考辅导员学生干部证明 [专职辅导员体制下班级学生干部队伍矩阵模型组织管理初探]

　　摘 要： 根据专职辅导员管理工作特点，运用组织行为学关于组织结构、激励的理论，分析了班级学生干部队伍由金字塔形向矩阵形的组织结构变革，矩阵形组织的实施过程，学生干部的激励等内容。由纵向的班委会与横向的跨班级的职能小组构成的矩阵形班级学生干部队伍，使得不同班级和岗位的学生干部分工、分组与协调合作更明确，组织结构扁平化，协作效率更高，有效解决了专职辅导员管理任务重、管理对象多的难题，提高了班级管理绩效。
　　关键词： 辅导员 学生干部队伍 组织结构 矩阵模型
　　专职辅导员管理工作主管部门多，头绪多，任务繁琐；管理幅度大，一般要带六个班（甚至更多），两百多个性格不同的学生。只有依靠和充分发挥班级学生干部队伍在大学生自我教育、自我管理和自我服务中的作用，辅导员才能把工作做好，因此要充分认识学生干部的角色和作用。他们作为辅导员的助手，帮助辅导员完成各级部门下达的任务；作为学生利益的代表，与代表学校的辅导员沟通信息，起桥梁和纽带的作用；作为学生中的优秀分子，在各方面起模范表率作用；作为学生骨干，组织动员全班同学，调动大家的积极性。如果能够充分发挥学生干部的这些作用，辅导员就一定能把工作做得更好。但是辅导员必须意识到，他是在指挥一支队伍，一个组织，而不是简单的一个个人。因此要把责任班级学生干部队伍进行整合，形成一个整体。相同的学生干部通过不同的组织结构组合，他们所体现出的力量会存在明显的差异。实践证明，没有哪种组织结构是无条件最优的，只有充分发挥组织资源的力量并且有利于实现组织目标的组织结构才是最理想的。[1]
　　本文借鉴组织行为学关于组织结构、激励的成果，探讨如何把几个班级的学生干部队伍有机地组合起来，形成一个整体，充分发挥团队协作的力量，通过组织变革来提高专职辅导员的管理绩效。
　　一、从金字塔形到矩阵形的组织结构变革
　　组织结构是指对工作任务如何分工、分组和协调合作。组织结构直接影响组织的绩效、组织的管理、员工的行为等多个方面。组织结构的类型多种多样，最常见的有金字塔形和矩阵形。金字塔形结构最典型例子是军队。[1]矩阵制组织又称规划-目标结构组织，是在直线职能制垂直形态组织系统的基础上，再加一种横向的领导系统。它把按职能划分的部门和按产品（或工程项目、服务项目）划分的小组结合起来组成一个矩阵，使每一名组织成员，既同原组织保持组织上和业务上的联系，又参加产品或项目小组的工作。[2]组织结构设计的基本影响因素有四个：环境、战略、规模和技术。就技术而言，随着计算机和网络等信息技术的发展，出现了各种新的沟通方式，使管理的跨度不断拓展，时空距离大大缩短，传统的管理层级逐步弱化，组织间的界限更加模糊，组织形式更加扁平化、低结构化。最为典型的就是“虚拟组织的出现”。[2]在辅导员工作中，博客、飞信、QQ群等网络沟通工具已经得到普遍运用，为实现组织结构变革提供了有利条件。
　　班级学生干部队伍金字塔形组织结构如图一（为便于解释，模型作了简化，下同）。其缺点有：
　　（1）协作效率低下。班长承担的任务过重，而其他班干部任务过少，学生干部的工作主动性、积极性、创造性不高，班委会成员联系松散，缺乏团队精神，对一些团队任务无能为力，自我管理水平、管理自动化程度差。
　　（2）不利于学生干部的教育和成长。由于任务过重或锻炼不足，其他班干部与辅导员的接触少，培养不够，学生干部的成长缓慢。同时这种官僚结构更强调服从，而不是发挥个体的创造性，与民主平等的时代思想，与教育者的目的背道而驰。
　　（3）辅导员工作低水平重复。由于以上两个原因，辅导员要花更多的时间和精力来指挥和控制，充当消防员的角色，无暇进行深度思考，工作容易流于简单和粗放。
　　图一：班级学生干部队伍金字塔形组织结构图
　　针对辅导员管理工作的主要特点，把几个班的学生干部队伍进行整合，在班委会的纵向结构上，加上以职能划分的横向结构。如把各班生活委员集中在一起，组织成一个生活管理小组，这个小组的每个成员都负责本班的班费管理和助学工作，在辅导员指导下协助完成学校助学工作部门布置的工作。从中选出一个生活小组负责人作为辅导员的专项工作助理，负责跟踪工作全过程。增加一个职能小组结构，与学校职能部门对应，既完成各个上级部门布置的工作，又在各个班级落到实处，提高了工作效率。
　　在明确规定各个岗位职能的前提下，采用矩阵型组织结构，可以解决传统组织结构的一些弊端。班级学生干部队伍矩阵型组织结构如图二。它的优点是：
　　（1）能提高协作效率。由于合理分工，组织结构扁平化，减少管理层级，调动了更多学生干部的力量。通过职能小组，把同类班干集中在一起，便于相互沟通和学习，能够同时提高个体效率和协作效率。
　　（2）促进学生干部队伍发展成熟。得益于更多的实践和培训机会，以及社会助长作用，学生干部进步更快。再通过选拔、配置、轮换、淘汰等手段，以及团队协作经验的积累，促进组织发展成熟。
　　（3）辅导员工作压力减轻，工作满意度提高。在抓一些具体工作的时候，辅导员的管理幅度并没有扩大。可以设立职能小组负责人作为辅导员的助理，直接接受辅导员的指导，其他干部在他的具体领导下完成专项工作。辅导员只要在一些关键环节上把关，由小组负责人跟踪全过程。工作变得轻松，辅导员变得愉快和自信。
　　（4）有利于辅导员工作向更高水平发展，把更多时间和精力用来解决整体和个体的问题。
　　职能小组的成员来自不同班级，相互之间不太熟悉，可能存在沟通不良的情况。职能小组成员从上级部门或辅导员处接受专项任务后，需要到本班级去落实。除了完成专项任务必备的技能外，还需要结合本班的实际情况，获得其他班委尤其是班长的支持与配合，运用班委会集体的力量一起推动。每个学生干部都处在两个小组中，良好的沟通成为做好工作的基本前提。为此需要提高沟通水平，一方面要创造条件增进了解，一方面要学习沟通技能。由于有可能发生纠纷，矩阵结构需要召开很多费时的协调会议，为此必须使班委会例会制度真正执行起来，并发挥作用。 　　图二：班级学生干部队伍矩阵模型组织结构图
　　二、矩阵模型组织的实施
　　由金字塔形结构到矩阵形结构是一次比较大的组织变革，需要认真计划，稳妥实施。
　　1.工作任务分解与岗位设置。辅导员把上面的千条线梳理一下，对工作进行归类合并形成几大项任务，然后分配到相应的学生干部岗位，做到任务明确、不留空白、无重叠。对一项任务设计工作流程，分清有几个环节组成。明确界定辅导员与学生干部、职能小组组长与组员、班长与班委各自的职责，这些都可以通过辅导员与学生干部的共同讨论来确定。
　　2.学生干部选拔、配置和轮换。对于高年级，通过公开选举的方式按照得票多少决定任用；对于低年级，可以采取辅导员推荐任命主要学生干部加选举的方式选拔。对决定任用的学生，根据性格、性别、经验和能力合理搭配，使之在性格、能力、经验上互补，更好地发挥团队合作的效力。可以根据学生个人的申请和班长的意见，让学生在不同岗位之间轮换，使能力得到更加全面的锻炼，同时也增进相互理解。
　　3.学生干部培训。按培训内容可以分为态度和能力的培训。培训的目的在于使学生干部端正态度，明确责任，激发做好工作和服务同学的热情；同时提高沟通、协调、组织，以及认真细致完成工作的能力。按规模可以分为全体学生干部培训，职能小组和班委会、团支部的培训。前一种培训每个学期举行1-2次，后一种可在辅导员布置相关工作时进行。培训可以采取辅导员讲授、有经验的高年级优秀学生干部传帮带、学生干部之间的经验交流等形式，努力把学生干部队伍建设成学习型组织。辅导员也可以根据经验和观察找学生干部个别谈话，针对具体工作，提出改进方法和提升工作技能的建议。
　　4.总结与考核。各个班干部总结在自己职责范围内班级取得的成绩和存在的不足，总结经验与教训，班长和职能小组组长汇总形成班级和职能小组工作总结报告，向班级同学和辅导员述职汇报。然后根据贡献、能力、班级群众反应给予评分，分ABC三个等级。对考核优秀的学生干部，辅导员给予优先推荐入党、评先进等精神奖励。最后召开全体学生干部大会，进行工作经验交流，表彰先进，使学生干部相互激励，共同进步，而对受到违纪处分的学生干部，马上撤换。
　　三、班级学生干部的激励
　　基于提高管理绩效和实现教育目标的双重考虑，辅导员应该满足学生干部个人发展的需要，而正确的激励是有效的工具。激励理论有很多种，如马斯洛的需求层次理论、奥尔德弗的ERG理论、赫茨伯格的双因素理论、麦克利兰的成就型激励理论、期望理论、公平理论等。公平理论之所以值得重视，是因为如果组织成员感到自己受到不公平待遇时，就会寻找这样那样的方式求得平衡，重新找回公平感。消极怠工、争奖金、要待遇，乃至“跳槽”等，常常是由“不公平”感引起的。[2]麦克利兰认为人的成就感是可以培养的，具体可分为四个步骤：努力获得有关自己工作的反馈，以建立获得成功的信心；选择一种获得成功的模式，如学习模仿杰出人物和成功者；主动寻求改变自己的形象，把自己设想为某个追求成功和寻找刺激性挑战的人；个体要根据现实情况审时度势，提出切实可行的目标，避免产生不切实际的幻想。[2]结合学生干部群体的特点，在激励学生干部时应重点关注公平、尊重和成就感三个方面。
　　首先要注意公平。如组织发展、评奖评优等要严格按照规章制度标准，充分认识和考虑学生干部的现实表现，同等条件下优先考虑能力强贡献大的学生干部。该给予的激励的一定要给，不该给的不能无原则地给。如在评助学金中，主要按照家庭经济困难程度来确定，而不能无故偏向学生干部，防止学生干部相互比较，感觉受到不公平待遇，而产生消极情绪和行为，降低个人积极性和组织凝聚力。为此要完善学生推优、评优机制。其次要给予学生干部充分的尊重，及时给予积极的反馈。在工作上多与他们商量，多听取他们的意见，而不是自己一个人做决定。辅导员要及时肯定学生干部的辛勤工作。要抓住学生干部渴望成功、有所作为的心理，努力培养学生的成就感。辅导员对学生干部的工作及时给予明确的反馈信息，宣传学生中校友中的成功典型，帮助学生干部寻找目标和达到目标的路径；对工作出现失误的学生干部，要在肯定工作热情的同时，及时纠正其错误的行为和思想，既保护他们的工作积极性，又防止工作出现问题，降低学生干部的威信，让他们在实践中提升能力，培养自信。
　　矩阵型组织结构有效解决了辅导员管理任务重、管理对象多的难题，使组织结构扁平化，减少管理层级和自上而下的沟通环节，使更多学生干部得到辅导员的直接指导和帮助。不同班级和职务的学生干部分工、分组与协调合作更明确，组织结构更加健全，形成了一支完整而高效的队伍。辅导员抓住实施的各项环节，强化考核和激励，就能充分调动班级干部队伍的力量。要特别注意增强班委会集体决策的功能，指导班长和班委成员召开班委会例会，通过讨论统一认识和行动，把各项工作在本班落到实处。要协调好班委会和职能小组两个组织的力量，扬长避短，充分发挥各自的优势，实现完全意义上的班级自主化管理，提升班级管理效能。
　　参考文献：
　　[1]胡君辰，杨永康.组织行为学[M].上海：复旦大学出版社，2002.7.
　　[2]徐康宁，李东.经济管理基础[M].南京：东南大学出版社，2001.9.

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