信息时代计算机技术在医院档案管理中的应用价值及优化

段东东

（阜新市中心医院，辽宁 阜新 123000）

随着我国现代化建设和对外开放发展，计算机技术日渐普及。医院信息化管理是医院功能体系中的重要组成部分，既要处理患者病历，又要处理其他信息。档案信息化技术发展，极大地方便了医学界交流，便于患者办理相关手续。由于医院档案管理工作饱受社会各界普遍关注，管理部门则应更加重视档案创新档案管理工作，并将其逐步推向更加安全、有效的管理模式。档案管理是医院诸多工作中十分关键的一项工作，档案管理在医院日常工作中占有举足轻重的地位，若想使档案管理制度更好地适应医院工作特点，则需不断完善档案管理技术，以达到现代化管理目的，提升档案工作效率和质量。

1．应用计算机技术改善工作效率和质量

在信息化社会，科学技术飞速发展，群众生活和工作都离不开计算机。同时，随着医疗事业发展，传统医院档案管理模式也越来越不适应新时代要求，复杂管理模式使得医院管理水平和工作效率大大下降。然而，在引入计算机技术后，快速拷贝、阅读等电子文档特性显而易见，此种特性无法被传统纸质档案所比拟，可以便捷管理。因此，医院在管理档案时需发挥信息时代优势，积极引进计算机技术，进而提高信息档案管理工作效率，保障档案管理工作质量。

2．应用计算机技术可合理应用人力资源

医院档案中存在海量档案，包括病历档案、人事档案及科研成果档案等，这些均属于医院档案管理的重要内容。与传统档案管理方法相比，计算机技术对人力资源的消耗将会大大降低，而计算机技术自动化系统能使新档案资料得到及时更新。例如，在人事档案管理中，计算机技术可以全面地记录职员在不同阶段的表现、能力和品德信息，从而为员工晋升提供数据参考。“索引功能”是计算机技术最大优点，通过这一功能可让领导根据自身需求，掌握员工资料和能力，为其配置提供合理参考，从而实现自身价值最大化，切实保障人力资源价值得以发挥，促进人力资源价值和医院发展价值双提高。

一方面，考虑到医院档案工作效率不高的现状，急需提高医院信息化管理水平。近几年，医院档案管理工作虽已取得一些成绩，但整体上还未达到现代化水平，计算机技术普及率不高，部分医院还处在发展初级阶段。究其原因，主要是由于医院人员管理观念、设备及技术相对落后，基本上还停留在以经验为主、人工操作的状态，档案管理与使用程度不高。若想彻底地解决这一问题，则必须不断地更新观念，改革管理方式，采用现代计算机技术与仪器，使之摆脱人工劳作，提高工作效率，确保档案应用率达到预期目标，从根本上改善档案管理与应用质量。

另一方面，随着医疗事业快速发展，档案管理技术水平亟待提高。在深化医疗体制改革时，医院也在改革春风下迅速发展[1]。一是实现了档案数字化管理，有利于提高人才队伍素质。目前，医学事业需要发掘、培养和培养大量的建设人员，而人事工作是“人”的工作，只有对人事资料进行详尽、全面地了解，才能合理利用和发挥其优势，保证医院事业可持续发展。二是实行计算机档案管理，可提高行政效能建设的速度，保障各项工作效率。众所周知，利用计算机进行档案管理，可以极大地提高其工作效率，更好地开发和使用档案资料，并能延长其使用年限。三是实现电子档案管理，提高档案管理人员业务水平，使档案管理人员摆脱繁重手工作业方式，集中全部精力去学习和研究新科技及新的档案业务知识，从而使档案科学管理水平得到进一步提升，推动医院档案管理工作顺利发展。

1．医院不注重运用计算机档案管理技术

尽管医院档案管理工作已十分普遍，但大多医院并未意识到档案技术创新潜在价值，仅将其视为维持医院正常运作的基础工作。此种落后观念，导致档案管理人员未经过科学、系统的专业训练，仅仅把档案的管理当作一项简单的资料收集整理，为医院的发展带来了诸多隐患。同时，还有一些档案工作人员把医院档案管理工作视为一般资料整理工作，此种工作认识和态度十分不科学，不但不能提升医院工作质量，反而会降低医院工作效率。采用此种模式管理医院档案，虽能取得一些成效，但却无法达到预期效果，会出现诸多不必要的问题。同时，在实际工作中，缺乏科学、合理的档案管理方法，往往根据医院自身实际情况建立档案系统，即便建立了科学的档案系统，也会因管理人员不专业而导致无法高效地处理档案内容，从而导致医院档案管理工作质量大打折扣。

2．档案管理人员整体素质有待提升

目前，医院档案管理人员，大多从其他部门抽调而来，缺乏档案室工作经验，习惯用纸质档案管理方法。在工作中，接触到计算机技术，则很难迅速地改变管理方法，再加上其未经过计算机管理方面的专业训练，便会对其档案管理工作造成极大的负面影响。在计算机辅助下，医院档案管理工作效率和质量会有所提高，但如若档案管理人员未顺利掌握计算机技术应用方法，则难以在档案管理工作方面发挥应有作用。

3．档案管理工作中信息技术运用不到位

现阶段，在实施医院档案管理改革工作时，逐步建立信息化管理体系，以提升竞争力和服务品质。但是，由于信息化管理存在周期长、投入大及更新快等特点，许多医院还未完全覆盖信息系统。因此，在医院档案管理中，传统手工档案管理模式仍是医院主要模式，而医院档案资料工作系统庞大，将为工作人员工作过程带来诸多阻碍，使得档案管理工作难以有效、高质量地进行。

1．更新档案管理现代管理观念

在医院档案管理工作中，应用计算机技术固然方便，但计算机应用过程中少不了工作人员的操作和支持，所以若想提高计算机技术运用效率，必须要加强对档案管理人员现代化管理意识的培养。此外，医院应有意识地把经验丰富的计算机档案管理人员引进到医院，防止应用计算机管理档案出问题后无人解决，防止出现更大的差错，避免影响医院正常运作。最后，通过建立档案管理人员之间的沟通交流平台，确保档案工作人员在处理档案工作中遇到疑问时，能与其他工作人员进行沟通，及时解决问题，提高档案工作效率[2]。

2．建立医院电子档案数据库

医院在使用计算机技术管理档案时，先要将传统档案转换成电子档案，这样则可让电子档案管理工作便捷性提升，一旦所有档案都被记录下来，便可快速地将所有资料都整理好，按照统一格式进行保存。电子档案数据库使用者终端由电子资料库所构成，能方便使用者查询相关档案资料。同时，完善通信系统。通信系统及计算机网络向来都是档案管理工作的重要组成部分，若想提高档案管理效率，则必须使用通信系统和网络。另外，重视应用检索系统。在医院档案管理中，正确使用计算机技术的前提是建立高效的查询服务体系，只有建立完整的查询服务体系，用户才能通过数据库查询到所需要的档案资料。

3．设立网上档案网站

在医院档案管理中，若想达到加强计算机技术管理效果的目的，必须要合理地利用计算机技术，以计算机技术建立档案库，但前提要严格遵循计算机特性和具体网络环境，以保证建立档案系统的效率。用户可以在网络上登录网站，不会受到时间和空间的限制。同时，建立信息共享网站，采用正确方法，从根本上保证电子档案安全，并使档案信息使用更加规范，使用者在查询文件时，也能为使用者提供方便。

4．加强提升档案人才专业技能

在不断变化的计算机环境下，加强档案创新和管理十分必要。首先，医院在运用计算机技术进行档案管理时，必须保证档案工作的规范性与统一性，并建立完整而科学的档案管理制度，以保证档案各环节工作正常运转。其次，要具有高度创造性思维和职业实践能力，在工作中不断创新，使计算机技术的效能得到最大限度地发挥。此外，要求档案管理人员不断充实自身，熟悉新技术，提高自身素质。最后，在医院招聘档案工作人员过程中，要挑选专业人士，以保证其工作稳定性，善于发挥计算机使用优势，充分利用计算机辅助档案管理工作的作业，形成全新管理理念，加强对计算机操作技能的训练，以及对工作人员专业知识的培训，提升其档案工作适应力。

5．强化软硬件设备建设

加强档案信息化建设，必须加大资金投入，配备符合档案管理现代化的软硬件设施，实现档案网络化管理目标[3]。计算机是现代管理不可或缺的一种工具，利用计算机保存全院各种业务、行政文件，便于使用者及时查阅、查阅，可节省大量的人力、物力及财力，提高工作效率。同时，采用计算机进行管理，能有效地压缩文件存储空间，便于存储和维护档案。计算机储存数据数量大，且范围十分广泛。计算机可打印文件分类、主题等目录，有一套完整的、安全的及可靠的查询系统。因此，要根据实际情况，积极创造各种条件，利用电子计算机进行管理，使之成为整体，强化档案管理自动化、网络化、现代化。

6．利用计算机技术建立档案信息管理系统

若使医院档案管理工作达到更高水平，更好地发挥其应有价值，则必须通过计算机技术改进档案管理工作。在实施过程中，要建立和研究计算机管理系统，根据医院自身档案管理需求，开发相应的管理软件和硬件系统，并利用信息化系统对档案信息进行电子管理，从而使档案管理服务的质量有所提高。此外，要加强对计算机技术的运用，建立信息共享的网络，从而使档案资料的使用更加有效。在实施档案信息管理系统时，必须加强对计算机软件、硬件设施的维护，确保软件和软件的安全性和稳定性，充分利用计算机技术优势[4]。

7．加强档案管理基础设施投资

为了更好地发挥档案作用，扩大档案应用范围，必须加强档案管理基础建设，提高档案管理服务水平，把打印机、刻录机等设备与档案管理信息系统相连，使档案信息的服务功能得到最大程度的发挥。同时，在强化档案管理基础设施投资过程中，需要有关主管部门对其进行管理，展开合理的分类、归档，保证档案完整性，为档案的使用提供基本服务，防止资料遗失等问题，从而完善电子病历档案，为医院病案研究提供有力信息资源，切实提高医院医疗服务水平。

8．强化医院干部档案管理

若想加强对干部档案的管理及应用，则需充分发挥医院人力资源作用。医院人事档案是医院档案中的重要组成部分，直接关系到医院的整体管理和人才配置。员工档案是一份记录员工工作过程、质量和科研成果的文件，属于对各个级别的工作人员进行分配的重要依据。若想使人事档案信息化管理得以进一步实施，必须运用计算机技术进行科学的管理，并运用先进的管理体系来完善管理体系，利用计算机对人员信息进行综合管理，确保在培训、晋升、录用等各方面都能做到公平、公正，优化专业人员配置，为医院和谐发展奠定坚实基础[5]。

9．注重提升医院档案安全性

在医院档案管理中，运用计算机信息技术时，必须重视及时搜集和更新档案资料。换言之，在医院档案管理工作中，既要确保对其进行有效控制，又要积极地对其进行适当优化。同时，利用“互联网+”技术，对每一份档案进行科学访问和使用，以达到资源共享的目标，加强维护性，并保障效率，真正提高档案管理的安全性。为了切实提高医院档案安全性和保密性，需注意下面几点：其一，在档案管理体系中，要结合实际情况，从全局出发，运用计算机信息技术，全面提高档案管理的品质。其二，对档案信息进行有效监管，并做好信息审核工作。其三，运用计算机技术进行安全隐患排查，防止发生无谓的事故。所以，将计算机技术运用到医院档案管理中，必须遵循科学发展观的基本理念，通过与外界数据进行交互，在多层安全防护之下，保证医院档案安全工作。

综上所述，随着医学事业迅速发展，计算机技术应用日益普及，计算机技术在医院档案管理工作中的应用，将进一步促进医院档案管理工作现代发展。只有在档案管理中实现信息化，利用计算机技术高效管理档案，才能最大限度地共享档案资源，提高档案工作实效。所以，医院应注重提高计算机档案管理重视度，注重档案管理人才培养，制订和完善的计算机技术管理制度，使医院经营效率得到提高，从而达到经济效益和社会效益最大化目标。

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