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[档案安全风险评估活动实践与思考] 国家安全风险评估内容

发布时间:2019-02-06 06:23:45 浏览数:

  为进一步贯彻全国档案安全体系建设工作会议精神,积极推进档案安全体系建设,2011年4月至5月,天津市档案局(馆),在全市范围内开展了档案安全风险评估活动,由天津市档案局(馆)相关处室组成4个评估组,通过单位自查、听取汇报、实地查看、意见交流反馈等方式,从档案安全制度建设、档案安全机制、档案基础设施、计算机安全、安全保密、档案安全应急预案六个方面,对全市16个区县19个国家综合档案馆,4个部门档案馆,3个专业档案馆,2个企业档案馆共计28个单位进行档案安全风险评估。评估收到了较好的预期效果,一是解决了一批影响档案安全问题,消除了部分安全隐患,二是摸清了全市档案馆档案安全底数,三是推动了天津市档案安全体系建设。为建立和推行档案安全风险评估机制进行了有益的尝试和探索。
  加强组织领导,精心准备
  1 高度重视,认真准备。市档案局(馆)荣华局馆长先后两次对评估工作作了重要批示。各区县档案馆和专业(部门)档案馆领导对档案安全风险评估活动高度重视,认真落实档案安全风险评估工作要求,查漏补缺,做了大量细致的准备工作,特别是各单位“一把手”接到评估《通知》后,亲自部署,成立领导小组,组织相关人员召开会议,对《通知》进行了认真的学习、分析和讨论,动员大家集中力量投入到评估准备工作中去,把档案安全风险评估活动的各项准备工作细化到项,责任到人。
  2 建立专门组织,确保评估活动有效开展。市档案局(馆)成立了档案安全风险评估工作领导小组,由方昀副局长任组长,成员为市档案局(馆)办公室、法制处、机关处、企业处、安全保卫处、保管部、电子信息部和开放利用部主要负责人。安全保卫处和法制处具体负责本次评估活动的实施,评估活动办公室设在安全保卫处,同时成立4个评估组,由安全保卫处和法制处负责同志带队,抽调办公室、机关处、企业处、电子信息部等处室共计18名成员参加整个评估活动。
  3 制订评估标准,确保评估活动的严肃性和权威性。档案安全风险评估工作没有相对应的行业评估标准,天津市档案局(馆)领导和相关部门负责人根据档案系统法律法规和行业标准,对相关条款反复论证,几易其稿,制定了此次评估标准,为评估的开展提供了依据。
  4 加强督促指导,确保评估活动取得成效。制定了切实可行的实施方案,下发了评估《通知》,明确了评估工作目标、主要任务、评估对象、评估方式、时间安排和成绩评定等内容。加强与评估单位联系,指导迎检工作,督促安全措施落实。
  严格评估标准,督导评估内容落实
  1 档案安全制度普遍健全。各档案馆普遍实行了档案安全责任制,由“一把手”负总责,加强了对档案安全、保密工作的领导,层层签订档案安全保密责任书,明确了各级安全责任。各档案馆制定了档案安全各项制度,如《档案安全责任制》、《档案工作人员岗位职责》、《档案库房管理制度》、《档案安全保密制度》、《档案查阅利用制度》等。经评估,各项制度落实情况普遍较好,其中天津市社保中心档案馆、市公安局档案馆等单位将国家档案局、天津市档案局及本系统制定的各项有关档案工作的规章制度汇编成册发至各基层单位档案室,并监督、指导各项制度的落实。开发区档案馆和电力公司档案馆等单位将评估内容中的“制度建设”装订成册,以便工作人员随时学习相关制度规定。
  2 基础设施明显改善。近年来,天津市档案基础设施建设取得了较大的发展,档案保管条件普遍提高。各档案馆领导对档案馆合建设非常重视,部分馆合资金投入较大,全市档案馆合建设有了明显改善,如北辰区档案馆新馆已投入使用;河西区档案馆、武清区档案馆新馆已建成,宝坻区档案馆新馆建设方案已得到区政府的正式批复,开始筹建。天津市社保中心档案馆新馆在建设中,预计2012年即可落成使用。
  各档案馆对档案安防设备的投入进一步加大,档案安全保管和利用水平进一步提升。如公安史志档案馆今年投入资金300万元对档案库房进行了彻底改造,新安装了指纹锁门禁系统、电脑控制的智能型密集架等,使档案保管和利用条件得到了提升,宁河县档案馆投入160万元,加强了安防设备的投入。大部分档案馆对消防报警和灭火系统较为重视,各单位都配备手提式灭火器,部分单位安装了消防自动报警系统和自动灭火系统,如北辰区档案馆、红桥区档案馆、南开区档案馆、大港档案馆和电力公司档案馆在档案库房中安装了消防自动灭火系统;大部分档案馆安装了监控系统,部分档案馆还安装了大屏幕监视监控系统,如:北辰区档案馆、公安史志档案馆;大部分档案馆档案库房内配备了温度和湿度检测和调控设备,城建档案馆等单位还安装了温湿度检测控制系统;大部分档案馆配有防盗报警系统,在档案库房外安装了报警监视系统,保证了值班人员能随时处置突发事件。
  3 保密安全落实较好。各档案馆普遍对计算机系统安全、数据存储备份安全及涉密设备安全等工作较为重视。各档案馆基本上能实现馆藏档案电子数据系统与办公、互联网的隔离,能够定期查杀电脑病毒,定期维护升级电脑病毒软件,采取各种措施,确保安全;对接收到电子文件进行集中保存、集中备份,对档案数据进行多种介质备份;能够单独使用涉密介质,能够将涉密计算机或系统与非涉密计算机或系统物理隔离。
  4 应急方案演练普遍加强。各档案馆结合自身实际情况制定了较为完善的防火、防盗、防水等应急预案,大部分档案馆能组织相关人员就火灾等预案定期演练。
  经评估组认真评审,28家单位全部合格,其中评为优秀的单位有13家,占被评估单位的46.4%,评为良好的单位有7家。占被评估单位的25%。
  评估活动实践,取得较好成效
  1 解决了一批影响档案安全问题,消除了部分安全隐患。各档案馆以评估为契机,不仅完善各项制度,而且加强了各项安全措施建设。塘沽档案馆及时为库房等重要场所安装了门禁;南开区档案馆为消除火灾隐患,投入十多万元重新更换了老化线路;西青区档案馆对局馆重要场所增加了监控点位,扩大了视频监控范围,提高了档案安全管理水平;宁河县档案馆加快档案数字化建设进度,已完成全部馆藏扫描工作,平时查阅档案,做到档案实体不出库房,确保档案实体安全。在评估过程中,评估组还对房地产登记发证交易中心档案馆档案库房等重要场所钥匙交给物业保管,存在安全隐患的做法,予以了及时纠正。
  2 摸清了全市档案馆档案安全底数。市档案局评估组本着实事求是的态度,对全市各区县档案馆、专业(部门)档案馆共28个单位逐一评估,按照局领导的指示,严格标准,不走过场。通过评估,掌握了全市各档案馆档案安全第一手资料,第一次大面积全面摸清全市档案馆档案安全底数。
  3 推动了天津市档案安全体系建设。 自2010年国家档案局杨冬权局长从战略的高度提出“建立档案安全体系”以来,市档案局领导以高度的责任感和使命感,以敏锐的洞察力,紧扣档案系统发展脉搏,率先提出“在全市范围内建立和推行档案安全风险评估长效机制”,全市各区县档案馆、专业(部门)档案馆积极配合,加快了天津市档案安全体系建设步伐,推进天津市档案安全体系建设发展,为档案系统安全体系建设做了积极的探索和实践。
  评估活动存在的问题
  1 各区县、各专业(部门)档案馆基础设施建设存在安全隐患。经评估发现,全市大部分档案馆档案安全问题集中出现在基础设施方面:一是部分档案馆库建设滞后,不符合标准要求,存在安全隐患;二是消防报警和灭火系统不完善,部分区县档案馆无消防自动报警和灭火系统,在一定程度上影响对火险、火灾情况的预防和处置;三是有些档案馆未安装防盗报警系统;四是大部分档案馆监视监控设备安装不到位,库房内和档案利用场地无监控,在档案保管和利用环节存在一定的安全隐患五是大部分档案馆未建立温湿度监测控制系统,经实地检查,个别档案馆库房内的温湿度不达标,不利于档案的长久安全保管;六是电源管理工作有待改进,部分档案馆存在线路老化的现象,容易引发火险。七是门禁管理系统薄弱,大部分档案馆未安装门禁管理系统。
  2 档案技术保护和信息保密工作中新技术、新方法运用不多。
  除个别新建档案馆或者是规划在建的档案馆外,绝大多数档案馆未能设置涉密计算机房屏蔽设施,大多数档案馆未做到档案数据远程备份。在档案安全保护技术方面,受资金投入的限制,大部分档案馆的原有档案基础设施建设仍有欠账,无力推广档案安全保护的新技术。档案信息化对档案信息保密安全要求越来越高,部分档案馆信息保密方法和措施不多,效果不明显,存在―定的安全隐患。
  3 评估标准内容还需要细化,评分环节还需要统一。由于今年是第一次开展安全评估活动,各省市没有先例可借鉴,在评估标准和评分环节上都存在需要进一步研究和细化的内容。主要表现在:一是区县档案馆和专业(部门)档案馆在评估标准上应有所区别。二是4个评估组在实际评估活动中,对同一个评估项目扣分标准不够统一。
  后续应进一步的工作
  1 强化认识,加大档案安全宣传力度,提高档案安全意识。要充分认识档案安全的重要性,坚持和推进安全发展的理念不动摇。在工作部署上,实行责任到人;在具体工作安排上,要统筹安排,有部署有检查。加强档案干部业务培训,提高工作人员责任心。对工作人员要严格要求,规范工作流程,确保各个工作环节衔接准确,不出差错。特别是新搬迁或待搬迁的档案馆领导和工作人员要提高安全意识,加大安防力量,及时建立或调整应急预案,确保档案安全的迁入新馆。
  2 针对存在的问题,及时整改。各档案馆应立即行动起来,对照此次评估工作中查出的有关问题,逐一进行整改,制定切实可行的整改方案,对重点问题、尤其是长期得不到解决的问题,要采取积极有效的措施,及时查漏补缺,全面提高各项工作的水平,以确保档案安全。
  3 争取资金支持,加大基础设施投入。这次评估的结果表明,各档案馆在档案安全基础设施建设方面的欠账普遍较多,各档案馆确实要从保证档案安全、保证档案事业发展的需要出发,积极争取地方政府财政资金支持,加大安全设备投入力度,不断完善档案安全基础设施。
  思考
  通过这次档案安全评估活动,我们认为开展档案安全评估,是推动档案安全系统建设的重要手段,是保障档案安全的一项有效措施。为此:
  全方位开展档案安全评估。档案安全涉及档案工作的每个部门,档案安全评估应针对国家综合档案馆、专业部门档案馆和档案室。
  分层分级建立档案安全评估体系。省市县各级综合档案馆和专业部门档案馆保管档案的重要程度不同,档案安全的要求不同,应分层分级建立档案安全评估体系,进一步细化和分类档案安全评估指标。
  运用先进技术,科学确定评估标准。应采用德尔菲法、层次分析法、熵权理论等先进的评估方法,细化评分内容,科学合理确定权重,使档案安全的评估标准更加完善、科学、合理。
  依托专家,强化培训。建立的档案安全风险评估专家数据库,评估工作由专家领衔,加强学习培训,统一尺度,统一标准,力求评估公正、公平。

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