高校人事档案信息化管理探究

■ 秦 珍

（晋中职业技术学院，山西 晋中 030601）

高校人事档案是重要的信息资源，客观反映了教职工教育经历、工作经历、政治面貌、个人信息、所获荣誉和任职单位等信息，是学校招聘、评选优秀教师的重要依据。随着“双一流”计划的提出，高校加大了教师招聘力度，促进了教师流动，给人事档案管理带来了一些挑战。高校档案管理人员要树立信息化工作思维，实现人事档案信息共享，及时为人事部门、学校领导提供教职工信息，为人事部门招聘和学校决策提供更加准确的依据，发挥人事档案管理工作重要作用。

人事档案是指由人事、组织、劳动等部门在人员考核管理基础上形成的特殊档案，能够记录全体教职工的信息，包括教学经验、社会关系、业务能力等，同时也记录了全体学生的学业成绩、参与各项活动取得的成就等。从以往人事档案管理来看，多采用纸质档案管理，不易保存且更新难度大，给人事档案管理工作带来了很大困难。信息化背景下，高校要进一步改革人事档案管理模式，充分发挥信息技术的优势，建立安全可靠、具有强大的信息共享功能的人事档案，不但能实现信息存取、应用的高效化，而且能加快档案转递速度，做好线上申请、异地通办等基础服务。人事档案信息化管理过程中，借助各项信息技术能节约人力成本，同时有利于调整人事管理结构。

（一）有利于保证人事档案完整性

人事档案记载了教职工个人信息、教学情况和师德师风等数据，是高校选拔优秀教师、干部的重要标准，因此要确保高校人事档案信息的准确性和完整性。纸质人事档案由人工填写档案信息，容易出现手写失误或涂改，很容易破损，影响人事档案信息准确性和完整性。高校档案管理人员可以建立电子人事档案，做好纸质档案数据备份，还可以实时更新人事调动、教师荣誉等信息，方便各个部门线上调阅人事档案，避免对纸质档案造成损坏，从而确保高校人事档案信息的完整性和准确性。

（二）有利于提升人事档案管理和利用效率

高校要把“互联网+”思维融入人事档案管理工作中，构建数字化人事档案库，构建人事档案智能化管理模式。档案管理人员可以把全校教职工人事档案信息录入系统，把电子档案上传到数据库中，方便各个部门调阅人事档案；
也可以在管理平台上自动检索人事档案，快速搜索需要查阅的人事档案，帮助管理人员快速查找目标档案，并及时更新人事档案相关信息，提升高校人事档案管理和利用率。

（三）有利于推动高校人力资源管理改革

人事档案是高校人力资源管理工作的重要组成部分，是高校招聘、职称评审和晋升考核的重要参考依据，是一项基础性、服务性工作。高校档案管理部门要与行政部门积极合作，及时录入新入职教职工人事档案信息，与行政部门联合管理数字化人事档案平台，划分人事档案管理权限，保证人事档案信息准确性、完整性和实时性，为人力资源管理提供科学依据。

（一）资金投入少，未能支持信息化管理平台的建设

现阶段，一部分高校在人事档案信息化管理过程中投入的资金比较少，不利于为信息化管理平台提供必要的资金支持，同时也影响了人事档案信息化管理工作实效。还有一部分高校虽然重视信息化管理平台的建设，但不注重资金的分配，未引入高质量的管理设备，一定程度上影响了整个信息化管理的进程。

（二）信息化建设不到位，无法实现资源共享

目前部分高校在档案信息化管理过程中仍采用传统的手工整理方式，不仅不利于更新档案信息，也不利于实现资源共享，如保存不利也容易造成信息丢失。虽然有部分高校建立了信息化管理系统，但为强化安全保护工作，导致大量信息流出，不利于保护信息安全。

信息化建设任务繁重，工作实效难以保证，人事档案信息化管理过程中部分人员面临繁重的工作任务，不仅需要利用文档处理各种数据，还要做好数据的安全防护工作，对电子文件进行转换升级等，面临很大的工作负担，且部分人员按照传统方法进行档案管理，无形之中增加了工作量，且工作实效也难以保证。

（三）信息化管理要求比较高，管理人员素质参差不齐

档案信息化管理对于管理人员的管理能力有很高要求，不仅要有很强的信息处理功能，而且要利用信息技术做好用户信息的关联工作，充分发挥数字化技术，网络技术、现代管理技术的作用，结合人事档案管理工作现状优化管理模式，提升管理效果。但从实际情况来看，部分管理人员信息化素养低，不熟悉信息管理方法，对数据库生产与服务技术也不了解，不仅不利于调动自身的工作积极性，对于整个人事档案信息管理工作也产生了很大影响。

（一）增加资金投入，构建信息化管理平台

高校要积极构建智能化、多层次电子档案管理平台，立足学校需求研发档案管理信息化平台，建立智能化线上管理平台，把现代设备和人事档案管理系统衔接起来。首先，高校要设立专门的人事档案室，配置扫描仪、计算机和打印机等设备，为智能化人事档案管理奠定良好软硬件基础，减轻档案管理人员工作负担。例如，管理人员可以运用扫描仪扫描纸质档案，仔细审核档案相关信息，确认无误后可以把信息录入电子档案系统中，方便人力资源部门、学校领导查阅教职工档案。其次，高校要积极建立数字化人事档案库，运用图片、文字、视频等方式展示教职工履历、个人情况等，并及时更新相关信息。例如，档案管理人员可以定期了解校内职称评审名单、教学技能大赛获奖名单等，或者和人力资源部门、各个专业教研室进行沟通，及时掌握教职工相关信息，以便及时更新教职工人事档案信息，真实记录教职工所获荣誉、处分以及师德师风等数据，进一步提升人事档案管理水平。

（二）构建人事档案信息网站，助力资源共享

人事档案信息网站的构建能够融合多种资源，同时也方便相关部门及时调用这些信息。在此过程中，高校可进一步优化局域网设置，借助局域网构建档案信息网络化管理系统，借助网络实现信息共享，在此基础上为领导提供一手资料，使人事档案信息更具时效性。为进一步优化人事档案信息网站，高校还要与其他学校建立合作关系，聘请专家指导，完善基础设施建设，优化信息网站功能。与此同时，高校还要与各个科研单位取得联系，获取高新技术的支持，实现海量信息的高效提取，提升人事档案管理的信息化水平，相关人员只要输入关键词就能获取多元化的信息，在此基础上实现资源共享。高校也要着力于解决管理权和使用权的问题，做好使用者身份认证，不向未进行身份认证的用户提供所需信息，避免信息泄露。另外，高校要进一步优化档案的安全保护体系，可采取内外网物理隔离、数据备份、数据加密和设置防火墙等多重防护措施进行防护，避免黑客攻击产生的信息丢失，全面保障档案信息安全。

（三）强化专业性人才培养，提升档案管理实效

客观来讲，要想实现高校人事档案信息化管理，首先要从人才入手，培养高素质的人事档案信息化管理队伍。在此过程中，高校要组织相关人员定期学习档案信息化管理的相关知识，改革管理理念与知识结构，不断为自身充电，构建更为完善的管理系统。人才培养过程中，还要注重跨学科教育，鼓励多个学科的教师共同交流档案管理工作，如计算机领域的专业教师、物联网领域的专业教师、人事管理领域的专业教师等，构建高质量的教师队伍，切实提升人事档案信息化管理实效。其次，要进一步优化人才队伍，选择中青年、有潜力的人员进行培训，促进新老教师交流，积累更多的人事档案管理经验，加快信息化管理的进程。

此外，高校也要定期组织档案管理培训，系统性讲解人事档案信息化管理平台操作技巧、档案管理基本职业素养等知识，打造一支专业性强、责任心强的档案管理团队。首先，高校要定期举办档案信息化管理培训，邀请企业档案信息化管理平台研发人员、计算机专家担任讲师，组织人事档案信息化管理考核，并把考核结果纳入年终绩效考核体系中，从而提升档案管理人员信息化素养。例如，学校可以邀请企业技术人员开展培训，让他们讲解人事档案信息化管理平台技能，并为教师们进行现场操作演示，讲解大数据、云计算等在信息化管理平台中的运用，进一步提升档案管理人员信息化管理平台操作能力。其次，学校要组织档案部门内部选拔活动，选出专业素养高、信息化素养突出、职业道德素养出众的档案管理人员外出培训，让他们与其他高校档案管理人员一同学习，让他们参与人力资源管理培训，督促他们学习信息化人事档案管理技术，从而提升高校档案管理部门专业素养。

（四）构建数字化数据库，完善人事档案数据

高校要积极构建人事档案数据库，把纸质档案转化为电子档案，保证人事档案数据准确性和实时性，方便其他部门查阅档案，打造智能化、便捷化人事档案管理模式。首先，高校要构建电子档案库，规定电子档案标准，如录入教职工教育经历、家庭情况、职称评审、带班成绩和课程开发等领域的信息，对纸质档案进行完善，保证数字人事档案数据完整性。其次，学校要设立电子数据库审核、查阅权限，明确各个部门职责，把人事档案管理职责落实到个人，规范人事档案数据库管理流程。例如，学校档案管理部门要设立专业化人事档案信息录入员、审批员和数据库维护人员，明确各个岗位工作职责，保证数字化人事档案库顺利运行。信息录入员要及时录入教职工纸质档案信息，与各个专业教研室、党组织积极沟通，及时更新教职工获奖数据，实时更新电子档案数据；
审批员要对录入信息进行核对，及时更正电子档案中错误信息，一旦发现信息不太全面，还要及时补充和完善人事档案相关信息；
维护人员要及时更新数据库防火墙，做好数据库安全防火工作，避免数据库遭受网络黑客攻击，做好人事档案保密工作，保证人事档案数据库顺利运行。

（五）健全管理制度，保障人事档案信息安全

高校档案管理部门要抓好内部建设，完善人事档案管理和工作制度，明确档案保密制度，进一步提升高校人力资源管理工作质量。第一，档案管理人员要增强自身保密意识，一方面要保护教职工个人隐私，杜绝随意泄露教职工婚姻、疾病等隐私信息，可以公开教职工教育经历、工作经验和所获荣誉等信息，与学校其他部门共享人事档案信息；
另一方面，档案管理人员要提升自身数据安全防护意识，定期更新数据库防火墙、杀毒软件，防止人事档案信息被篡改。第二，高校要制定人事档案保密制度，做好教职工档案信息保密工作，明确各个部门档案管理权限，避免教职工个人信息泄露。例如，学校可以成立档案管理督察部门，组织专业人员不定期抽调教职工档案信息，一旦发现人事档案信息有误，要积极进行修正，并对相关人员进行追责，强化档案管理人员责任意识。此外，高校档案管理部门要对老教职工人事档案进行整理，及时建立电子档案，避免由于纸质档案破损造成信息丢失，进一步提升人事档案管理水平。

（六）确定管理重点，有步骤、分重点推进档案管理信息化进程

从一定程度上来看，高校人事档案信息化建设是一项繁重的工作，需要长期准备，在此过程中，高校还要依托国家和学校信息化战略方案制定人事档案信息管理计划，为强化方案的实施效果，还可制定阶段性方案，依次拟定出具体的工作计划、项目组织和控制措施。在此基础上，相关部门还可搭建信息运行平台，做好人事档案信息安全性考核工作，并设计安全隔离方案。此外，高校还要积累档案数据资源，不断更新档案信息，同时还要在一定范围内公开档案信息，便于相关工作人员获取相关信息。

（七）做好流动人才档案管理，提高流动人才档案管理效率

近年来，随着教育改革的不断深化，高校招生规模也越来越大，这也对人事管理部门提出了更高的要求，加之每年有大量学生毕业，学生的流动也带来了大量人事档案的转移、接收工作。实际工作过程中，人事档案管理工作也面临诸多难题，研究发现，人事档案管理容易出现材料缺失、真实度不高、数据信息不全等问题，加大了相关工作人员的工作负担。

基于此，高校要改革以往的人事档案管理模式，为流动人才建立档案信息库，实时更新流动人才的信息，实现信息接收、处理、传递一体化。同时，流动人才档案信息化建设也能帮助相关部门快速检索信息，通过这种方式也能实现信息资源共享，对于提升人事档案工作效率有重要作用，同时也能降低信息管理的出错率。

“互联网+”时代推动了高校人事档案信息化管理发展，高校要树立“互联网+”人事档案管理理念，立足本校人事档案管理工作需求，打造信息化人事档案管理平台，为人事档案管理注入活力。高校档案管理部门要组织内部培训，让管理人员熟练操作信息化平台，提升档案管理人员综合能力，及时建立人事档案数据库，实时更新相关数据，进一步促进人事档案管理信息化、智能化发展，为高校跨越式发展贡献一份力量。此外，高校相关部门还要强化专业性人才培养，提升档案管理实效；
构建人事档案信息网站，助力资源共享；
确定管理重点，有步骤、分重点推进档案管理信息化进程；
做好流动人才档案管理，提高流动人才档案管理效率等，促进高校人力资源结构的优化，加快信息化管理进程。

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