高职院校档案管理在教育发展中的地位研究_高职院校有哪些学校

　　中共中央书记处书记、中央办公厅主任令计划在今年出席“全国档案工作暨表彰先进会议会议”上强调，各级档案部门和广大档案工作者要以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，始终牢记为党管档、为国守史的神圣职责。进一步强调了档案管理工作在各行各业中的突出地位和作用，为更好地服务全局，覆盖需求，确保安全，科学配套，创新高校档案管理指明了方向。
　　一、高职院校档案管理工作的重要性
　　高职院校档案是在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它的一个重要特点即是原始性，具有其他资料不可替代的功能和作用。档案管理工作，是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。通过对学校档案的查找和利用，可以清楚地看到学校的历史发展情况，看到在各个时期所取得的成绩和荣誉，同时，也可以从中发现不足，以便总结经验教训，更好地开展学校的各项工作。
　　二、我过高职院校档案工作的现状
　　（一）高职院校成立原因多样造成档案工作复杂性
　　高职院校的成立与发展主要有几种模式，第一，整合几所成人高校、中职学校资源组建而成；第二，由原来的高等专科学校转向办高职教育；第三，社会力量投资兴办民办高职院校。丰富、多样性的高职教育决定了高职院校内涵建设的长期性、复杂性和多样性。这些院校由于建校时间短，在办学规模、教学管理、教学质量、教学经验等方面都较为落后，档案工作得不到足够的重视，因此，档案工作建设也显得更加困难和复杂。
　　（二）高职院校机构设置不健全影响档案工作建设
　　多数高职院校在建校初期都大力发展基础设施建设和教学基本建设，重视干部队伍建设、教师队伍建设及其他方面建设，档案工作建设往往滞后。有些高职院校没有将档案工作建设提到应有的高度，没有设置与学校发展、学校规模相适应的档案工作管理部门，档案经费匮乏。个别高职院校由于处在建设、组建初期，没有配备专职档案管理人员，而是由办公室人员兼职，由于身兼数职，没有足够的时间和精力整理档案，许多档案资料随意堆放。如何从源头抓档案工作建设，是摆在高职院校档案工作部门的重要问题。
　　（三）高职院校学制的特殊性加大档案管理工作难度
　　学生档案的收集管理是学校档案工作必不可少的重要组成部分。高职院校一般的学制为三年，而他们在校学习管理阶段在大一、大二完成，大三主要是实习为主。在此期间，要收集从学生入学到毕业期间所有的信息。学习成绩方面：有大学课程成绩表、奖学金鉴定材料等；政治表现方面：有入团（党）申请书、党团组织社会调查证明、学生奖惩材料、学生登记表、毕业生鉴定表等；身体健康状况方面：有入学体检表、毕业体检表等；此外还有学生的入学通知书存根、派遣证存根等。由于高职院校学生进校时整体素质不高，退学、休学等情况时有发生，学生档案流动性很大。这些问题都增加了学生档案的管理难度。
　　（四）高职院校库房建设不达标阻碍档案工作顺利开展
　　由于受办公条件限制，现在很多高职院校档案室达不到档案工作要求的三房分开，档案室所必需的基础设施配置不全，这些问题直接导致学校档案不能集中统一保管。出现了办公室管理文书档案、人事部门管理人事档案、财务部门管理财务档案、学生部门管理学生档案、后勤部门管理基建档案、教学部门管理教学档案。档案的安全性得不到保障，档案的有效利用得不到充分发挥，阻碍了学校教学、科研等工作的正常开展。
　　三、提高高职院校档案工作地位几点建议
　　（一）建立健全制度，集中统一管理
　　按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规和档案业务管理的要求和标准，制定包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、借阅、利用、编研等规章制度，并建立与学校办学规模相对应的、专门的档案管理部门。档案工作涉及各个部门 ,是一个复杂的系统工程 ,单靠档案部门的工作人员是难以完成的，因此，部门立卷制度在高职院校档案管理工作中的作用不容低估，要提高全校教职工的档案意识，在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中，努力做到“三纳人”，把档案工作纳人学校的规划和计划、纳人学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围，建立档案工作网络体系，形成由分管领导、档案管理部门、兼职档案员组成的档案工作管理网络，在档案工作领导小组的领导下，实现集中统一管理，使档案工作逐步规范化。
　　（二）增加设备投入，加强馆藏建设
　　档案库房是存放档案的场所，其保管方法和技术手段的优劣直接决定了档案的寿命及安全。高职院校要建立适合保存档案的专用库房，配置适宜档案库房管理的设施设备，安装防盗门、窗，配备消防器材，使用保持库房温、湿度的测控设备，配置防光窗帘，还应配备计算机、扫描仪、复印机、刻录机等开展归档工作的必需的硬件设备，以及收集本单位办公自动化系统信息数据所需的网络条件或手段。有条件的学校还应建立专门的陈列，展览场地，使馆藏建设由单纯的“数量型”逐步转化为数量与质量“并重型”。
　　（三）结合学校特点，建立特色档案
　　随着现阶段我国高职院校规模迅速扩大，各类高职院校学科专业化、多样化趋势日益明显，多元化、特色化的人才培养模式也在不断提升。因此，档案资料也要根据自己的特色收集，着重收集学校的重大活动，了解学校的发展方向、长期规划，要注重对校训、校歌、教风、学风、学生实习实训基地等特色档案的收集。档案内容建设在抓好常规管理的基础上，要以课程与教学重点，把握教育思想、培养目标、课程设置、师资建设、教育管理、校园环境、学校设施等方面的独特个性，结合校内外活动，积累特色材料，挖掘特色素材，反映特色精髓，充分提炼与强化富有独特与个性特征的档案材料，以更好地服务于学校和师生的发展。
　　（四）加强编研工作，提供有效服务
　　为使编研工作适应社会发展的要求，提供高层次的编研成果，高职院校要依据档案内容及学校的特点，编写《大事记》、《组织沿革》、《基础数字汇编》、《全宗指南》、《年鉴》等；还要从实践角度考虑，编写《校史资料汇编》、《历届毕业生名录》、《学术论文汇编》、《人事任免汇编》等，汇编出各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料。健全档案的检索工具，强化学校档案的服务功能，努力开发其教育功能。通过档案可以为领导者决策提供参考依据，为科研工作者提供学术交流平台，对外提供查证咨询服务，还可以通过办展览，起到再现学校发展历程和取得的成就，展示学校的精神风貌。使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。
　　参考文献：
　　[1]陆苏榕；高职院校档案工作存在的问题及对策[J]；《教育与职业》；2008年第36期.
　　[2]许建华；浅析高职院校档案工作规范化建设[J]；《佳木斯教育学院学报》；2011年02期.
　　[3]刘蔚；论高职院校档案工作服务能力的建设；《读写算（教师版）：素质教育论坛》[J]；2011年第18期.
　　

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