人事档案转移 [人事档案转移的有效期限]

摘 要：现有规范性文件对人事档案的转移期限规定不一致。根据《劳动合同法》，以及最高人民法院关于审理人事争议案件的司法解释，有效的人事档案转移期限应当根据《劳动合同法》第五十条确定，即工作关系解除或终止之日起15日内。关键词：人事档案；转移；期限1 问题的提出作为记录一个人身份、经历、资历等情况的材料，人事档案与个人的工资待遇、社会保险关系与组织关系等紧密相联。在个人申报职称、办理养老保险手续，以及转正定级时，都需要使用人事档案。与其他类别的档案相比，“档随人走”是人事档案最主要的特点之一。换言之，职工与原工作单位解除或终止工作关系后，其档案必须在一定期限内被转移到新的工作单位或者人才交流服务机构。然而，在现实工作中常出现人走了，人事档案却未被即时转移，从而妨碍保险办理的情况。甚至还出现过，职工要求转走人事档案，原单位却长期扣押而延误档案转移，并因此赔偿职工损失的案件。[1]是故，个人因辞职（或因辞退、自动离职、解聘、辞聘等）与原单位解除或终止工作关系后，其人事档案应当在多长期限内被转移，已成《档案法》实施过程中的一个突出问题。这个看似简单的问题，因现行规定的不一致，并不容易回答。为了依法保护职工的合法权益、保障用人单位依法办理档案转移工作，有必要根据我国现行法的规定，明确人事档案转移的法定期限。2 现有规范性文件关于人事档案转移的不同规定到目前为止，对人事档案转移作出规定的规范性文件有以下几部：《干部档案工作条例》（1991年4月2日起施行）、《企业职工档案管理工作规定》（1992年6月9日起施行）、《流动人员人事档案管理暂行规定》（1996年12月2日起施行）、《事业单位试行人员聘用制度有关问题的解释》（2003年12月10日起施行），以及《劳动合同法》（2008年1月1日起施行）。这些文件出台的背景体制不同，出台的时间也相距甚远，从其名称还可知其适用的对象也不相同。根据《干部档案工作条例》第十五条至第十七条的规定，国家机关、公立事业单位、人民团体中的公职人员（即所谓干部）等，与原单位终止工作关系另就业的，其档案转移至有关的组织、人事部门或者人事部门所属的人才流动服务中心保管。但该《条例》并未明确规定档案转移期限。结合《流动人员人事档案管理暂行规定》第八条规定来看，对于人事部门主管的流动人员，人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函15天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。从中可以明确一个期限，即15天。其计算起点是人才流动服务机构向流动人员原单位开具调档函之日。对于原劳动部门主管的、不具有干部身份的企业职工（即所谓工人）而言，《企业职工档案管理工作规定》第十八条规定，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。该规定确定的企业职工人事档案转移期限为一个月，计算起点是职工与企业解除劳动关系之日。以上规定是在干部与工人二分的旧体制下，分别就干部与工人人事档案的转移期限作出的规定。但在实行公务员制度、公立事业单位聘任制、劳动合同制这些新的人力资源管理体制之后，[2]“干部”、“工人”作为身份在法律上已没有什么意义。为了规范事业单位用人制度从干部任职终身制向聘任制的发展变化，《事业单位试行人员聘用制度有关问题的解释》，专门就事业单位聘任制作出了解释规定。该《解释》第十九条规定，对于适用聘用制的职工，聘用合同解除后，单位和个人应当在3个月内办理人事档案转移手续。单位不得以任何理由扣留无聘用关系职工的人事档案；个人不得无故不办理档案转移手续。另根据该《解释》第十八条的规定，对于未适用聘任制的事业单位职工及公务员，其人事档案转移期限仍适用《干部档案工作条例》及《流动人员人事档案管理暂行规定》的规定。3 人事档案转移的有效法定期限为了规范劳动合同制实施以来的情况，《劳动合同法》详细规定了用人单位与劳动者订立、履行、变更、解除和终止的劳动合同的情形。其中，该法第五十条第一款规定：“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。”该款明确规定，用人单位转移劳动者人事档案的期限是15日，计算起点是劳动合同解除或终止（即劳动关系终止）之日。该法出台之后，企业、公司等用工的，一般都要与劳动者签订劳动合同、确立劳动关系。换言之，一般都要适用《劳动合同法》，包括关于档案转移期限的规定。根据《立法法》第七十九条的规定，法律的效力高于法规、规章和其他规范性文件。这意味着在竞相适用于同一情况但结果不一致的情况下，《企业职工档案管理工作规定》第十八条关于人事档案转移期限（一个月）规定，已经被效力更高的法律——《劳动合同法》第五十条——规定废止。换言之，关于劳动者人事档案转移期限的现行有效规定应当是15日，而不能再是一个月。需要特别注意的是，根据《劳动合同法》及相关司法解释等规范性文件的规定，在无人事法律规定、无国务院规定的情况下，事业单位聘用的职工与单位解除工作关系后，其人事档案转移的期限应当适用《劳动合同法》第五十条的规定，而不应当再是《事业单位试行人员聘用制度有关问题的解释》第十九条的规定，即应当是15日，而不应当是3个月。因为，根据《劳动合同法》第九十六条的规定，“事业单位与实行聘用制的工作人员订立、履行、变更、解除或者终止劳动合同，法律、行政法规或者国务院另有规定的，依照其规定；未作规定的，依照本法有关规定执行”。截至目前，既无法律、行政法规，也无国务院出台的关于事业单位聘用职工人事档案转移期限的规定，此类人员的人事档案转移期限应当适用《劳动合同法》的相关规定，即在劳动关系终止之日起15日内为被聘用人员办理人事档案转移手续。 此外，根据《最高人民法院关于人民法院审理事业单位人事争议案件若干问题的规定》（法释[2003]13号），“事业单位与其工作人员之间因辞职、辞退及履行聘用合同所发生的争议，适用《中华人民共和国劳动法》的规定处理”。此处的劳动法应做扩大解释，除劳动法典化，还包括作为劳动法体系组成部分的《劳动合同法》。所以，《劳动合同法》第五十条也在法院的适用范围之内。《最高人民法院关于事业单位人事争议案件适用法律等问题的答复》（法函[2004]30号）进一步明确规定，“适用《中华人民共和国劳动法》的规定处理”，是指人民法院审理事业单位人事争议案件的程序，适用《中华人民共和国劳动法》的相关规定。理论上，法律程序是指人们实施法律行为所必须遵循的、法定的时间与空间上的方式、顺序、期限和步骤。[3]《劳动合同法》第五十条规定的正是人事档案转移程序中的期限，是程序性规定，当然属于法院审理人事争议案件的适用范围。综合以上规定，可以确定：事业单位与其工作人员解除或终止工作关系后，单位应当在15日内，而不是在三个月或者别的期限内为职工转移人事档案。4 《档案法》修改应注意的一个问题——代结语职工与用人单位解除或终止工作关系后，通常都会要求单位尽快为其办理人事档案转移手续。我国有关机关在不同时期、不同劳动人事制度框架下制定的、关于人事档案转移期限的不同规定，实际上有碍人事档案的及时转移。在《劳动合同法》实施以后，该法和最高人民法院审理人事争议案件的司法解释已经将人事档案转移的期限明确下来，即15天内办理。为了消除前述人事档案转移规定的不一致，建议在修改我国《档案法》时，改变重行政管理轻保障权利的基调，[4]集中而明确地规定：“用人单位应当在解除或者终止工作关系之日起十五日内，为职工办理人事档案转移手续。”参考文献：[1]余国英，俞朝凤.讼争延误档案转移用人单位是否担责[J].中国劳动，2008（12）.[2]施懿超.档案法理论与实务[M].重庆出版社，2002.[3]谢晖，陈金钊.法理学[M].高等教育出版社，2005.[4]蒋卫荣.《档案法》第二轮修改的重点问题[J].档案学研究，2010（2）.（作者单位：河南师范大学法学院 来稿日期：2012-10-18）

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