新时期农业科研单位档案数字化管理工作现状、问题与对策—以北京市农林科学院为例

李潇 张越萍 蒋韬

（北京市农林科学院，北京 100000）

从当前的发展形势看，我国农业科研单位的发展速度较快，对农业科学技术的研究也越来越全面，由此也形成了科研档案，有较高的保存价值。农业比较特殊，所以相关的科研工作有体现多方面特点，比如，涉及的范围广、有多种类型、数据庞大又不够集中等，所以，档案管理的难度较大。为了科学有效的管理农业科研单位档案，就有必要推动其实现数字化建设，以科学、先进的档案管理系统促进档案管理质量得到不断提升，将更科学的数据资料提供给农业科研单位，从而助推其持续性发展。目前，档案数字化成了一大趋势，由数字化处理过的档案信息更能体现出价值。北京市农林科学院通过不断开展档案数字化管理工作，使档案管理效率得到了提升。

北京市农林科学院档案管理模式为：以主管院长挂帅、办公室主任分管、数据与经济所书记主管、档案室具体负责。在北京市农林科学院“档案管理规定”中还明确提出：院及各下属单位要为档案部门配备政治上可靠、扎实掌握专业知识、文化水平较高，取得档案行政部门颁发的岗位资格证书，完全能够胜任档案工作的专职人员。北京市农林科学院《档案管理规定》中规定档案工作要实行统一领导。院办公室作为档案工作主管部门，要统一规划档案工作。档案管理机构则是院综合档案室，该室被设置于数据与经济所，负责管理院机关的档案。对于门类不同的档案，应该根据各自的分类及编号方法、归档范围、立卷方法、保管期限等，进行整理立卷，提高工作效率。

在项目（课题）任务完成后，应及时将科技项目（课题）形成的档案材料全部移交（包括电子档案）；
基本建设项目的全部档案要在工程竣工验收后，向档案部门进行全部移交；
一般声像材料，可按照年度计划，随文件材料进行归档；
针对科研方面的声像材料，基本是在结束科研课题验收和成果鉴定之后，随课题档案文件材料一起归档处理的；
需使用的实物档案，必须保证先进行归档，之后方可进行使用。

2.1 工作经验

北京市农林科学院的“北京市农林科学院档案信息管理系统”的指导思想是统一管理，并建设了体现该院特色的综合档案业务管理平台，同时对下属的14个研究所进行全面覆盖。北京市农林科学院于2014年4月将档案数字化的回溯工作全部完成，已经达到100%的完成率。

北京市农林科学院实施数字化管理方案，原文扫描文书、科研课题及基建等档案中比较重要且利用频率高的内容，尤其是基建档案的竣工图纸也按照原件进行扫描，由此拼接成电子图片，用数码相机将所有的实物档案拍成电子照片、幻灯片及录像带，可以轻松进行转换，使一些科研资料能保留的更加长久。自2014年后，北京市农林科学院的数字化工作由各单位负责自行完成，同时按照要求，录入于“档案管理系统”内，同时也要挂接原文。

2.2 工作启示

2.2.1 档案管理效率得到提高

在完成档案分类工作后，北京市农林科学院的档案管理人员还借助输入设备对档案进行电子存档，此环节是实现电子化管理的关键步骤。与此同时，也需要对电子资料进行严格复查，目的是保存完整的资料，再将不同的档案资料结合起来，由此制成一个目录表格，填好材料的相关信息。以上这些工作都是实现数字化管理的有力保障，经过不断的完善，科研人员便能很快找出所需的资料，这也说明档案的利用率已经得到了提高[1]。

2.2.2 丢失与混乱排放的情况能得到避免

档案管理工作是由档案工作者接收到档案材料那一刻开始的，再按照规定去移交、存档所有档案资料，每份档案的摆放位置都是有严格要求的，必须在指定范围内摆放，一旦发生丢失、错放等情况，就对档案管理工作造成很大阻碍。因此，一经存档就要先明确档案的摆放位置，只有放置在固定的编目内，才能避免混乱现象的发生；
在档案录入之后，被查阅的部分就成了目标文件，尽可能避免在对该文件进行查阅的过程中混淆了与之相似的其他文件[2]。利用计算机系统能直接对电子档案进行查档，文件内容由检索系统生成，混乱排放档案的问题能得到解决，而且丢失档案现象也明显减少。

2.2.3 对纸质档案的伤害程度减轻我国一直都是农业大国，很早就在研究农业问题，所以有丰富的相关档案。在农业科研单位中，存在一些历史研究档案，而这些历史资料因为受长期存储、应用影响而有一系列变化随之发生，调取和翻阅纸质档案时会对其造成损坏。因此，为了使档案资料的完整性得到保护，又能保证相关人员对历史资料的利用需求得到一定满足，就必须要实现档案数字化管理[3]。档案信息逐渐向电子信息转化，促进资源共享的顺利实现，也方便调取资料，与此同时，对原始纸质资料的损伤程度也能得到减轻。

尽管农业科研单位实现档案数字化的优点较多，但是在实际工作当中，档案数字化管理也有一些不足之处，比如，北京市农林科学院在这方面的不足就在以下几个方面有所体现：

3.1 档案管理缺少足够的经费

由于建设资金还没有完全得到保证，所以导致硬件与软件设施还需要继续完善，这对档案一站式处理造成一定阻碍，比如，档案管理系统的单一功能，只侧重于简单存储，对格式还不能实现转化，增加的任何一种功能都需要单独购买，电子档案设备的维护还要使用大量资金[4]。

3.2 相对缓慢的档案数字化建设

当前农业信息化建设基础还比较薄弱，用于投入软硬件设施的资金也需要增加，更要加强完善软硬件设施建设，也缺少专职的档案管理人员。不仅如此，大量的档案资源存在，又有一部分不能及时同步，所以，只能缓慢的去推进档案工作数字化转型任务。

3.3 缺乏高精专业人员

档案管理系统软件公司有着不同水平，公司的工作人员也不太稳定，更换比较频繁，在售后服务方面有着明显的滞后性存在，因此，当出现问题时，往往很难及时得到解决。档案资料每年都要增加一些，但是配置的档案管理人员有限，也没有足够的专业人员来负责档案数字化工作，导致现有的人力资源无法满足档案数字化管理工作的实际需求，两者之间有一定差距存在。

3.4 利用档案数字化面临着安全问题

尽管利用档案信息技术可以对档案管理效能的提升起到促进作用，但是也要认识到信息泄露这一问题，因单位没有明确档案的访问权限，安全措施还不够系统，所以，有安全管理漏洞普遍存在。

4.1 重视建立健全档案管理规章制度

要保证农业科研单位档案资料的完整性，就要结合档案管理的现状制定一个相对完善的档案管理规章制度，并且农业科研单位也要以相关法律法规为依托，为本单位制定科学合理的档案管理制度，全面提高档案管理质量。完善的档案管理制度应该是涵盖档案管理的所有环节及流程的，能保证有章可循的开展每一项工作，使档案管理达到科学化、规范化。档案管理属于保密性工作，建立健全管理制度后，档案管理行为会更加规范，为档案安全提供充分保障[5]。

4.2 加大投入力度，软硬件设施配备齐全

传统的档案管理方式指的是对纸质档案进行简单的整理、归类和储存处理，存在形式主要是纸质或照片。随着时代发展，这种档案管理模式已经达不到基本要求，在这种形势下，档案数字化管理应运而生。档案的数字化管理是指依托于录入、扫描等工作促使数字化处理得以实现，再将生成的数据资源统一储备起来。数字化管理有较大优势，为加快实现档案数字化管理，要求农业科研单位要在软硬件设备方面加大资金投入，对当前的老化设备及时更换，引进更多专业设备。与此同时，还要对庞杂的档案资料信息进行整理、分类，对其采取数字化管理。

4.3 档案管理系统继续完善，促进档案数字化建设

以档案的特点为前提，将大数据技术有效融入到档案管理工作中，对档案管理系统产生的档案数据做出合理分类，以年度、内容为依据进行分类，管理人员对各类基础信息进行全部扫描，并且按正确路径存入到档案管理系统，录入到与之对应的目录里，形成新的电子文件，这样的操作有利于档案管理成本减少，还能对原始档案加强保护。北京市农林科学院的精度检索条件的设置过程中可以围绕档案需求进行，以保证不同主体多元化的档案检索要求都能满足[6]。对电子档案管理系统的充分应用和改进能方便搜索，在搜索的界面直接输入档号就能快速查询，搜索时间得到减少的同时还促进检索速度提高，也在一定程度上促进档案工作效率得到根本提升。在单位内档案管理信息系统可以建立一个信息共享平台，对档案信息资源可进行在线检索查询、共享，给员工利用档案提供方便。

4.4 组织档案管理人员参加培训，使自身的专业素养得到提高

档案管理人员的专业认知对档案管理质量产生直接影响，所以，农业科研单位为了促进档案工作水平的提升，就应该对档案管理人员重视起来，对其重点培养，上级主管部门针对档案管理人员开展专业培训，深入学习先进的管理技能和理念，使档案管理工作效率得到更大程度的提高，发挥档案的最大价值。农业科研单位还要积极引进档案管理专业人才，更好的开展档案管理工作[7]。此外，还要求档案管理人员对档案知识及工作规程能够熟练的掌握，深入学习档案信息化录入系统，以免工作中有和规定不符又得不到及时纠正的情况出现。北京市农林科学院应注重提高档案管理人员使用信息处理设备和系统的能力，对档案安全管理软件、档案管理系统等都能熟练掌握。针对档案管理人员的实践操作能力也要开展必要的培训，促进他们的实践能力得到较大提升，培训工作不能只是处于形式化、理论化层面上。为档案管理人员提供交流学习平台，促进档案人才建设质量进一步提高。

4.5 网络安全系统必须要建立健全

北京市农林科学院应该将最原始的数字内容存储好，对信息加密、信息隔离、区块链技术等有效利用，同时建立防火墙设备也是非常必要的，以免木马程序和黑客侵入到档案管理系统。加强和云存储技术提供商合作，并将有关的档案资源转移至云终端数据库。如果发现档案资源丢失或损坏的情况，要及时将相关档案资源下载到云终端。对经验总结的过程中还要调整发展策略，系统收集利用效果的反馈信息，再仔细分析这些信息，使档案使用存在的安全隐患能彻底消除，进一步开发和运用档案信息资源，为适合档案数字化管理的需要奠定坚实基础。

档案发展史是时代进步的最有力说明，新时期档案发展必须要实现数字化。作为农业科研单位，北京市农林科学院应该进一步做好档案数字化管理工作，投入力度需要加大，主要用于软硬件设施方面，要建立健全档案管理规章制度，不断加快档案数字化建设。此外，要组织档案管理人员参加专业培训，并且要建立健全网络安全系统，从而真正达到数字化档案管理和利用的目的。总之，档案实现数字化管理既可以共享信息资源，还能将传统管理模式的局限彻底打破，档案利用效率得到提高，也方便查找资料，为开展科研工作提供了有力支撑。

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