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新环境下档案工作者身份和能力的认识与提升 个人档案存放在哪里

发布时间:2019-05-23 06:52:14 浏览数:

  一、认识新的环境与挑战  (一)新的环境与挑战表现  对于档案工作者而言,新的环境与挑战表现在以下几个大的方面:电子数据与网络的广泛使用;新技术、新载体的不断应用;信息爆炸;库房、人员紧张;利用需求大大增加;社会关注度越来越大;档案人员的知识结构和能力相对不足;新的语境和新的话题不断更新;物联网、云计算、感应技术等又扑面而来……
  人类进入了信息时代。有人认为,人类目前已经到了信息时代和“无纸时代”,取而代之的是“电子时代”和“网络时代”。对此,我们不能完全同意这种观点。事实上,在目前阶段和相当长的未来,我们所面临的是:传统与电子相互长期并存的时代。我们可以称之为“双元时代”。
  形象地说,在档案的库房里,一方面,传统的档案虽“汗牛充栋”,但一份都不能丢;另一方面,大量电子文件的不同载体渊源不断地涌进库房。同时,为了安全和方便利用,我们还要及时将档案异质备份和异地备份。
  在“双元时代”,档案工作者的身份定位与能力提升都应与此相适应。
  (二)我们的观点与做法
  从人类发展的历史进程来看,任何书面语言记录载体的变化和演变都是缓慢而渐进的,而不会是突变。所以不要担心哪天早上醒来,我们所熟悉的一切都消亡了,要去面对一个我们不懂的世界。所以我们不应恐慌和跟风,要淡定与从容。做好当下的档案基础工作。
  无疑,“无纸办公”、网上归档和网上查阅等等形式给我们带来了许多方便,但这仍主要是在文件和信息的制作、传递和使用领域。对于我们搞档案工作的人来讲,我们更关心的是文件和信息的载体是否原始、真实、耐久、安全和利用方便。我们应当继续在这些领域加大研究和实践的力度。
  电子文件和网络是个新兴的和正在发展的事物,有着很多的优点,但也需要不断完善。有着致命的弱点和目前尚未解决的问题。如:对机器设备和电的依赖性、成本投入的高昂性、信息安全的风险性、信息内容的易改性、记录载体的不稳定性等等。而传统的信息记录与保存模式、载体仍还有着许多的优势,还是我们人类所最熟悉、最喜欢、最安全和最便利的。
  当然,面对新的载体和新的技术应用,档案人员也不可能无动于衷。事实证明,我们的工作性质和以往的知识结构,使我们对外界变化与冲击的认知相对滞后。因此,“及时补课”是非常重要的。
  在这一转型期,中国国家档案局提出了“三个三”的发展方向:即建设“三大体系”,包括覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系;树立 “三大观念”,包括大档案观、大服务观、大安全观;实施 “三大战略”,包括以人为本战略、服务先行战略、安全第一战略。
  二、档案工作者的多重身份重塑与转型
  新环境、新变化对档案工作从业者提出了新要求、新挑战,我们需要及时调整。要有新思维、新认识、新能力和新形象,才能有新贡献。
  (一)档案工作者的新定位
  在新环境下,档案工作者应是多重身份集一身:既是档案工作者又是社会普通成员;既是历史守护者又是未来传承者;既是文件价值的判断者又是文件价值的推广者;既是传统方法的运用者又是新技术的响应者;既是史料管理者又是信息的使用者;既是具体的操作者又是工作的指导者;既要关注档案又要关心文件;既是幕后英雄又是社会的公共关系专家… …
  (二)有为才有位
  档案工作者的社会地位、社会价值和社会认同不是自封的而是由我们从事的工作、面对的对象和作出的贡献所决定的。
  我们与其他社会成员一样,都对社会做贡献。但与他们又不一样,我们既对历史负责,也对未来负责。因此,我们的社会责任更多些。在一个正常的社会里,我们更应受到社会的认知、认可和认同,更应得到社会的尊重。当然,只有我们努力了,贡献了,我们才真正有我们的社会地位。
  (三)有所作为的价值取向、形式与效果
  新环境下档案工作者要树立正确的价值取向,即档案为社会服务,社会才会重视档案;档案为社会贡献越大,越赢得社会尊重;档案工作不能默默无闻,而要有生有色;要积极推进档案文化建设,提高档案工作者自身的文化自觉和文化自信,形成具有档案突出特色的行业文化。
  (四)努力实现新的转型
  新环境下档案工作者要努力实现新的转型,由“三线”转变为“一线”;由被动转变为主动;由“幕后”转变为“台前”;由“死档案”转变为“活信息”;由“一把锁”转变为“万能钥匙”;由档案库转变为思想库;由劳动密集型转变为科技密集型。
  三、对档案工作者专业能力的新要求
  我们对档案工作者提出一个基本的能力框架,以适应新的工作环境。1.档案工作者应努力做到“六个熟悉”。即:熟悉本单位的历史沿革、主要领导、重大历史事件;熟悉本单位的组织结构和下属部门情况;熟悉本单位的主要业务职能;熟悉本单位的档案品种、分类体系、数量和存放位置;熟悉本单位各个部门档案归档移交情况和利用需求;熟悉档案管理的相关法律、法规、标准制度和业务规范。2.档案工作者应努力成为读、写专家。3.档案工作者必须对新技术、新材料的应用迅速响应。4.档案工作者应有广泛的社会沟通与社会宣传。5.档案工作者应努力做好咨询与顾问工作。
  当然,在不同类型和不同性质的档案部门,对档案工作人员能力和素质的要求显然是不一样的。比如在档案馆、档案室、档案局(处、科)三种类型中的档案工作者就应有较大的能力和素质要求区别;档案部门的领导和具体工作人员的能力与素质要求也是不一样的;同样,不同工作岗位人员的要求更是不一样的:如,从事文件收集、排架整理、价值鉴定、库房保管、借阅利用、史料编研、业务指导、信息化、破损修复等工作的人员需要的能力与素质要求明显不同。
  四、能力提升与角色强化的途径和方法
  (一)高校档案专业教育的转型与调整
  目前,在中国,已有三十多所高等院校设立了档案系或档案专业,还有的设立了硕士生和博士生学位。每年分别招生几十人不等。按照各个院校师资力量的不同,同时,按照他们对社会需求和今后发展趋势的不同理解,大致可分为三大类基本教学学科模式和课程导向——或偏重历史学科、或偏重管理学科、或偏重信息学科。   不管怎样设计,这些也还是在探索实践之中。目的总是希望培养出能适应社会需求和今后发展的合格人才。即宽口径、厚基础、多选择、复合型的档案专门人才。
  (二)按新环境、新变化所进行的档案人员岗位培训
  在中国,由于地域广、单位多,基层档案文秘人员的需求量非常高,几乎每个单位至少需要一名档案文秘人员。光靠大专院校培养档案专业人才显然是远远不够的。同时,由于进入档案部门的门槛比较低,档案工作者往往是先工作再受训。因此档案专业岗位培训工作的任务是十分繁重的。在国家档案局设立了档案干部教育中心,在各省也大都设立了地区性的档案培训机构。
  如:国家档案局已经坚持在北京连续举办了11期中央国家机关档案人员岗位资格培训班(每年一期),对上岗人员应知应会的档案与文秘基本知识和基础课程,集中进行培训。主要课程有:文书学、档案管理学、科技档案管理学、专门档案管理、档案编纂学、档案保护技术、电子文件管理、档案信息开发利用、档案价值鉴定、档案法规知识、档案职业道德等
  (三)开展提升综合能力的档案继续教育
  根据环境形势的变化和工作的需求,对已经工作的档案工作者进行知识更新和知识补充,又称档案继续教育。内容不固定,每次培训课程突出相关最前沿、最需要、最管用的专题进行讲授、研讨和咨询,效果也非常好。每个专题都可作为一期培训班,例如档案法规体系建设、档案资源建设、档案信息开发利用、档案信息化建设、档案的宣传展览、档案安全防范措施、档案事业发展的热点问题、国际档案工作动态等。
  (四)解决档案管理中某些特定工作的专题培训
  为了适应电子文件和互联网的新环境与新挑战,有必要提升档案工作人员有关电子文件和信息化管理的知识与技能。我们举办了多期专题培训,特邀有关专家学者来讲授,主要课程有:电子文件与电子档案的特性;电子文件归档的原则与要求;档案管理软件的功能要求与选择;电子档案存储环境与归档载体要求;传统档案数字化扫描工作的要求与规范;电子文件与网络的安全风险与防范… …
  (五)开展广泛而有效的档案社会宣传
  可以采取以下的社会宣传方式,来推广档案工作:档案新闻发言人制度;档案史料的永久性陈列;面向公民配合社会纪念活动的档案主题展览;编辑出版档案史料汇编;拍摄播放档案文献电视片;档案馆建立学生教育基地;举办档案周、档案日活动;面向社会的史料征集活动等。
  (六)提高对机关、企业和社会的档案专业贡献
  在新环境下,档案工作者必须立足本单位,面向全社会,充分发挥出档案的独特作用,充分发挥出档案的资源优势,充分发挥出档案的记忆功能、凭证功能和参考功能这三大功能。
  总之,希望通过专业培训和对社会所发挥的独特贡献,能大大提升档案人员的自身素质和专业能力,大大提升社会角色认同和社会评价,更好地为社会做出贡献。
  作者单位:国家档案局档案干部教育中心

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