开放大学档案信息化建设的问题与对策

刘莉莉

(安徽开放大学，合肥 230022)

当今，互联网发展日新月异，信息化浪潮席卷各行各业，数字化已成为推进档案治理现代化的重要支撑，档案事业迎来了千载难逢的发展机遇。2008年，《高等学校档案管理办法》规定“组织实施档案信息化建设”“促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”[1]；
2020年，《中华人民共和国档案法》新增“档案信息化建设”的规定[2]；
2021年，《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“加快推进档案信息化建设”“信息化与档案事业各项工作深度融合”[3]。可见，推进档案信息化建设已成为高校档案事业发展的必然趋势。作为“以现代信息技术为支撑、以‘互联网+’为特征”的新型高等学校[4]，我国的开放大学(广播电视大学)经过40多年的办学，积累了丰富的信息化经验，在加快档案信息化、信息技术赋能档案事业高质量发展方面理应走在前列。

近年来，档案学界围绕新技术的引进、应用、影响等方面进行了讨论和研究，相关内容涵盖了主要的档案业务工作[5]。根据在中国知网(CNKI)的检索数据(时间：2022年5月1日)，以“档案信息化”为篇名的期刊论文7 133篇、学位论文69篇，聚焦档案信息化的总体规划、档案信息资源、数字档案馆、软硬件技术应用、人才队伍建设等热点话题。但进一步梳理发现，其中主题涉及开放大学(广播电视大学)、开放教育的仅4篇，第一作者单位为开放大学(广播电视大学)的也仅有43篇。可见，不论是档案学界还是开放大学自身，对开放大学档案信息化的研究都极其匮乏。另一方面，我国开放大学拥有1 674.7万毕业生、497.3万在籍生[6]，具有办学层级多、学生分布广、档案遗留问题多等特点，对远程化、信息化的档案服务需求更加迫切。但在现实工作中，与开放大学“互联网+大学”的办学定位相比、与海量的档案利用需求相比，开放大学档案信息化建设还有较大差距，相关研究还亟须加强。本文旨在通过实证研究，深入了解我国开放大学档案信息化建设存在的问题，提出相应对策和建议，为开放大学提升档案信息化水平、全面实施数字化转型提供决策依据。

(一)样本选择与问卷设计

本研究以全国开放大学档案馆(室)为研究对象，综合考虑地理位置、区域发展水平以及开放大学建设成效等因素，选择10所开放大学开展问卷调查及统计分析，以此了解开放大学档案信息化建设情况。

根据问卷编制流程，课题组编制了“开放大学档案馆(室)信息化建设情况调查问卷”作为研究工具。该问卷包括机构设置与人员配备、顶层设计、基础设施、信息资源管理、安全保障共5个维度、25个题项。具体分布情况见表1。

表1 开放大学档案馆(室)信息化建设情况调查问卷主要内容

(二)问卷调查结果

1.机构设置与人员配备情况

在机构设置方面，6所开放大学没有专门机构负责档案信息化工作。在专职档案工作人员数量方面，专职档案工作人员人数在3人以下的有8所开放大学，其中有2所开放大学仅有1名专职档案工作人员，有3所开放大学仅有2名专职档案工作人员；
人数最多的有6名专职档案工作人员。在年龄方面，40岁以上的占比56%，30～40岁占比37%，30岁以下仅占7%。在性别方面，有男性专职档案工作人员的开放大学仅有2所，共3人，8所开放大学无男性专职档案工作人员。在技术职称方面，工作人员具有副高级以上职称的开放大学仅有1所、共1人。在专业结构方面，专职档案工作人员中有档案学专业背景的开放大学有3所，有计算机专业背景的有2所，同时具有档案学专业和计算机专业背景的仅有1所，同时没有档案学专业和计算机专业背景的6所。在学历方面，专职档案工作人员中具有本科及以上的占比96%，但6所开放大学无硕士人才，10所无博士人才。

2.顶层设计情况

在档案信息化是否得到校领导重视方面，80%的开放大学校领导重视档案信息化工作；
70%的开放大学给予档案信息化专项资金支持，其中专项资金20万以上的有2所，在10万到20万之间的有3所，5万以下的有2所；
80%的开放大学制定了档案信息化工作规划，其中50%是初步的工作规划；
70%制定了档案信息化工作规章制度、标准体系，其中50%是档案工作基础制度；
校领导重视档案信息化工作，并同时给予专项资金支持、制定工作规划和规章制度及标准体系的开放大学有4所，占比40%。

3.基础设施情况

在档案信息化基础设施配备方面，开放大学档案馆(室)均配备了充足的计算机、打印机、复印机、扫描仪等基础设备开展档案信息化工作，但照相机、移动硬盘、录音机、投影仪、录音笔等设备并未完全配备到位，其中5所开放大学档案馆(室)没有配备照相机、3所没有配备刻录机、6所没有配备投影机和录音笔。

4.信息资源管理情况

在信息资源收集方面，只有2所开放大学实现了纸质档案和电子档案同步归档，其余8所仅收集归档纸质档案，只有1所实现档案系统与OA系统对接。在信息资源查询方面，10所开放大学均配备档案管理软件，其中8所是网络版，2所是单机版；
4所档案目录全部录入并且能够提供综合检索查询，6所档案目录部分录入并且只能提供简单查询。在信息资源利用方面，10所开放大学均未实现档案馆(室)全部档案数字化，其中，7所部分数字化，3所未开展档案数字化工作。在档案提供利用方面，7所开放大学提供档案部门内部服务，3所提供校内网络服务，10所均未提供基于互联网的档案利用服务。

5.安全保障情况

在档案信息化安全保障方面，5所开放大学没有采取安全保障措施，5所没有专人保障系统安全，6所没有专人维护档案数据库安全；
采取安全保障措施且有专人保障系统安全和维护数据库安全的仅有3所开放大学；
没有采取任何安全保障措施的有3所。

综上所述，开放大学在推进档案信息化建设方面取得了一定成绩，比如校领导重视档案信息化工作、档案意识较强、纸质档案收集比较齐全完整、纸质档案数字化基础设施配备充足等，这些都为档案信息化建设提供了坚实基础保障。但由于开放大学组织体系性强、办学形式多样、学生群体庞大、管理平台众多等原因，在推进档案信息化建设方面还比较缓慢。

基于对上述10所开放大学档案信息化建设情况的问卷调查，结合实地考察、座谈交流、电话咨询等多种方式，梳理出开放大学档案信息化建设存在的五个方面问题。

(一)体制机制不够健全

整体架构方面，由于对档案信息化工作重要性认识不够到位，多数开放大学没有成立档案信息化工作领导小组(或委员会)来专门负责档案信息化工作，学校党委、行政定期听取档案信息化建设情况汇报的工作机制尚未建立，档案信息化工作体系仍停留在起步阶段。

组织结构方面，人员结构有待优化，专职档案工作人员年龄、性别、专业结构不够合理，高层次人才和复合型人才较少，无法为档案信息化建设提供有力的人才保障。

外部协作方面，协同推进不够有力，档案馆(室)与教务、科研、财务、学生、人事等有关职能部门在推进档案信息化工作中分工不够明确、配合不够密切、沟通不够顺畅，对档案信息化外包单位管理也需要进一步规范。虽然多数开放大学制定了档案工作基础制度以及档案信息化工作规划，但还不够全面系统，需结合开放大学实际情况进一步修订完善。

(二)基础建设不够到位

多数开放大学配备了充足的用于纸质档案数字化的加工设备，但用于声像档案、实物档案数字化的加工设备配备不够齐全，档案数字化存储设备仍有欠缺，虽然大部分开放大学都投入了一定的专项资金，但与档案信息化的需求相比，资金投入力度还有待进一步加大。开放大学信息技术优势在档案信息化网络建设发挥不够明显，部分开放大学校园网建设相对滞后，基于互联网的档案业务环境仍需加快推进。

(三)资源建设力度不够

受传统观念的影响，多数开放大学重视纸质档案的收集，但对电子文件的收集归档缺乏重视。档案系统与电子公文系统(OA)、专项业务系统等的资源数据对接、共享和可视尚未实现，主要表现为：档案目录信息没有全部录入档案系统，馆(室)藏档案目录中心数据库建设不完善；
相关档案业务信息收集只是相互孤立的条信息，没有形成相关面信息；
馆(室)藏档案数字化率还处于较低水平。总体档案数据治理能力有待提升，在推进数字档案馆(室)建设方面还需下更大功夫。

(四)服务利用仍需优化

多数开放大学档案系统迭代更新不够及时，检索功能只局限于基础检索，智能化、综合化、个性化检索功能缺失，且开放大学体系内各级档案网络无法实现互联互通，远程认证体系处于空白，档案数字资源无法实现跨区域、跨部门共享利用。同时，服务渠道和形式不够多样，档案资源服务利用主要依赖于档案部门人工查档和校内网络服务模式，基于互联网和微信、微博等移动平台开展档案查询利用方式还未建立，尤其是常态化新冠肺炎疫情防控期间，师生员工足不出户在线查阅利用档案的需求日益凸显。

(五)安全保障有待完善

大部分档案信息化机构没有专人保障系统安全和维护数据库安全，档案在信息化及后期管理过程中存在一定的失密、泄密风险。多数开放大学制定了针对实体档案安全的应急预案，但缺少对档案信息安全方面的保障措施，防范和抵御档案信息安全风险意识薄弱。

(一)创新档案信息化建设体制机制

创新体制机制，是推进开放大学档案信息化建设的内生动力。开放大学需健全组织架构，成立档案信息化工作领导小组等议事协调机构，加强对档案信息化工作的总体设计[7]。同时优化完善校内各部门协同共建、协同共享机制，强化外包单位管理，相关单位各司其职，逐步形成“科学规范、分工明确、密切配合、管理有序”的档案信息化工作机制。更要健全人才保障机制，根据工作需要适当增加专职档案工作人员，不断优化档案工作人员性别、年龄、专业以及学历等结构，强化业务培训，切实提高综合素质；
加大复合型人才和高层次人才的引进力度，充分发挥开放大学人力优势，促进人才跨部门流动。扎实推进档案制度建设，构建起系统完备、科学规范、可操作性强的档案制度体系[8]。

(二)夯实档案信息化建设基础

基础设施是开放大学开展档案信息化建设的前提。开放大学应进一步优化档案信息化硬件设施，加大资金投入，配备充足的档案数字化加工和存储设备，以满足不同载体档案数字化的实际需要，统筹设立档案信息化专项资金，将其列入学校年度财务预算，确保档案信息化工作与学校业务工作、智慧校园同步建设、同步发展；
充分发挥开放大学的信息技术优势，积极推进档案信息化网络建设，加快构建基于互联网和移动端的档案业务环境。按照全国档案事业发展规划以及各省级档案事业发展规划的目标要求，结合开放大学实际，制定完善档案信息化工作规划，增强档案信息化建设的前瞻性和统筹性。

(三)加大档案资源建设力度

档案资源建设是档案信息化建设的核心。开放大学教学、教务、科研、办公等管理平台众多，各类数字档案、电子公文分散于不同平台。要加强电子文件移交、接收工作，完善电子文件收集归档机制，逐步推动档案资源体系建设由以纸质档案为主向以档案数字资源为主转变。重点做好档案管理系统与电子公文系统(OA)、专项业务系统等的数据对接和信息共享，实现档案全生命周期管理，避免多头收集、重复收集。大力推进档案目录中心数据库建设，完善关键数据信息，提升档案数据治理能力，使逐条的档案业务信息转变为系统的档案数字资源。同时推进数字化档案全文数据库建设，采取有效措施做好档案存量数字化、增量电子化工作，切实提高馆(室)藏档案数字化率。

(四)优化档案服务利用

在档案信息化建设中，档案工作的业务重点主要着眼于档案资源的利用[9]，这是开放大学档案信息化的根本目的。开放大学要尽快配备网络版及移动版档案管理软件，优化档案检索功能，推进档案检索功能由基础检索向智能化检索、综合化检索和个性化推荐检索方向发展[10]。利用开放大学办学体系优势，探索建立开放大学档案合作联盟，实现国家开放大学体系内各级档案网络互联互通，促进体系内教学类、学籍类档案远程共享利用，通过大数据、人工智能等先进技术，推进档案资源利用网络化[11]，积极开展互联网和微信、微博等移动平台档案查询利用。拓宽档案资源利用支持服务渠道，构建精细化、智能化运维服务知识库，实现私信、短信、微信“三位一体”的档案利用支持服务体系。同时做好与政务系统、全国档案查询利用服务平台的对接，实现资源共享，使师生员工足不出户就能享受到高效、便捷的在线档案利用服务。

(五)完善档案信息化安全保障

档案工作的安全底线，直接关系到档案信息化工作的可持续发展和档案作用能否有效发挥。开放大学档案馆(室)应从推动学校各项事业科学发展的高度把档案信息化安全工作抓实抓好，要坚持“安全引领、管理科学、保障有力”的工作原则[12]，完善档案信息安全工作运行机制，使数字档案信息资源系统与其他信息系统有效隔离，提高档案信息化软、硬件设备的安全水平，加强对档案数据备份的安全管理。严格执行档案信息安全保密制度，对给开放大学提供档案信息化外包服务的公司实施监管，确保档案在信息化及后期管理过程中不失密、不泄密。制定和完善档案信息安全应急预案，强化线上线下安全培训、应急培训和处置演练，确保责任到人，不断提高档案工作突发安全事件的应急处置能力。

推进档案信息化建设是开放大学适应新时代档案工作的必由之路，也是开放大学利用先进技术手段服务事业发展需要和师生档案利用需求的重要举措。但是档案信息化建设是一项长期工作和系统工程，开放大学必须进一步认识档案信息化建设的必要性和重要性，统筹发展与安全，加快推进档案信息化建设，建立健全档案资源利用服务体系，不断提升档案信息共享服务能力，更好地发挥档案数字资源的作用，切实提高师生员工的档案利用满意度。

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