探析信息化背景下文书档案管理工作的创新

文/李赫恩

在信息化背景下，加快推动文书档案信息化管理创新是当前档案管理中的重点内容。一方面，能够快速、高效完成文书档案资料的传达，提高文书档案管理工作水平。另一方面，能够满足当前社会公众对文书档案提出的多样化需求，充分发挥档案价值。

从本质上来讲，创新文书档案信息化管理模式就是基于先进网络技术收集整理文书档案信息。因文书档案具有涉及内容广泛的特征，因此需要做好内容的分析和记录工作，如果依旧采用以往传统的人工管理模式，必然会耗费大量时间和精力，同时也难以保证管理质量。而基于信息化背景下的文书档案管理工作创新，能够提高档案管理效率节约人、物等的投入，为用户提供更为优质的档案服务。

提高文书档案管理效率。将信息技术应用于文书档案管理工作中，能够在原有基础上进一步提高档案管理效率。与传统人工文书档案管理模式比较，计算机技术进行档案处理能够缩短档案处理所需时间，同时也能够降低错误率。在进行文书档案资料查询时，只需要通过信息管理系统中的检索功能，输入日期、名称等关键词，即可快速找到所需要的档案资料。

文书档案管理更加规范。基于信息化建设的文书档案管理系统，能够促使档案管理模式更规范。传统模式下的文书档案管理大多采用“人工+纸质”的方式进行记录，不仅效率低下，也可能会出现记录错误。而在信息化背景下，应用计算机、大数据等先进技术进行文书档案管理，能够有效衔接各种文书档案，做好档案数据的定位管理工作，同时还可对非数字文书档案进行识别和存储，规范文书档案管理工作模式。

安全快速完成档案传递。在文书档案管理创新中，将先进的信息技术应用其中，能够进一步提高档案传递速度，保证档案信息的安全性。文书档案传输通过内部局域网即可实现快速传递共享，还能够有效避免文书档案在传递过程中丢失、损毁等情况，确保档案资料传递的安全性和完整性。

创新档案管理信息化工作理念。只有意识到创新文书档案管理信息化工作的重要性，才能从根本上激发档案管理人员的创新意识和工作积极性，以积极主动的心态做好文书档案管理工作。可以将信息化管理工作理念作为开展文书档案管理工作的引导，从根本上转变传统管理思想，有目的地开展档案管理创新工作。同时还要加大对文书档案管理的资金投入力度，引进先进的信息化管理设备、系统，提高信息搜集、整理、分类、保存等各项工作的效率和质量，发挥档案管理的信息化特征。

建立档案信息化网络管理平台。以数字化、信息化办公系统为基础，建立一套符合文书档案管理实际的信息化网络管理平台，并通过建立网站便于社会公众获取相应的档案信息。一是在网络管理平台设置专门用于文书档案加工的功能，为档案归档、修改等工作奠定良好基础。二是通过网络管理平台，根据档案价值进行分类整理，并存储至相应位置，以便进行档案查询和使用。

提高档案管理人员信息化水平。人才是保障档案信息化管理工作顺利开展的根本前提，这就要求档案管理人员具备信息管理方面的能力。要加大对档案管理人员信息化培训力度，组建一支具备专业水平、信息管理能力强的团队，从根本上提升档案管理效率和质量。一是对档案管理团队人才结构进行优化，既要有具备专业技能的管理型人才，又要有精通计算机、信息技术的复合型人才。二是应定期或不定期地组织专业培训，不断提升档案管理人员信息化水平。

加强档案资料的保密管理工作。信息时代虽然能够为人们提供海量的网络信息，但同时也对信息安全性、真实性产生一定影响，因此必须高度重视信息安全管理工作。对不可向社会公众开放的档案资料应做好保密管理工作，针对档案资料设置访问、查阅等权限，限制查阅的范围。档案资料投放网络前应实行严格检查，对于等级比较高的档案资料，通过设置申请验证、填写密码等程序，保证档案的安全。

档案信息化管理模式在社会经济发展中占据着重要地位，因此，应加快创新进程，不断提高文书档案信息化管理水平。

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