重大活动和突发事件档案管理的难点及对策

李敏

（恩阳区委党政网络管理中心，四川 巴中 636063）

社会经济的发展，历经了很多重大活动、突发事件，这些都将成为发展历程。档案是对党委政府中心工作的真实记录，也是国家档案资源的主要部分之一。积极开展重大活动、突发事件档案管理工作，是为服务于国家治理体系及治理能力现代化而存在的[1]。鉴于此，此次针对重大活动、突发事件进行了深入研究、分析，为了能够从根本上解决重大活动、突发事件档案管理难题，对目前存在的不足总结了相应的解决对策。

1.1 价值的特殊性

重大活动、突发事件档案有其独特性，它更体现了“重大”“突发”，本身与一般事件有区别上的不同，而且影响极为深远，更具有查考价值，通常形成历史节点，历史概括，更积累了大量突发事件、重大活动等有关事件的应急经验，在关键的时刻能够起到重要的作用[2]。例如，武汉新冠肺炎疫情发生后，相关部门参照利用了北京小汤山医院建立形成的档案，迅速建造了火神山医院。这足以说明开展重大活动、突发事件档案管理工作，能够给突发事件应急提供有力的借鉴及经验，保证防控工作的有序开展。

1.2 形成的阶段性

北京奥运会、上海世博会、国际园博会、青奥运等重大活动，“5·12”大地震、南方雪灾、台风“莫拉克”等突发事件，有些事件及活动发生数天，甚至长达几个月，事件档案的形成都体现了阶段性特征，所以，档案收集也存在特定时间规定。

1.3 来源的广泛性

重大活动的开展，或者是突发事件的处理，需要很多部门、单位共同参加，如开展的“世界运河城市论坛暨世界运河大会”，参与此次活动的部门超过20 个。为了能够防控新冠肺炎疫情，国家在不同地区建立防控指挥部，卫健、应急等多个部门，不同行业领域与社会的其他成员也参与在其中，涉及的单位部门较多，事件形成过程中形成的资料档案，都是与经济、社会、生活息息相关，不仅来源范围广，而且相对更为复杂[3]。

1.4 载体的多样性

由于社会信息呈现多元化特性，所以，档案载体也突出了多样化特性，将文字、照片、音频、音像、实物、网页平台等不同的资料都归入至档案范围中，才能充分地体现重大活动、突发事件的原貌。

2.1 收集不完整

一般在档案的形成过程中，收集不齐全是主要的问题，因此重大活动、突发事件档案的产生有阶段性，而且来源相对较广等特性，活动结束，突发事件处理完毕，会在部门、个人存储大量的档案材料，这会导致材料不能第一时间完整收集，时间一久会出现丢失的情况，不管部门或者是单位，有些对档案管理工作非常重视，有些却不是很在意，档案收集情况存在极大的差异性。有些工作人员本身认知不足，在管理档案期间，将红头文件认为是档案，其他照片、音频等不作为管理范围，再加上部门条件的影响，不能将大量电子档案进行完整收集。

2.2 管理缺乏集中性

开展重大活动，处理突发事件形成的档案管理工作，通常都是安排参与单位对材料进行收集并做归档，参与单位的多少决定了档案全宗的数量，而分散归档、管理会导致特定档案缺乏完整性。

2.3 利用不便捷

档案本身数量较少、保存较为分散、没有构建专题数据库等，任何一类问题都会导致档案的使用受到影响，党委政府在对照借鉴，相关部门学习以往经验，社会各界进行研究工作期间，档案部门可能无法给其提供全面的档案资料，难以发挥自身的档案信息服务，更不能实现跨地区、跨部门的档案调用及共享。例如，新冠肺炎疫情早期阶段，部分地区综合档案馆寻找非典处理的档案，但是馆藏内容极少，无法给此次疫情防控提供更为有利的借鉴[4]。档案过于分散，导致档案深度开发受到影响，通过调查显示，不同地区的档案部门通过非典档案产生的研究成果极少。

为了从根本上解决重大活动、突发事件档案工作中存在的问题，必须攻克常规模式，应实行“特事特办”，要对发生的重大活动、突发事件进行细致的规划和运作，将每一件事件都当作“战场”进行系统的筹划和落实。

3.1 加强组织，形成管档治档合力

对于档案管理方面，应该建立各项工作机制，如档案管理部门归口管理、主办部门牵头承担责任、相关部门参与等。档案管理部门应该将重心放在重大活动开展、突发事件发生状况，提前介入，主动地开展协调工作，并能积极宣传，规范指导，严格监督，使重大活动、突发事件档案工作能够顺利开展。档案馆应该履行自身的职责、积极服务，安排专业人士参与到管理工作当中，对重大活动、突发事件档案工作进行指导、审核与移交。主办及承办单位需要第一时间和档案部门进行沟通，根据实际情况建立档案工作机构，或者安排档案管理责任部门，开展档案工作协调会议，一起探讨制定档案归档范围、整理规则、管理工作计划等，保证文件材料能够符合归档要求和时间。还需构建工作网络，针对相关的工作人员定期开展档案管理培训学习。让各个部门、单位都达成共识，步调统一，责任到人，保证档案管理工作能够顺利开展[5]。

加强组织方面，档案部门发挥着十分关键的作用。档案部门应该“不忘初心”，开展重大活动、突发事件档案管理工作时，应承担自身的责任。首先，职责所系，落实好指导、管理工作，是档案部门必须履行的行政管理、保管利用职责要求，也是档案工作以服务为大局的需要，对促进档案事业的发展有着十分重要的意义。其次，效能突出，有效开展档案管理工作，能够让档案在社会事务中更有影响性，也能发挥其的价值作用，能够让档案资源更加丰富，对馆藏结构起到优化作用，能够让档案人员的各方能力及水平得到有效提升，保证其能够具有良好的综合素养。最后，促进发展，不管是党委，或者是政府直接领导，都要对重大事件、突发事件高度重视，因为这些都是国家大事及要事，档案部门需要主动出击，有关领导必须给予各方支持，通过构建良好的有利条件促进档案管理事业的进步及发展。

3.2 以事行策，拓展档案收集途径

对于重大活动、突发事件档案管理工作当中，档案收集完整显得尤为关键。必须运用和一般档案收集有区别的手段、操作流程，但是也不能运用完全一样的模式，应该以事件的实际状况，对工作方法进行创新和调整，适宜事件的处理。

（1）事前参与，跟进整个过程。有些重大活动、突发事件本身有着较高的规格，发生、持续时间较久，需要多方部门、单位参与，同时对社会有深远的影响，作为档案部门需要积极进行信息搜集，掌握事件发展的各个动态情况，主动和有关部门进行联系，筹备及立项期间，需要及时加入至组委会等指挥部门，建立档案资料小组，构建专职或者兼职档案小组团队，制定相应的档案管理工作方案，必须对档案资料进行全面收集、整理和归档，还需要对档案人员做好培训工作等。

（2）事中参与，严格规范。当发生有重大公共卫生事件等突发事件，档案部门需要以事件的发展状况、处理过程，积极和指挥部门等进行联系，第一时间构建档案工作网络，对相关部门、单位召开工作会议，对档案工作方案等提出要求，有效指导档案收集范围及手段。

（3）事后协调，加强指导。如举行重大节庆活动、举办重大赛事等重大事件，对于档案部门来讲，开始可能都是不知情的，不能早期参与其中。鉴于此需要在事后开展协调会、上门指导等方式与有关单位进行对接，保证档案收集、整理、归档工作的顺利开展，这样能够在要求的时间内将档案转移至馆藏[6]。

（4）接收征集，同时开展。应该针对重大活动、突发事件形成的档案，可以利用官方途径进行收集，综合档案馆也应该面向社会发布征集公告，从多个方面对档案资料进行系统的收集，让重大活动、突发事件档案更加完善。例如，庆祝新中国成立70 周年活动当中，很多档案部门都面向社会征集了不同的档案资料，群众也积极地将家庭档案、个人档案进行了捐赠，真正地推动了档案管理工作的有效开展。

（5）紧跟时代，全面收集。在档案管理工作当中，对于资料的收集不仅包括文书档案，还应该对照片、音频、音像、电子档案等进行积极收集，让档案数量变得丰富，也能增加档案类型。我们处于一个新的时代，不仅需要对报纸、广播等传统新闻媒体报道进行收集，还应该针对政府网站、官方微博等新媒体、自媒体的信息进行有针对性地收集，让档案能够突出立体性，也要丰富多样化。

3.3 统一管理，突出档案内在价值

在对重大活动、突发事件的档案进行整理期间，通常有下面几类方式，一类是由档案部门安排有关工作人员，或者建立小组团队参与整个过程，工作团队主要进行整理归档；
如果档案数量偏多，可以以外包服务方式归档；
还有一类是安排给参与部门开展整理归档工作，档案部门作为引领，根据进馆要求对档案进行组件、分类、排列、编号、编目等。

完成归档工作后，需要第一时间将其转交至国家综合档案馆进行统一管理。在重大活动结束之日开始90d 内，突发事件处理后60d 内必须将档案进行移交。为了能够从根本上处理档案资源零散、利用效率低的问题，综合档案馆建立专门的重大活动及突发事件全宗，保证单一活动及事件档案能够统一管理[4]。

档案被移交进馆后，同一时间也要将电子档案进馆，电子档案可以从纸质、实物等数字化中收集，也可以通过电子文件单套制归入档案。例如，有较多数量的照片、音频等。电子文件电子化单套制归档技术也逐渐运用普遍，电子档案凭证效力法律法规也逐渐完善化，所以，能够利用电子文件电子化单套制归档管理。另外，应该在相应的要求下，将重大活动、突发事件档案资源进行收集，形成专题数据库，这样能够促进档案的开发。

档案的存在的目的就是能够被合理地利用。因为一些情况的需要，部门需要准确并迅速地给出相应的档案资料。应带领专业力量进行专题调研，开展展览会、拍摄专题视频等。或者针对党政机关等开发数据库，让其能够在线搜索、检索资料等，这样能够实现智慧档案管理目的[7]。

3.4 系统推进，加强档案治理能力

部门在针对重大活动、突发事件档案进行管理期间，应该系统推进，保证自身的档案治理能力得到有效提升，这需要从下面几方面入手。首先，构建和谐的内外部环境，应该对档案相关法律法规内容进行积极宣传，定期组织单位分管档案工作的领导、工作人员培训学习，增强整个社会的档案意识，保证档案工作人员有良好的业务能力、综合素养。制定适宜当地的管理方案，有效处理重大活动档案管理过程中出现的问题，让该期间产生的成本都归为部门预算。其次，实施科学的推进措施，在档案部门引领下，积极落实重大活动、突发事件档案管理工作，还需要通过专项监督、执法检查等，对有关单位落实档案管理工作情况进行实时监督，更在规定时间内将其移交进馆。如果工作人员未按照规范执行，需要让其在规范时间内及时整改，否则将通报[8]。最后，制定适宜的激励机制，重大活动、突发事件档案管理工作的开展，还需要将其归为各部门、单位年度目标考核当中，让部门及单位能够充分意识到档案管理的重要性，让其承担相应的责任。开展档案交接仪式、表彰大会等，对档案管理表现突出的部门或个人，可以给予相应的奖励。

总体来讲，重大活动、突发事件档案管理工作尤为重要，应该针对管理中存在的难点、问题进行深思，注重档案管理建设工作，让其逐渐现代化、规范化，这样才能保证档案管理成效，让档案真正的体现其的价值性。

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