普通高校近十年归档方法回顾_归档文件的整理方法

　　2000年2月16日，广东省档案局从遵循文件的自然形成规律、保持文件的原貌和完整、准确判定文件的保管期限、适合新技术应用的需要及便于保管和利用的角度出发，出台了《广东省文件材料归档方法改革方案》，对沿用了近50年的档案归档方法进行试点改革。在取得一定成效后，同年12月，国家档案局发布了《中华人民共和国归档文件整理规则》。新的归档办法推行十余年来，大多数机关、企事业单位在档案归档改革方面取得了显著成效。它一举突破了过去几十年来一直沿用的立案卷归档方法，提高了档案工作效率，有力地维护了档案实体的完整与原貌。普通高等学校作为国家档案的永久保管基地，自身也有特殊性，在一所高校内既有科技档案，又有文书档案，还有毕业生学籍等高校特有的档案。鉴于以上特点，在近十年档案归档改革中遭遇了许多尴尬的情况，如何突破档案管理传统、理论等多方面的束缚，开拓普通高校档案归档改革的新局面，下面就此谈一些个人初浅的认识。
　　归档改革现状
　　目前普通高校的归档主要有以下4种做法。
　　1　依然按照传统的做法，立案卷并装订。有相当一部分普通高校受传统的做法影响，―直还在采用立案卷的办法。立案卷的方法经几十年总结完善，已日臻完美。该种方法保持了同一机构或同一问题档案的连续性，而且各单位使用的档案软件都是传统的带“立案卷”模块的管理系统。如果实行立归档改革，将会存在一个档案数据的兼容问题。所以这些单位的档案管理工作人员对传统立卷法有较强的依赖性。尤其是单位档案管理人员的年龄偏大，对计算机操作不太熟练，更不太愿意采用新的归档办法。
　　2　按照传统的立案卷做法，但卷内文件按顺序存放，不装订。有一部分高校，既对传统的立案卷方法有强烈的依赖，又看到新归档方法的优越性，于是采用一种折中变通的办法：从总体上，仍然实行立案卷法，但对同一案卷的文件只按卷内顺序排放，上面加上卷内目录，整卷档案不装订，只用专用绳子从中间绑好，然后再装进档案盒。
　　3　文书档案以单份文件为单位归档，而科技档案还是按照传统做法实行立案卷归档。文书档案与科技档案的一个重要区别在于科技档案有成套性的特点。文书档案通常是―文一事，单份文件就是一件，以单份文件为单位归档，比较好操作。但是科技文件经常是成套的，实行单份文件归档，容易使同一套科技档案失去自然联系。所以，很多单位对文书档案实行了归档改革，但对科技档案还是实行立案卷法。
　　4　全部采取立卷改革方法，以单份文件为单位进行归档。新方案颁布后，也有一些单位对全部档案都按新的立卷改革方法，实行单份文件归档。但在实行过程中，对“件”的数量概念有的作了放大，有的作了缩小，好比重量数量单位，有的用“吨”，有的用“公斤”，有的用“斤”，还有的用“两”作单位。
　　两种归档法之优劣对照
　　1　立案卷归档法
　　在实行档案归档改革之前的几十年里，高校档案―直采用立案卷归档法。即对归档的文件按机构或问题分类，再结合年度、保管期限等相关信息，将这些档案组成一个案卷。同时编好卷内目录、卷内顺序号，并打印案卷封面，再将封面、卷内目录和卷内文件装订成一卷。这种归卷法之所以能沿用几十年，主要是有以下优点：(1)便于管理，不易散失。将同一内容与同一问题的档案装订在一起，不易被利用者拆卷或随意抽取，即使是反复利用，也不会丢失，安全性较好。(2)在手工检索条件下，便于连锁查找。传统立案卷法一般都是将同一问题或同一组织机构的档案按分类法装订在一起。这样我们在查找一份文件时往往能将该年度的同一类问题的其他档案也查到。在对事情发生的具体时间、详细内容都记不清的情况下，能够提高手工检索的查全率和查准率。
　　但是长期实践证明，这种归档法也有一些缺点：(1)在实际操作中相对繁琐，在分类、立卷、保管期限的划定上随意性较大，难以把握，从而案卷质量难以保证。(2)这种立卷方法的许多环节，诸如编页号、装订等，完全是一种重复、枯燥的手工劳动，浪费大量人力物力资源，而且按照规定，纸张大小不一的档案在装订时，还要接边或切边，破坏了文件的原貌，切边不慎还会造成档案的人为损坏。(3)不利于档案的安全和保密。传统的立案卷法虽然在档案实体保管上不易造成单份个别文件丢失，但利用者如果只借阅某一份文件，档案人员也要将整卷档案借其查阅，容易造成其他文件的泄密。(4)档案录入电脑的信息量与档案实体量的比值较低，而且缩微、扫描不方便，不利于档案数字化管理，严重制约了档案信息资源的利用率。(5)不便于拾遗补漏时的插卷。装订后的案卷相对固定，遗漏的文件要插入，或装错、到期的文件要增删，都需要拆卷装订，不利于档案的保护。(6)以“卷”为单位，不便于统计。长期以来，统计档案数量一直以“卷”为单位，而案卷厚薄不一，卷内文件数量多少不同，“卷”和“件”之间没有固定的对应关系，也就无法如实反映档案的数量。
　　2　以件为单位归档
　　经过十余年的实践和总结，以件为单位的归档方法基本弥补了立案卷法的上述诸多不足，提升了工作效率，有力推进了档案信息化进程。但在计算机技术、网络技术进步发达的今天，我们也感到新的归档法在运用过程中，也存在一些问题：(1)新的归档方法只是整个档案工作体系中的一个环节，《规则》实行后，其他配套的标准也亟待修改，比如档号已发生变化，有关的行业标准和之前的计算机档案管理软件也应作相应的修改。(2)新的归档方法立足于现代化，与档案现代化管理软件配合使用，便于推行文档一体化，给档案管理带来更佳的效果，但是目前相关的标准还未出台，档案软件不兼容，电子文件格式不统一，为档案馆与档案室之间资源的整合带来困难。(3)档案馆在移交、接收档案时，清点工作的难度加大，而且平时借阅利用后入盒一定要准确到位，否则就有可能引起混乱。《规则》中的归档章一项，“档号”只设有“全宗号”“年度”和“件号”，建议增设“盒号”和“保管期限”两个信息，前者便于归还档案时迅速找到它原来的位置，方便准确人盒，后者则便于档案档号的编制。
　　归档改革的出路
　　1　加强宣传与推广，并将新的归档方法上升为法规政策。新的以单份文件归档的办法是百年大计，虽然存在个中不足，但它的优点是显而易见的。从档案管理长远来看，它将是大势所趋。目前，新的以单份文件归档的方法还没有上升为法规政策，不是强制执行的措施，这就需要档案行政管理机关加快立法进度，要求普通高等学校实行新的归档办法，便于将来高校间档案信息资源的共享，便于档案馆与档案室之间档案信息资源和档案移交的无缝对接。
　　2　要拓展普通高等学校档案“以件归档”中“件”的概念。文书档案以单份文件法归档已经没有什么技术难题，但调查发 现，对科技档案而言，用单份文件法归档就有一个技术难题。由于科技档案讲究成套性，如果以单份文件法归档就容易破坏科技档案成套性的特点。尽管在《中华人民共和国归档文件整理规则》中已经明确了“一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件”，但基于高校既有文书档案，又有科技档案的实际情况，建议档案行政管理机关允许档案管理部门适当拓展“单份文件归法”中“件”的概念，即允许档案管理部门将成套材料当作一件归档，也允许档案管理部门将成套材料中的每一份当作一件，按照科技档案一套材料和自然顺序编排在一起，件号相连，间接保证科技档案自然成套性。比如高校的学籍档案，过去都是将一个学生的学籍作为一件，然后再将一个班或一个专业的全部学生作为一卷归档。现在为了实行单份文件归档，有的高校在学生人数不多的情况下，还是以一个学生的学籍表作为一份文件归档，但如果高校学生人数很多，以单个学生的学籍表为单位归档就会造成工作量成倍增加，于是他们就以一个班或一个专业的全部学生的学籍表为一件归档，但在档案著入时，将一个班或一个专业全部学生的名单录入档案管理系统的“备注”项中，以备检索。
　　3　要突破机关、企事业单位档案按问题或机构分类法的束缚。普通高校目前所采用的分类方案和归卷法，都是基于传统立案卷法和传统手工作业所采用的一整套方案和办法。这种方案和办法如果要移植到“以件为单位归档法”，中间就会对新的归档法形成一定束缚。如高校档案分类法，除了将高校分为十个或十一个大类之后，每个大类又分为若干二级类目，这种分类方案有利于立案卷归档法，可以将同一大类的档案按二级类目立卷归档。但是在新的以件为单位归档法中，我们是以单份文件归档，档案的档号与档案是一―对应的关系，再辅以现代的计算机和网络技术，将同一大类的档案又分为若干个二级类目，已经没有这种必要了。如果按旧的分类方案，一定要将同一大类的档案分成若干二级类目，有画蛇添足之嫌，结果费力不讨好。当然，也有的专家和学者提出对所有档案都不用分大类，但在实际操作中，我们试验结果表明，如果不分类，对我们的模糊检索还是造成了一定困难，因为不是所有的档案利用者能清楚记住档案的基本信息，大多数利用者仅凭一些模糊的记忆来查找档案，如果不分类，利用计算机检索，就会降低查准率和查全率。但对于同一类目的档案，分类过细也没有必要。调查发现，部分以件为单位归档的企事业机关，利用者查询档案，基本上从大类中就能找到，不用进入到二级类目。而且，如果我们以件为单位归档，档案档号按“全宗号一分类号一保管期限一件号”的格式来编制，还有利于实现部门归档和即时归档，更适合现在的办公一体化要求。许多部门的文件不用等到年底一次性移交给档案室，可以在文件办理完毕后，部门即时归档，即时移交档案室，确保档案移交的齐全和完整。

推荐访问:普通高校 归档 近十年 回顾