高校一站式网上办事大厅业务流程建设的实施研究

韦大欢，罗 莎

(北海职业学院，广西 北海 536000)

在政府政务服务大厅模式日趋成熟的背景下，高校也应当做好一站式网上办事大厅模式建设工作，充分应用信息技术、计算机技术、互联网技术，保证办事水平，优化日常管理。由于一站式网上办事大厅业务流程建设深刻影响着办事效率，高校需要将优化业务流程作为一站式网上办事大厅模式建设的切入点，合理规划业务流程，为自身顺利开展各项管理工作打下坚实基础。

随着智慧校园建设的繁荣发展，高校积极依托信息技术、互联网技术等，优化智慧校园，以加深校园信息化发展程度。一站式网上办事大厅是高校构建智慧校园的重点，如图1所示。高校将一站式网上办事大厅提到了重要日程。由于网上办事大厅业务流程是一站式网上办事大厅建设的核心要素，高校需要投入精力，科学设计网上办事大厅业务流程[1]。合理的网上办事大厅业务流程，不仅可以确保办事速度，提升办事效率，还能够明确办事责任，规范办事工作，降低办事出错概率。另外，此种业务流程可以加大办事监管力度，保证办事质量。高校教师与学生可以充分享受业务办理的便利。高校可以提高日常管理水平和师生对办事服务的满意度。

图1 一站式网上办事大厅业务流程

2.1 把握业务流程的创建

基本信息设置、表单设置、环节设置、权限设置、报表统计等是业务流程创建设计的重要组成部分。业务管理人员需要做好以上工作。本次主要从以下方面具体研究了业务流程创建方法和要点[2]。

2.2 基本信息设置

在创建业务时，应当科学设置基本信息。用户点击“基本信息”页签，可看到流程的名称、所属应用、版本等信息。如果用户选择了系统中已创建好的模板，那么基本信息处默认显示该模板与应用的名称。用户可以依据自身的实际需求更改流程名称。如果用户直接添加表单，就需要自定义设置。

流程名称、所属应用、流程标识、上线时间、当前版本是流程基本信息管理的构建要素，因此设计者有必要仔细研究这些设置模块。(1)流程名称。流程名称表示流程的用途。在确定流程名称时，应当清楚流程的用途，根据用途确定流程名称。流程名称是流程基本信息设置的必填项，为此一定要明确流程名称。(2)所属应用。所属应用即当前流程所在的应用名称。所属应用包括学生管理、教师管理等多种类型。根据所属应用实际情况，确定所属应用即可。(3)流程标识。依据实际情况设置流程标识。流程标识应当不同，故不允许设置同一流程标识。一旦设置流程标识，就不可更改。因此，要谨慎设置流程标识。(4)上线时间。根据实际情况，确定流程基本信息上线时间。(5)当前版本。在创新的流程时，当前版本默认为1.0。

2.3 表单设计

表单设计是业务流程创建的要点之一[3]。在创建业务流程时，要做好表单设计。在创建表单时，需要添加表格，在表格里添加控件及名称。在表格创建完成后，就需要在表格中添加字段信息。表格中的字段分为不同的控件类型，可通过直接选择业务控件中的字段进行添加，也可选择标准控件中的控件进行添加。业务控件中现实的字段为用户在“业务控件”模块创建的字段信息。如果在业务控件点击一个字段信息，那么该字段信息会添加到表单中，而页面最右侧会显示该字段的基本信息，这方便用户了解该字段信息。

为满足表单设计水平，保证表单设计效果，相关人员加大了系统设计力度，优化系统功能。当前，系统包含了众多控件，如多行表单控件、签章控件、头像控件、主题库控件、地理区域控件、附件控件、条形码控件等。(1)多行表单控件。在多行表单控件下，用户可以依据实际需求，添加具有相同属性的数据信息，保证应用效果。(2)签章控件。在签章控件下，用户可以设置签章密码保护，以此确保信息数据的安全性，避免泄露信息数据。(3)头像控件。在头像控件下，用户可设置头像像素的大小。(4)主题库控件。在主题库控件下，用户可根据主题表调用多个字段的数据。(5)地理区域控件。地理区域控件可显示地域信息。用户可以清楚使用所在地[4]。(6)附件控件。在附件控件下，用户可做好附件上传工作，同时做好附件大小的控制工作。(7)条形码控件。在条形码控件下，用户可以自动生成办理表单的信息，提高表单生成效率。由此可见，系统中的不同控件所发挥的功能存在差异。在设计表单时，用户可以依据实际需求选择控件。

2.4 环节设置

由于流程环节设置是业务流程设置的重点，有必要高度关注流程环节设置，提升流程环节设置水平。系统共提供了3个类型的流程，分别是自由流程、固定流程和两者结合的流程。管理人员可以依据需求选择流程类型。在创新与设置新的流程环节时，可进入系统，通过新建流程页签，做好此项流程设计工作，满足流程设计需求。

在流程环节设置时，会出现多人处理同一节点的情况。为提高处理效果，可以根据需求选择不同的审批方式。系统中审批方式共包括三大类型，分别为并行审批、顺序审批和组合审批。(1)并行审批。在并行审批下，可在同一环节同时处理各种事项，从而大幅度提升处理效率。(2)顺序审批。在顺序审批下，需要按照相应的顺序依次处理。(3)组合审批。在组合审批下，就可将被选择的人员合并为同一个组合，这样就可以在同一环节处理事项[5]。可见，不同的审批方式提供多种处理选择，有助于提高处理水平。系统设计人员需要做好并行审批、顺序审批和组合审批的设计工作，增强审批性能，切实满足审批需求。

2.5 权限设置

只要做好业务流程权限设置工作，就可以保护用户信息安全。要积极推进业务流程权限设置工作。业务流程权限包括：流程的续办、转发、撤销、上传附件等权限。根据实际需求设置权限。在业务流程权限中，要把握好办理权限、发起权限的设置工作。

从办理权限的角度分析，附件上传、续办、转发、撤销和批处理等是流程办理权限的重要组成部分，因而要做好这些权限办理工作，规范业务开展。其中，在办理权限时，可以在相应的权限中进行勾选，这样就表示权限已经办理成功。从发起权限的角度分析，管理人员需要合理设置发起权限的条件，便于权限管理。其中，可以将未毕业的学生作为发起权限的条件，在这种情况下，只有未毕业的学生才可以发起权限；
另外，可以将毕业生作为发起权限的条件，在这种情况下，只有毕业生才可以发起权限。设置发起权限可以有效保证权限管理的规范性。办理权限与发起权限既可以单独使用，又可以相互配合使用，以此最大限度地发挥权限管理的作用。

2.6 流程应用

在创建完流程后，需要合理应用流程，以此确保管理效果。将流程与服务大厅业务相关联，用户可以进入业务流程中，进行相关操作。由于流程应用设置关系着流程的应用效果，要做好流程应用的设置工作。(1)进入服务大厅，并打开服务列表。如果想要新建流程，就需要按下新建选项，以新建流程；
如果想要操作已经创建好的流程，就需要进入该流程，进行相关操作。(2)依据实际需求，指定流程发布的客户端。不仅可以指定流程在移动端发布，而且可以制定流程在PC端发布。(3)设置流程办理的打开方式、办理的类型。办理的类型主要包括两大类：一类是在线办理，一类是办理介绍。在设置在线办理时，可将在线办理设置页面跳转至之前设置的流程发起页面，也可对接现有的系统，为在线办理人员提供便利。办理介绍就是对办理信息的介绍。用户可以了解办理内容、事项。

在办理流程生效后，可以打开服务查询页面，查看服务设置情况。如果发现流程应用设置问题，则可以返回以上步骤，解决问题；
如果想要增加流程设置事项，则可以添加流程设置内容。

2.7 流程管理

流程管理水平关系着流程应用效果。在流程设置中，要做好流程管理工作。流程预览、编辑流程信息、查看流程概况、预览流程表单、统计流程发起数、流程版本控制等是流程管理的重要功能。(1)流程预览。在流程预览下，可以看到整个流程的建设情况，便于优化流程管理。(2)编辑流程信息。在编辑流程信息下，可以编辑相应的流程信息，满足流程管理需求。(3)查看流程概况[6]。在流程概况下，可了解流程的大体情况，包括：各个流程发起的事项数、各个部门发起的事项数等。(4)预览流程表单。在预览流程表单下，可掌握流程表单设置情况，从而有效使用流程单信息，发挥信息的作用。(5)统计流程发起数。在流程发起数下，可以了解具体的流程发起数，以此更好地推进管理工作。(6)流程版本控制。在流程版本控制下，可以了解流程的版本，同时可以切换版本，以此满足用户的使用需求。

高校网上办事大厅业务流程建设是一项系统、复杂的工作。在业务流程建设的过程中，要清楚业务全流程，合理设计业务流程，规范管理业务流程。伴随着社会发展，我国对高校网上办事大厅业务流程建设提出了更高的要求。为此，有必要更新高校网上办事大厅业务流程建设理念，积极使用新技术，便于高效完成业务流程建设任务。在具体使用时，需要认真地分析业务数据信息，充分挖掘数据的价值，以促进高校网上办事大厅业务流程建设发展，为高校教师与学生提供优质的业务服务[7]。

综上所述，在信息时代，高校应当积极围绕信息技术，打造一站式网上办事大厅，为广大师生提供良好的服务。优化一站式网上办事大厅业务流程，加强业务流程建设关系着一站式网上办事大厅构建水平，以及服务成本、服务质量。有必要将一站式网上办事大厅业务流程建设作为办事大厅构建切入点，创新业务流程。在完成业务流程建设工作后，高校还需要制定完善的业务流程管理体系，主动利用业务流程板块，加强业务流程管理。

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