细化会场服务“三部曲” 会议服务

　　办公室人员经常参加各类会议，为会场提供临时服务。会前、会中、会后各应从哪些环节入手，应注意哪些细节，如何提升服务水平？等等，既是困扰会场服务人员的难题，也是规范服务、细化服务的重要切入点。
　　一、会前，严谨细致抓好检查把关
　　1.会场门前有三看。一看前台。确定是否按要求设置签到台，签到表、签到笔、签到负责人是否已到位，签到情况是否需要统计并及时与主持人沟通，是否需要向签到人员发放记录本、会议资料等。二看礼仪。落实楼道口、会场门前等关键部位礼仪小姐是否就位，是否需要准备鲜花、雨伞等迎接物品；重要路口、停车场有无引导人员或指示牌；会场标识是否明显。三看卫生。检查地面是否湿滑，地毯是否松动破损，有无果皮纸屑、树叶花瓣等异物；吸烟区、卫生间、过道是否打扫干净；会场门外是否需要放置垃圾桶、痰盂、灭烟筒等。
　　2.主席台上把三关。一把座席关。检查领导桌签是否与会议方案所列一致，摆放顺序、摆放位置是否规范；检查座椅是否结实，上面有无破损，有无图钉、树枝等异物，有无污渍、灰尘等，座椅间距是否合适，是否方便临时出入。二把材料关。检查会议议程、主持词、讲话稿、合同等资料是否齐备，并特别注意主持词、欢迎词、讲话稿、工作报告之类因人而异的文稿是否与发言人座位对应。三把物品关。检查台上茶杯、矿泉水、香巾、纸巾、水果盘、烟灰缸等物品是否符合要求，茶杯手柄方向、香巾温度、纸巾形状、水果结构是否合理；检查激光笔、签字笔、写字板、文件夹、橡皮等用品是否到位，摆放是否整齐。
　　3.设备设施重三查。一查安全。检查应急出口是否打开，消防通道是否畅通，灭火器、报警器、消防栓、应急光源等是否可用；电器设备活动插头是否牢固，临时连接的电源、信号线路是否容易绊倒行人。二查稳定。检查无线话筒电量是否充足，会议前后需播放的音乐、提示语音是否准备到位，测试音响发声是否正常，有无杂音，会场声音大小、高低是否合适；电脑、网络、投影仪、银幕、电视机、摄像头等仪器运行是否正常，若临时出现故障，是否有备用设备或应急措施，如何进行应急操作等。三查规范。照明设施是否损坏，调光窗帘运行、位置是否正常，整体光线是否适合；空调效果是否可靠，室内温度是否舒适；需要演示的电子文档是否已拷贝到电脑指定位置，演示人员能否准确、迅速查找相应文档；会标是否准确、规范，旗帜、盆景是否整齐、美观。
　　二、会中，全心全意抓好配合协调
　　1.心系领导三留意。一是留意领导讲话。领导讲话本身是发表意见、表达态度的重要方式，也是会议决议的重要表现形式，要留意领导讲话透露的信息及其本意，以便会后传达会议精神或起草会议纪要。二是留意领导动作。要结合领导的平素习惯、爱好、身体状况等实际情况，尽量理解领导台上眼神、手势等具体含义。比如，领导喝茶时，茶杯几乎与地面平行，应及时提醒服务员添加茶水；领导挥手示意，应及时前去聆听领导指示；患有疾病的领导表现不适，可能需要药品等。三是留意领导安排。要大致了解领导档期计划，必要时上前提醒领导，防止会议超时错过重要活动；领导会前安排的紧急工作，如提醒、资料传递等简单工作是否落实到位等。
　　2.内外沟通三及时。一是及时组织。会议期间若需进行签约、合影等活动，应提前拿出详细活动方案，准备好香槟酒、鲜花、签字台灯物品，联系好摄影师，布置好摄影场地和站位顺序，并事先与主持人、参与领导、服务人员沟通，做好临时组织。二是及时沟通。会议内容、时间很可能临时发生变化，会场服务人员要及时与场外人员沟通，以便其及时做好相关准备。比如，有领导临时退场，应通知司机及时接送；会议超时，要及时通知下一环节组织者；会议需要增加与会人员，应及时进行通知等。三是及时对接。会场服务人员在场内要当好“二传手”，与场外人员对接相关情况，并妥善处理相关事务，防止贻误重要事情。比如，有重要文件需要领导阅示，应及时传递；有重要宾客来访，应及时通知领导，并做好初步安排等等。
　　3.忠于会议三不忘。一是不忘保密。不将会议资料对外传播，不向无关人员透露会议内容；会议用到的资料、报表、电函、合同等文件要规范管理，防止遗失。二是不忘记录。按要求记录会议相关要素和要点，便于会后贯彻落实或出具会议纪要，必要时对领导讲话、重要决议等进行录音或录像。三是不忘秩序。会议开始后，应关闭会议室入口，禁止无关人员进入。要主动维持会场秩序，带头关闭手机或将手机提醒设为震动模式，并尽量不随意走动或出入会议室，因特殊原因确确实实需要出入，也尽量不影响他人，避免从投影仪下方经过；会议进行时如发生混乱，会场服务人员要及时调停，特别是重要的级别较高的会议，防止在混乱中发生意外情况。
　　三、会后，周到规范抓好后续服务
　　1.会议结束三落实。一是落实交通。保障会场通向外部的出口和通道畅通；确认领导离开的交通工具已在场外待命；检查交通疏导或引导人员是否就位。二是落实物品。与会人员全部离场后，应检查现场是或否有物品遗落，重要会议资料是否全部收回或带走；要特别关注雷雨、冰雪等恶劣天气情况，及时协调落实雨具、防滑垫等物品；租用会议室的还应特别注意清点租赁方物品损坏或遗失情况。三是落实信息。会议结束，应与后续活动组织人员沟通信息，特别是领导临时决定离开、增加后续活动环节或人员等信息，应及时通知活动组织人员做好准备；后续活动组织者会有一些情况需要临时提供，会场服务人员应注意保持通讯畅通，配合完成相关任务。
　　2.会后服务三注意。一是注意顺序。会议结束后，领导退场、专车排列等都应遵照会议组织顺序，避免造成混乱。二是注意人员。会场服务人员应对后续活动参与人员进行引导、维护和确认，特别是退场和登车环节，应防止相关人员掉队。三是注意特护。要特别关注老同志、病残人士，并努力为他们提供方便。
　　3.会议落实三抓紧。一是抓紧整理。一般的会议，应尽快整理会议精神，形成会议纪要、备忘录等文件，若领导明确了具体要求，应遵照领导指示，或整理领导讲话录音，或将相关资料汇编成册，或尽快撰写宣传稿件、政务信息报送至相关单位。二是抓紧传达。应尽快将会议精神向本单位相关人员简单传达，便于掌握情况，并及时将形成的文件、录音整理稿等下发至相应的直属单位和机关部室，以便遵照执行。三是抓紧贯彻。应及时按照会议要求落实相关事项，必要时可通知调研督查部门对会议精神、重要事项落实情况进行督查。
　　（作者单位：中国石化巴陵石化公司）

推荐访问:细化 会场 服务 三部曲