高职院校合同管理中的法律风险及其防范策略

缪彦珍

（清远职业技术学院党政办公室，广东 清远 511510）

我国《民法典》第四百六十四条规定：“合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议”。高职院校作为公益性事业单位，为更好地履行人才培养、科学研究、文化传承创新和国际交流合作的职能，广泛参与社会经济生活，合同则成为其参与市场经济的重要形式。因此，加强合同管理是高职院校防范经济活动风险、维护自身合法权益的重要保障，是新时期践行内涵式发展、推进精细化管理的重要一环。

1.1 推进依法治校的重要环节和必然要求

依法治校是推进依法治国基本方略的必然要求，自教育部《关于加强依法治校工作的若干意见》发布以来,各职业院校都在努力推进依法治校、依法办学，依法治校在职业院校得到了很好的贯彻实施。2019年2月中共中央、国务院印发《中国教育现代化2035》，在面向教育现代化的十大战略任务中明确指出，推进教育治理体系和治理能力现代化。提高教育法治化水平，构建完备的教育法律法规体系，健全学校办学法律支持体系。健全教育法律实施和监管机制。2022年4月20日，第十三届全国人民代表大会常务委员会第三十四次会议通过《中华人民共和国职业教育法》修订，自2022年5月1日起施行，该法也明确指出：职业学校应当依法办学，依据章程自主管理。所以各院校在持续制定、完善章程、合同管理办法等文件制度，其目的就是进一步贯彻落实依法治校的要求。

1.2 深化落实“放管服”改革在具体业务领域的重大新举措

紧紧围绕落实深化高等教育领域“放管服”改革的总体要求，通过明确合同的分级管理，提高对二级部门合同管理的授权，建立合同网上审批管理系统，便捷合同业务办理；
强化合同全流程管理监督，细化关键控制点，从业务、经济、法律和廉政风险防控及责任追究等方面完善合同监督体系。尤其是法律事务专门机构和二级单位合同管理专员兼职队伍建立后，法务专业化水平和专业化服务能力都将进一步提升，能切实解决合同管理中的痛点难点问题，真正体现“放管服”改革要求。

1.3 加强法律事务内控管理的有效措施

财政部《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕121号)等有关内部控制文件,对单位的合同管理控制提出了具体要求。因此，从内部控制的角度来讲,合同管理是职业院校内部控制的重要环节之一，院校建立健全合同内部管理制度，做好合同管理的职责分工、决策机制、订立审批、履行监管、考核追踪等各环节控制，对于有效地维护院校合法权益，改善院校内部管理水平，提高服务效果，防范合同舞弊，预防腐败起着重要的作用。

2.1 基于合同管理要素的法律风险点

2.1.1 合同管理机构缺位

部分高职院校受传统思维影响，对合同管理重要性认识不足，没有设置合同统一归口管理部门，而各二级部门出于工作需要，都会牵头对外签订合同。组织架构上的缺位以及二级部门各自为政，致使合同签订和审批程序混乱无序，院校无法对合同管理全过程进行统一监控。

2.1.2 合同管理人才匮乏

高职院校合同管理涉及的专业较为宽泛，需具备会计、审计、法律、基建等多方面专业知识，但现有院校大多是一般工作人员兼顾合同管理，很少配备专业人员。由于人员水平参差不齐，加上缺乏必要的业务能力培训、法制教育培训、职业道德培训，导致合同风险管控往往流于形式。

2.1.3 合同管理制度不全

部分高职院校没有建立完善的合同管理制度，有的院校虽有合同管理制度，但合同拟定、审批、执行等环节的规定没有与校内的招投标、采购、基建、科研、人才引进等业务制度贴合衔接，制度上的缺陷致使实际业务操作难以落地执行。

2.1.4 合同信息建设滞后

多数院校的合同档案管理仍停留在手工管理阶段，效率低下，合同及相关资料更新、留存滞后，不能发挥纠纷处理举证作用。部分高职院校虽引入了合同管理系统，但未与财务系统有效对接，不能实时了解合同所涉资金收支情况，容易在款项催收，支付过程中出现纰漏。

2.2 基于不同合同类型的法律风险点

2.2.1 物资采购合同

物资采购合同往往因为一些权利义务条款不清晰导致风险产生，比如，不能精准地确定教学仪器设备、办公用品等采购的物品种类、规格、数量、质量等级；
合同价格不清晰，对于长期合同没有考虑到价格是否随市场价格变动；
物品交付及验收方式含糊不清，特别是涉及多个教学点、联合办学、校外实习实训时，易引发物资交货纠纷；
遗漏相应的质保内容；
忽视违约责任、争议解决等条款的约定。

2.2.2 基建修缮合同

高职院校基建项目往往关注工期、安全等问题，但对将合同作为保障双方权益，解决纠纷依据的重要性认识不足，例如：对方资质审查不严格，易出现承包人借用、冒用他人资质非法参加工程投标、签订合同的风险；
院方利用优势地位，制定霸王条款，打击对方积极性，带来施工质量隐患；
项目管理人员不熟悉《招标投标法》《建筑法》等法律法规，对工程造价、安全责任、民工工资发放要求、工程款结算办法、质保金标准、工程变更价格调整的结算标准等不熟悉，为各种纠纷的产生留下隐患的风险等等。

2.2.3 国际合作办学合同

加强风险防控，是确保高职院校国际合作办学项目能否规范、健康和可持续发展的关键。现有国际合作办学合同中主要风险点在于：一是对外方资质认定不准确；
二是对于联合培养人才项目中的重要条款例如专业对接、课程衔接、学分互认、联合管理等问题的表述不清晰；
三是中外两种文本之间翻译的一致性审查不严格，容易产生歧义；
四是缺少准据法的适用规则，救济途径约定不清晰，没有优先选择有利于我方的仲裁机构和适用法律。

2.2.4 科技服务合同

科研技术合同专业性要求高，在遵循一般合同规范的同时，务必理清相关的项目验收标准、行业标准等，否则将可能造成不可逆转的损失[1]。实践中常见问题有不具备独立法人身份的二级学院、课题组、研究中心代表院方签约造成潜在法律风险；
在横向科研合同双边关系中，因合作方的研究方向、业务范围、代理资质等信息不对称引发风险；
科研合同中关于合作科研成果归属，知识产权保护、双方收益权、成果完成人奖酬权、保密等重要条款缺失，文字表达不清引发风险。

2.2.5 人事劳务合同

一方面我国高校在编教师由终身任命制逐步向聘用制转换，目前聘用普遍以《关于在事业单位实行人员聘用制度的意见》为蓝本，但该聘用合同属性认定模糊，发生纠纷时常处于无法可依的状态[2]；
另一方面对于人事代理、劳务派遣、返聘、外聘等几种编外教师采用签定劳动合同的，如果对劳动者工作性质、工作期限界定不清会产生法律风险。人事劳务合同执行过程中一个主要风险在于没有满足解除条件单方面解除劳动关系,或单方面解除但没有提前通知对方,面临支付违约金或其它赔偿等风险。

2.3 基于合同执行过程的法律风险点

2.3.1 合同签订

在文本拟定、审核及签署等环节都会存在一些风险，例如合同主体不合格、合同内容违法违规、权利义务不对等、合同用语不规范、条款细节不严谨等问题，此外，因合同起草专业性强，承办部门喜好不加修改地适用对方提供的合同版本，丧失主动权，不利于维护学院利益[3]。合同审核阶段，资质审查“走形式、跑过场”，不能及时查找合同实体或程序上的重大遗漏；
在合同签署阶段，二级部门未经授权或越权签署，高层管理者对合同签订存在的风险缺乏足够的认识，权限配置不合理，易诱发舞弊行为。

2.3.2 合同履行

合同履约中的风险在于：牵扯到合同条款的变更，特别是定金、付款方式等重要条款，不按法定程序办理，仅为口头约定过于草率；
对合同履行缺乏必要的监督，除了财务部门在最后付款环节的形式审查外，再无其它监管控制措施；
合同履行的过程材料残缺，无法跟踪监管并及时发现问题；
合同纠纷处理机制不健全，未按照合同约定及时追究对方责任，贻误解决时机，给院校造成不可挽回的损失。

2.3.3 合同终止

人们在注重防范合同签订、履行风险时，往往容易忽视合同终止后的风险，比如说合同终止后，当事人没有遵循诚信原则与交易习惯，履行通知、协助、保密、善后处理等法定义务造成损失。另外合同履行完毕后，对合同档案没有及时妥善归档，为日后查阅也会造成不便。

3.1 加强培训，强化法治观念

党的十九届四中全会审议通过了《中共中央关于坚持和完善中国特色社会主义制度、推进国家治理体系和治理能力现代化若干重大问题的决定》，依法治校是深化教育改革，推进内涵式发展建设的重要内容，是高校实现治理体系和治理能力现代化必然途径。合同管理是依法治校的重要内容，普及合同法及相关法律知识，对维护院校合法权利不受侵害，推进教育事业健康平稳发展有着极其重要的作用。一方面要重点学习合同法，强化法律意识、廉洁意识和依法办事的观念，提高办事能力，另一方面应当结合业务情况鼓励学习基建、财务、科研、劳资等相关专业知识，及时了解市场行情及业务发展动态，提高风险防范意识[4]。

3.2 建立完善的合同管理组织体系

加强顶层设计，按照“统一领导、分级负责”的原则，制定科学合理的合同管理机制，具体包括：首先成立学院层面合同管理工作领导小组，由一名分管副校长亲自挂帅，办公室、财务、审计、纪检、招标办等职能部门参与；
其次明确合同归口管理部门，对合同进行统一管理，合同承办部门、财务处、监察审计处等部门各负其责、各尽其职，通力协作开展合同管理工作；
再次各部门设置专职合同管理人员，将统一归口管理和分类专项管理紧密结合，提高部门间的沟通、协作和相互监督，充分发挥合同在教育教学中的作用。

3.3 健全合同管理制度

合同管理办法是合同管理的纲要，首先要依据《民法典》等法律规范建立本校的合同管理办法，对合同立项、谈判、起草、审核、签署、备案、履行、变更、解除、纠纷处理的程序和规则等各个环节进行全面部署，统一规定；
第二要建立与合同管理办法相配套的工作细则，例如授权委托、审核会签、合同专用章使用、合同档案查询和保管、合同人员岗位职责、合同评价等等，使合同运作全过程的每个环节做到有据可依，并处于有效的监控状态。

3.4 优化全程性、动态化的管理流程

在合同签订前，将合同风险防范关口前移，加强对合同相对方的资信调查，从源头上规避法律风险，积极推行格式合同文本，不仅使合同条款更加专业、准确、全面、严谨，也可以弥补签订人员的法律水平参差不齐的不足；
合同审核时应从主体适格，内容合法，条款完备，表述准确等几个方面严格把关，减少法律风险；
履行时要加强过程动态管理，对于周期长、标的大、涉面广的合同建立定期汇报机制，承办部门适时运用撤销权、变更权、不安抗辩权等法律手段，排除履行障碍，防止违约行为发生；
合同执行完毕要对各类资料分类编号整理，登记在册，及时归档，要对合同运行情况进行评估，检查和评价合同中的薄弱环节，要见微知著、防范未然。

3.5 加强合同管理智能平台建设

大数据环境下要做好合同管理工作，信息化建设是一项重要保证，应将合同立项、调研、评估、审批、授权、签约、履行、变更、解除、归档等多个模块切入合同管理信息系统，深化大数据运用，加强合同数据全方位管控支撑，从而实现合同精细化管理。

高职院校合同管理是一项涉及部门多、业务类型广、流程复杂的系统性工程，要以法律为基石，院校各级领导及职能部门负责人应以合同管理制度为指引，提高业务人员素质，完善流程动态管控，充分发挥合同在教学、科研中的作用，为高职院校实现治理体系和治理能力现代化提供坚实保障。

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