片生产是一旦点火就需要24 小时连续不间断生产的行业，因此对于保供的要求要高于其他行业，海南X企业目前设备备件尚未设置安全库存，因此设备抢修状况较多，设备抢修时备件不够就需要实施紧急采购流程，采购部门平均每天接到5 到6 张紧急采购单，紧急采购比较频繁。

3.2 理解需求部门真实需求耗时较长，影响采购周期

海南X 企业需求部门在ERP 中申报物料需求计划时，需要选择对应的编码，除此之外还需要填入物资名称、规格型号、品牌（如有）、数量、单位、需求日期等信息。在下单时采购人员有时会发现规格型号对应的物资和编码从系统中带出的物资并不相同，如果按编码快速下单，到货时需求部门验收时就认为不是其所需要购买的物资；
但如果按规格型号下单，到货时仓库验收时会认为是套用编码。

因此采购人员在下单前需要和需求部门、仓库做大量、反复的沟通，否则将会影响下单速度，进而影响到采购周期。

3.3 库存管理难以兼顾库存高企和缺料停产的矛盾

海南X 企业位于海南省，除了硅砂和少量本地可以供应的低值易耗品之外，其余主要原辅材料、备品备件、设备五金等均从省外购买发货。以生产用原料为例，由于单价高且价格波动大，库存过高会占用过多流动资金，但库存过低不利于谈到最有利的价格，再加上海南X 企业特殊的地理位置，物资省外运抵海南需要跨海运输，受天气、疫情等因素影响较大，因此订货时机的把握比较重要。

3.4 采购管理流程跨部门协同效果欠佳

采购流程的良好运作需要公司各个不同部门之间的相互配合与协作，但公司需求部门的普遍认知是从需求计划在ERP 申报之后就是采购部门的事情。例如，提报需求计划时需要填入需求日期，由于备件尚无安全库存，因此使用部门在需要时才提出购买的情况下会出现今天写单，需求日期为明天的情况，完全没有考虑审批时间以及采购周期等因素。

通过以上对海南X 企业采购管理流程的分析，结合供应链环境下对采购流程的要求，对海南X 企业采购管理流程提出以下优化措施。

4.1 采购管理需要提升到战略性采购部署的高度

供应链管理属于企业战略层面的问题，作为供应链管理的重要组成部分，采购管理流程也需要从企业发展战略的高度考虑问题。供应链管理战略涉及企业经营思想，需要在企业经营思想的指导下与企业发展战略、组织战略、技术开发与应用战略、绩效管理战略等进行匹配并落实战略的具体措施。

对于海南X 企业来说，由于生产线一旦点火就需要24小时连续不间断生产，因此从企业战略层面考虑，生产类关键设备备件、耗材、主要原辅材料必须设置安全库存，且安全库存数量输入ERP 系统，一旦低于安全库存数量，系统自动触发警报，提醒需求部门人员尽快下单。这样就化频繁的紧急采购为日常的补货操作，设备部门也可以通过监控备件安全库存变化的规律将事后的紧急维修转变成有计划的提前检修，有利于提高设备部、采购部等各部门的工作绩效，更有利于保持设备的连续运转和稳定性。

4.2 采购管理流程需要集成化的运行机制

集成化的运行机制，是指通过信息、制造和现代管理技术，将企业经营过程中有关的人、技术、经营管理等要素有机集成并优化运行，同时把企业内部以及节点企业之间的各种业务看作一个整体功能的过程。通过对生产经营过程的物料流、管理过程的信息流和决策过程的决策流进行有效的控制和协调，将企业内部的供应链与企业外部的供应链有机集成起来进行管理，达到全局动态最优的目标。

以上文中提到的采购部门难以了解申购部门真实需求这一问题为例，集成化的运行机制就是在ERP 系统中采用一个编码下包括几种甚至几十种对应物资名称，如钢板的编码下面可以对应出不同厚度、是否包边、不同材质等不同细分要求的物资名称，对应细分的规格型号，这样既省去了采购部门和申购部门反复沟通的烦恼，也和企业外部供应链上节点企业的信息系统进行了无缝对接，实现了下单效率的提升和采购周期的缩短。

集成化的运行机制意味着高质量的信息传递和共享。共享信息使得上下游节点企业可以及时掌握市场的需求信息和运行情况，每个环节的需求、物流等信息都能透明地进行共享，有效避免需求信息失真的情况，消除了“牛鞭效应”。除此之外，信息技术的运用促进了集成化运行机制的运行，可以节省时间和提高企业信息交换的准确性，减少在复杂、重复工作中的人为错误，提高了采购管理流程的整体运行效率。

4.3 与供应商建立长期互惠互利的战略合作伙伴关系

传统的采购管理是一种买卖管理，是一种交易活动，买卖双方缺乏战略合作意识，双方之间没有共享信息，供应商对采购商的采购要求无法做到实时响应，供应商对于采购物流的质量控制也是事后把关，不能进行实时控制。而供应链环境下的采购流程则将简单的买卖行为上升到对外部资源如供应商资源整合的战略性管理上来，与供应商资源建立战略合作伙伴关系的管理。

战略合作伙伴关系的采购方式为解决库存问题、风险问题、合作问题、采购成本问题和组织障碍这些问题都创造了条件。以前文中提到的库存管理的矛盾为例，在供应链环境下，双方建立战略合作伙伴关系后可以共享库存数据，采购决策过程变得透明，既减少了需求信息的失真，又提高了供应商准时供货的积极性和主动性。

与供应商建立战略合作伙伴关系也有助于有效管理供应链的物流过程，使得物流、信息流、资金流能够有效集成并保持高效运作。供应商生产与物流的各环节之间的组织协调不到位，容易导致材料或备件的运输时间、交货时间、到货时间不匹配，形成库存过高占用资金或无法满足生产需求断料的局面。战略合作伙伴关系的建立以在价值增值链上达到多赢互惠效果为导向，调动上下游企业的积极性，增加整个供应链的效率，以达到全局最优。

4.4 建立采购管理流程的信息跟踪机制

信息跟踪机制在企业内部表现为客户，即上游企业相关信息在企业生产系统中的渗透，上游企业的相关信息作为企业生产系统的主线，使得企业内部生产计划、生产控制、物资供应得以相互衔接和协调。这种信息跟踪机制可以建立需求和生产部门之间的联系，从而解决了跨部门协同比较困难的问题，进而提升了采购管理整个流程的绩效。

先进的采购管理流程体现在其作为供应链管理的一部分，以用户和最终消费者为经营导向，为满足用户和消费者的最终期望来生产和供应，以整合企业整体优势、提高企业整体绩效为目标。

浮法玻璃行业同质化竞争激烈，在产品价格差异不大的背景下，采购管理流程的先进性在一定程度上决定着公司的成本构成和盈利能力。海南制造业本身基础薄弱，且受制于物流的影响较大，因此海南制造业企业想要在激烈的市场竞争中脱颖而出，就需要持续优化企业的采购管理流程，不断保持先进性。

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