【浅谈高校内部控制流程再造】内部控制失败案例2017

　　一、概述 　　2008年5月，财政部发布了《企业内部控制基本规范》，2010年4月26日，财政部会同证监会、审计署、国资委、银监会、保监会等部门联合发布《企业内部控制配套指引》，鼓励非上市大中型企业、单位提前执行，高校等事业单位参照执行。高等学校作为教育事业单位，经过1989年以来的连续扩招，无论在校生规模、学校资产总值、学校资金总量都有很大的增长。据统计显示，高校经过20多年的快速发展，无论人员数量还是经济总量，与20年前已经不可同日而语。1989年实施高校扩招以来，在校大学生从208.2万达到2979万，2009年高校教职工达到211万人，全国教育经费达到16502.7亿元，其中高校财政拨款经费总额2544.7亿元。高校会计如何为社会提供准确、完整、有用的会计信息，会计内部控制的构建与应用就显得非常迫切。
　　到现在为止还没有一套针对性很强、操作性很强的解决高校内部会计控制的制度设计。本文试图通过对高校实际运行的研究、分析归纳高等学校内部控制采购业务、合同管理的流程再造。
　　二、高校采购与付款业务内部控制流程再造
　　高校采购与付款的业务是指高校支付货币资金获得货物或享受劳务的过程，业务发生较为频繁，工作量较大，容易产生漏洞，是高校财务管理的重要一环。设计采购与付款控制程序目的就是要规范采购与付款行为，防范业务过程中的舞弊或疏漏，防止采购环节中违法乱纪行为的发生。
　　第一，采购与付款业务控制的关键环节。根据采购与付款业务的特点，结合高校实际，可以把采购与付款业务概括为以下几个关键环节：一是采购岗位责任制，明确职责、权限、不相容岗位分离；二是确定归口管理部门，明确请购程序；三是明确采购方式，供货商的确定，采购过程透明；四是明确付款方式，按规定流程办理付款手续。
　　第二，采购与付款的职责分工与岗位设置。采购与付款业务的岗位设置，必须保证不相容的职责权限相互分离，确保相互制约和监督。一般包括：物品需要部门，不能同时担任采购职务；付款审批人和付款执行人不能同时办理招标和询价的业务；采购人不能担任验收人；付款审批人与付款人职务分离；不得由同一部门或人员办理采购与付款的全过程。
　　第三，请购审批制度。提出物品采购申请是采购环节的开始步骤，高校可以根据不同的需要制定不同的请购制度，但一般应该包括以下环节，见图1。
　　第四，采购询价、招标采购制度。采购与付款业务的关键环节就是招标、询价环节。供应商的选择、货物价款的确定都是在此环节产生，此环节也是最容易产生腐败和问题的环节。见图2。
　　高校应加大对该环节的内部控制，成立招标委员会、设置招标专家库、制定开标程序，确保招标环节的公开、公正和透明，使招标工作在阳光下运作。
　　第五，合同签署制度。招标办公室根据招标委员会招标、询价的结果确认供货商，签订经济合同，在权限范围内审批，合同中列明所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、售后服务、付款方式、验收方式等。超过权限的有上一级部门或领导审批，重要的经济合同由院长签批。经济合同作为财务部门支付货款的重要依据。
　　第六，采购验收制度。为达到控制的目的，验收人必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来担任。收货部门的控制主要在收货的数量和质量上，根据经济合同的数量和质量要求，独立检验收到的物品，出具验收单或检验报告，作为入库、付款的重要依据。
　　第七，付款审批制度。付款是采购业务的最后环节，其控制的主要过程包括审核经济合同、审核货物发票、审核验收单据、现金的使用控制等。财务部门要审核采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的合法性、合规性、完整性和真实性。严格按照现金管理条例的规定支付货款，认真核对结算单位的账户和经济合同相一致。认真核对经济合同规定条款支付货款，暂扣的质保金、尾款要准确无误。付款审批制度可以概括以下几点，见图3。
　　三、高校合同管理内部控制流程再造
　　高校建立合同内部控制制度是为了避免或减少因合同管理不当给学校带来不必要的经济损失或给学校的社会声誉造成恶劣的影响。高校应该高度关注合同管理制度的制定和落实情况，严格招投标制度，对合同条款的真实性、准确性和可行性的把握，制定合同履行的全面性和责任追究的规定，加强合同管理的日常管理等。
　　第一，合同管理控制的关键环节。高校在实施合同管理内部控制的过程中，应把握的关键环节可以概括以下：合同订立授权分级管理；制定合同管理制度，明确合同订立的程序、形式；合同履行和变更的开展；合同专用章的保管和使用制度。
　　第二，合同管理岗位设置和分工。高校应建立合同管理岗位责任制，明确规定相关部门和个人的职责、权限，保证办理经济合同的不相容岗位相互分离。见图4。
　　第三，合同管理的授权审批制度。为明确合同审批权限，规范合同订立行为，防范和降低因合同的订立给高校带来的风险，高校应该建立合同授权审批制度。区分不同合同，采取不同的审批手续，一般金额较小的合同可授权校级领导副职履行，重大的经济合同必须有法人签批。
　　第四，合同管理的会签制度。为防范和控制合同可能的风险，加强对合同制定的监督，规范合同的制定行为，必须建立合同的会审制度。会审是在合同拟稿后、正式生效前，由合同关键条款涉及的部门会同纪委监察室对合同文本进行最后审核的关键环节，是高校法人签署合同前的最后一道关。合同会签主要是会审合同的合法性、紧急性、可行性、严密性，不能对高校带来不安全的影响。
　　第五，合同专用章使用和合同档案管理制度。合同专用章是合同生效的关键点，必须指定专人保管。对外签署的合同必须由法人代表签署或其授权的人签署后，才能加盖经济合同专用章。经济合同专用章仅限经济合同上使用，不得在其他文件上使用。业务经办人必须持经济合同会审签批的程序单方可用印。专用章保管人员必须对用印情况进行登记，对合同文本必须留存保管。未经审批、未经会签一律不得用印。
　　
　　参考文献：
　　 ［1］尹之海：《高校内部控制问题浅析》，《财会通讯》2011年第32期。（编辑 向玉章）

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