天津城建大学教务处 [关于城建电子档案馆与虚拟档案馆的思考]

　　摘要：通过探索和研究城建电子档案馆与虚拟档案馆之间的关系，城建电子档案馆又是支撑城市发展和管理模式的内容基础，建立城建电子档案馆与虚拟档案馆也是城建档案工作进入信息时代的发展方向。本文试就电子城建档案馆与虚拟城建档案馆之间的区别及其相互关系等作初步探讨。
　　关键词：电子档案 虚拟档案 城建档案
　　随着社会信息化进程的加速发展，网络信息资料正逐渐成为人们获取信息的主要来源。在网络信息的发展下，城建档案信息管理的手段、管理体制与城建档案管理的环境都在发生深刻变化。在这些变化中，新型城建档案馆类型的出现尤为引人注目。在传统城建档案馆的基础上，必将出现一些保存新载体、开展新服务、利用新技术的一些新型城建档案馆类型。对此，国内有不少学者将其称为电子城建档案馆、数字城建档案馆或虚拟城建档案馆，而且，在使用上述相关概念时，不少学者是交叉混用，更有一些学者明确提出电子城建档案馆、数字城建档案馆与虚拟城建档案馆就是指同一事物。对当前出现的这些关于新型城建档案馆的不同称谓和认识观念上存在的混乱，我们有必要在认真和深入讨论的基础上形成科学认识。这不仅是城建档案学术术语规范化的要求，更是科学界定不同城建档案馆之间相互界限和相互关系的需要，对能否保证网络环境下城建档案管理工作的顺利开展有着重要意义。本文试就电子城建档案馆与虚拟城建档案馆之间的区别及其相互关系等作初步探讨。
　　1、电子城建档案馆与虚拟城建档案馆的区别
　　1.1 存在方式不同
　　国内有学者认为，“电子城建档案馆并非一个典藏城建档案的实体，而是以用户为中心组织城建档案信息的虚拟电子信息系统；是以数字形式存储和处理城建档案信息的城建档案馆。”这一观点可谓是近两年来城建档案界有关电子城建档案馆与虚拟城建档案馆问题认识的代表性看法之一。分析其中的关键性限制，可以发现，该观点是认为，电子城建档案馆不是一个“实体”，而是一个“虚拟”的系统。对此笔者不能苟同。
　　从最通俗的意义上看，电子城建档案馆是管理电子文件与电子城建档案并提供检索利用的城建档案业务机构。在电子城建档案馆中，虽然其保存的城建档案不再是以纸质载体来存贮信息，而是以磁带、磁盘、光盘等作为存贮载体，但这些磁带、磁盘等电子信息的存贮载体仍然是物理意义上的有形载体。而收藏这些有形载体的电子城建档案馆，也必然是物理存在的实体。从我国现有的发展情况来看，由于电子文件与电子城建档案的数量虽在增长但还为数不多，同时加上电子文件与电子城建档案管理中的很多理论问题的最终解决还有待时日，因此，对电子文件与电子城建档案的收藏与管理还基本上是以现有的“传统”城建档案机构作为依托来进行的，随着电子城建档案数量的不断增多，这些过去主要收藏纸质城建档案的传统城建档案馆可能会转变成为以收藏电子城建档案为主的电子城建档案馆。但无论它如何发展变化，它都无法改变其仍然是物理意义上的有形城建档案馆这一存在形式。
　　虚拟城建档案馆是“利用电子网络远程获取城建档案文件信息的一种方式。”该定义重点突出了虚拟城建档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种城建档案信息进行动态搜寻的实质。它强调的是在虚拟城建档案馆环境下用户开发利用城建档案信息资源的便利。因此，可以认为，虚拟城建档案馆是一种假设的、虚构的、无形的城建档案馆，它不是一种物理存在的实体，而只是利用网络技术，将分布于不同电子城建档案馆中的数字化城建档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用，实现城建档案信息资源共享，其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。因此，从这一意义上看，虚拟城建档案馆不是一种具体的城建档案馆形态，而是一种无形的信息组织与利用环境。
　　1.2 基本特征不同
　　电子城建档案馆的基本特征是收藏城建档案信息的数字化。由于收藏的电子城建档案信息越来越多，或是因对纸质城建档案进行数字化处理，电子城建档案馆的城建档案信息主要是以数字化形式存在。在现阶段我国对电子城建档案信息主要是单机或局域网阅读利用。当然，电子城建档案馆也可通过计算机网络将其向其它城建档案馆或用户提供远程利用，同时，该馆也可通过计算机接受另一个电子城建档案馆的服务。只有在这种不受时空限制的情况下实现城建档案信息存取与利用，电子城建档案馆才形成了一种虚拟的城建档案馆环境。由此，我们也不难看出电子城建档案馆与虚拟城建档案馆之间的相互依赖与递进关系。
　　虚拟城建档案馆的基本特征是存取城建档案信息的网络化。虚拟城建档案馆存取的城建档案信息是各类电子城建档案馆提供的数字化城建档案信息，从这一意义上看，电子城建档案馆是虚拟城建档案馆环境得以存在的基础。但与电子城建档案馆明显不同的是，在虚拟城建档案馆环境下对电子城建档案信息利用，侧重追求的不是单机状态下对某一电子城建档案馆收藏城建档案信息的利用。而是对分布在各馆或不同数据服务器上的电子城建档案信息在搜寻组织基础上进行利用。存取城建档案信息的网络化这一基本特征决定了在虚拟城建档案馆这一信息环境组织过程中可能将主要面临下列困难：城建档案信息数字化处理的共同标准；传统城建档案馆网络化基础设施的构建与完善；城建档案信息资源共享中的相关协议等。
　　1.3 功能定位不同
　　电子城建档案馆与虚拟城建档案馆在各自的运行管理中应存在不同的功能定位。电子城建档案馆不仅应成为开发利用城建档案信息资源的中心，而且其首先应该是一个城建档案信息资源的积累与保存中心。随着电子文件与电子城建档案的不断增多，虽然我们还不能肯定其是否会取代纸质城建档案，但随着相关技术问题的解决与管理方法的成熟和稳定，电子城建档案的信息积累与信息凭证功能将会逐步显现。电子城建档案馆对城建档案信息资源的“拥有”将产生如下积极作用：第一、保证电子城建档案信息的真实性与可靠性，并为虚拟城建档案馆环境中的城建档案信息“存取”服务提供数字化城建档案信息资源保证。第二、可以明确城建档案信息资源的公布权、处分权、获益权等基本权利归属，维护我国城建档案信息资源开发利用的良好秩序。 　　虚拟城建档案馆将其功能定位在对城建档案信息资源的“存取”将会产生如下积极影响：第一、将使我们长期以来迫切希望实现的城建档案馆网建设迈出实质性一步。利用网络技术，根据用户动态变化的城建档案信息需要，在虚拟城建档案馆这一信息环境上，用户可以获取已经公布利用的城建档案信息原文和各类城建档案信息线索。第二、将进一步提高城建档案服务水平和城建档案信息资源开发利用的水平。应该看到，从城建档案形成特点、形成状况出发组织城建档案部门的馆藏是城建档案管理区别于其它各类信息管理的基本特色之一，也是维护城建档案信息原生性特征的基本策略。解决馆藏局限与用户需要之间的矛盾不能以牺牲城建档案馆积累文化遗产的功能和城建档案信息的原生性、真实性与可靠性特征作为代价。
　　1.4 中心任务不同
　　现阶段我们国家还没有出现完全意义上的电子城建档案馆，这主要表现为电子城建档案馆的建立基本上都是以传统城建档案馆作为依托，电子城建档案馆所管理的城建档案信息，除一部分是在其形成过程和前期运动阶段中就采用了数字化记录形式以外，相当部分是要依靠于传统城建档案馆对现有纸质城建档案进行数字化处理，而且传统城建档案馆对所保存的纸质城建档案进行数字化处理也是有选择性的。因此电子城建档案馆的中心任务是：第一、对电子城建档案进行有效管理，保证电子城建档案的安全，特别是在管理工作中要突出对电子城建档案进行全方位的鉴定，针对电子城建档案信息易逝性、可变性、流动性以及对读写系统的依赖性等特点，从内容、程序和方法上变革电子城建档案的鉴定工作。第二、对纸质城建档案信息资源进行数字化处理。对电子城建档案馆而言，承担对纸质城建档案进行数字化处理的任务既是进一步改变其馆藏城建档案结构的需要，同时更是利用网络技术和虚拟技术实现城建档案信息资源共享的关键性环节。
　　虚拟城建档案馆与电子城建档案馆在中心任务上有着根本不同。虚拟城建档案馆运行的实质是根据用户城建档案信息需要，构建一个虚拟的城建档案信息环境。这种以用户为中心而构建的虚拟城建档案信息馆藏，可以打破传统城建档案馆、电子城建档案馆及其馆藏的物理界限，使城建档案馆可以成为在网络上能够灵活方便地搜寻、选择和联结城建档案信息资源的动态信息系统。这一运行过程的中心活动是根据用户需要进行网上数字化城建档案信息资源的“动态搜寻与组织”。对数字化城建档案信息的“动态搜寻与组织”是保证虚拟城建档案馆馆藏质量的关键性环节。
　　1.5 城建档案信息的来源范围不同
　　对电子城建档案馆来说，其城建档案信息的来源主要有两个渠道：一是已有纸质城建档案信息的数字化处理；二是接受一定范围内数字化城建档案信息的移交。这里所指的“一定范围内”，是为了突出电子城建档案馆以传统城建档案馆为依托的现状。电子城建档案馆在接受有关数字化城建档案信息的移交时，也应考虑现行城建档案馆工作的基本原则，体现区域、行业或专业城建档案信息移交的范围限制。只有这样，才能维护现行城建档案馆工作规范和发挥已有的城建档案馆业务建设优势，保证电子城建档案馆建设的良性循环。
　　而虚拟城建档案馆根据用户需要对相关城建档案信息资源的“动态搜寻与组织”则可以发挥网络联结的优势，对数字化城建档案信息资源进行大面积的、跨空间的、跨行业的搜寻与组织。这种大面积的城建档案信息资源搜寻与组织与电子城建档案馆馆藏建设的难度相比毫不逊色。具体表现在：网络城建档案信息资源数量会逐步增多，而且其类型多、跨时空、跨行业，因此对其进行选择与组织的复杂性与多样性将会逐步增加；网络城建档案信息资源虽然是由各类传统城建档案馆或电子城建档案馆提供，但因城建档案馆工作水平参差不齐，因此，其提供的数字化城建档案信息质量也可能会存在这样或那样的问题，这给虚拟城建档案馆进行城建档案信息选择也增加了难度。
　　2、电子城建档案馆与虚拟城建档案馆的联系
　　电子城建档案馆与虚拟城建档案馆的关系主要表现在：
　　（1）电子城建档案馆是虚拟城建档案馆环境营造和开展城建档案信息动态搜寻的关键主体，同时它也为虚拟城建档案馆的跨时空服务提供数字化城建档案信息资源保障。由于传统城建档案馆又是现阶段电子城建档案馆的设置基础，因此，我们可以将传统城建档案馆、电子城建档案馆和虚拟城建档案馆看作是城建档案馆体系构成的一种新组织形态，而且这三种城建档案馆形态还将表现出共存和阶梯式发展模式。
　　（2）虚拟城建档案馆可以进一步强化电子城建档案馆城建档案信息服务的能力，并可利用网络信息高速、广泛传输的特点，实现城建档案信息与其它各类信息资源在开发利用上的相互配合，使城建档案信息与其它各类信息的优劣特征能在彼此融合与消长中得到相互弥补。具体说来，城建档案信息的主要特征是其具有原生性、客观性、真实性与历时性，这既是城建档案信息发挥独特作用的优势，同时也是城建档案信息发挥现实作用的劣势。在网络环境中其它各类信息则往往具有新颖性、动态性、可伪性等特点。在虚拟城建档案馆这种信息环境中，用户可以根据现实需要，更易发挥城建档案信息与其它各类信息在特征上的互补功能。
　　（3）对电子城建档案馆与虚拟城建档案馆两种城建档案馆形态可以采用“数字城建档案馆”这一具有中间性、过渡性和模糊性的名称。无论是电子城建档案馆对城建档案信息的“拥有”与“收藏”，还是虚拟城建档案馆对城建档案信息的“存取”、“搜寻”或“组织”，城建档案信息都表现为数字化形式。只不过数字城建档案馆没有突出二者的区别。因此，从这一意义上看，数字城建档案馆的提法也有其一定的可取之处。

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